Télétravail : les bonnes pratiques pour gérer son temps efficacement

À ces questions, voici en résumé ce qui ressort généralement :

• Interruptions plus nombreuses (télécommunications);
• Les gens sont moins disponibles, difficiles à joindre;
• L’informel n’est plus là;
• Environnement de travail pas nécessairement adéquat;
• L’obligation d’apprendre à travailler sans papiers;
• Horaires flexibles;
• La dispersion au travail est encore plus grande, c’est difficile de garder le focus;
• Le travail en équipe devient plus difficile et moins fluide;
• Horaire moins cadré et extensible;
• Les objectifs sont moins précis et la priorisation est plus difficile;
• La multitude de nouveaux outils;
• Moins de déplacements;
• Plus de courriels et de communications écrites;
• Manque de motivation que procure le groupe;
  • Demande plus d’autodiscipline;
• Équilibre vie travail est plus fragile;
• Le coaching et l’entraînement des employés sont plus difficiles.

Remarquons que certains des points peuvent être positifs ou négatifs, selon l’angle sous lequel on les analyse (par exemple, les horaires flexibles).

Quels seraient les vôtres si vous aviez à les cocher et y en aurait-il d’autres?

Les principes ou les méthodes qui soutiennent une bonne gestion du temps sont -ils différents en télétravail qu’en présentiel au bureau? En réalité, pas du tout. Les meilleures pratiques sont les mêmes. Cependant, en situation de télétravail, il est encore plus important de les appliquer.

Nous allons examiner ces quelques règles d’or afin de les mettre en lumière en lien avec le télétravail.

La planification de la journée de travail

Se jeter dans la mêlée le matin, sans avoir planifié sa journée, est fortement déconseillé. Ceci est encore plus vrai en télétravail. Ne pas respecter cette règle équivaut à laisser les imprévus envahir votre journée. Une bonne méthode de gestion du temps doit permettre une planification agile, donc rigoureuse et adaptable. On ne doit pas non plus y passer trop de temps. Dix minutes par jour suffisent. Cette agilité est d’ailleurs l’une des forces de la méthode Qualitemps.

1. Centraliser l’information liée à nos tâches et activités

Afin d’atteindre cette agilité au niveau de la planification, il est impératif de centraliser, autant que possible, l’information liée à nos tâches. Ainsi, la planification du court, moyen et long terme sera des plus efficaces. La clé, ici, réside dans la maîtrise de la fonction tâche de votre logiciel Microsoft Outlook ou Gmail qui, par exemple, possèdent une fonction tâche. En regardant la démo ci-dessous, demandez-vous si vous l’utilisez de manière optimale. Notez que cette démo est basée sur la méthode que nous enseignons.

De plus, nous adaptons nos formations aux outils en place dans l’organisation.

2. La priorisation des tâches

La priorisation est depuis toujours, la réflexion la plus importante. C’est l’âme de la gestion du temps. La signification du mot prioriser est fort simple. C’est mettre en premier, choisir. Une bonne priorisation nécessite un certain recul que l’urgence constante nous empêche de prendre. Surtout dans le nouveau contexte du télétravail, dans lequel nous sommes constamment bombardés par une quantité innombrable de communications instantanées.

Dans ce contexte, prenez le temps le matin, en visualisant votre plan de travail, de dégager un ou quelques objectifs précis qui feront de votre journée un succès. Utilisez le concept d’un objectif SMART Il vous aidera aussi à garder le cap et à résister aux multiples petites urgences qui ne devraient pas être réglées sur le champ.

Des objectifs SMART peuvent aussi avoir un effet des plus bénéfiques sur l’accroissement de la motivation au travail et améliorer l’autodiscipline.

3. La maîtrise des outils numériques

L’avènement du télétravail fait en sorte que les organisations doivent déployer ou renforcer de nouveaux outils. Pour les individus, ceci implique beaucoup d’apprentissage et, dans les deux cas, une gestion du changement. Or, pourquoi ne pas y voir une opportunité d’amélioration?

Certaines plateformes, comme Microsoft 365, peuvent constituer, ensemble, une forme d’écosystème regroupant des outils collaboratifs et de gestion des documents très performants.

Cependant, l’utilisation de ces outils doit être associée à de bonnes pratiques, et celles-ci n’ont pas réellement changé. Le danger réside plutôt dans une forme d’auto-apprentissage ou chacun est laissé à lui-même avec tous les écueils que cela implique.

Il est à notre avis essentiel que les entreprises prennent le temps de bâtir une forme de cadre de référence qui servira de repère pour l’utilisation des différents outils. L’arrimage des outils à de bonnes pratiques de travail est au centre de l’engagement de Formations Qualitemps.

5. Gestion et accessibilité documentaire

En s’imposant, le télétravail a peut-être donné son coup fatal au papier. Ceci fait en sorte qu’une saine gestion documentaire est plus que jamais un enjeu de premier ordre lorsqu’il est question d’efficacité au travail. C’est ce qui explique notamment l’utilisation grandissante d’Adobe.

Selon une étude menée par le Wall Street Journal il y de cela quelques années, les employés et les cadres perdraient jusqu’à 6 semaines de travail par année, simplement à chercher des fichiers, des courriels, des documents de référence, etc. Les outils que nous avons désormais à notre portée peuvent nous aider, à condition de bien s’en servir.

Un exemple : nous rencontrons parfois des gens qui se servent de leurs conversations Teams comme outils de gestion des documents. Ils les utilisent pour retrouver des documents de référence qu’ils ont reçus dans le passé. Ce n’est simplement pas l’outil adéquat. On peut imaginer la confusion au bout d’un certain temps, surtout si cette pratique est répandue au sein de l’entreprise.

Prenez le temps de bien prendre en main la gestion de vos documents électroniques, qu’il s’agisse de vos courriels ou de vos fichiers à l’aide de One Drive et de Teams, ou de Google Drive.

L’information est sans doute devenue l’une des matières premières pour beaucoup d’organisations. À ce titre, investir un peu de temps à mieux s’organiser peut en rapporter beaucoup.

6. Minimiser les interruptions

Les interruptions internes sont, depuis longtemps, identifiées par les employés comme incroyablement chronophages. Est-ce que tous les outils qui nous servent à communiquer, comme les courriels, le clavardage, les messages texte, etc. ont pour effet de diminuer le phénomène des interruptions? On pourrait penser que oui, cependant, c’est l’inverse.

D’après vous, une communication verbale est-elle plus ou moins efficace qu’une communication écrite? Bien sur les écrits restent. Mais à part ça? La communication verbale offre bien des avantages. Elle est plus rapide, on peut reformuler, être certain de se comprendre, etc. Elle est plus efficace et le sera plus encore si on regroupe nos communications.

Voici une astuce très simple pour le faire à l’aide d’un système dans les tâches de votre système.

Travailler en continu

Connaissez-vous la loi de Carlson? « Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ».

Cette loi est encore une référence en gestion du temps. Sune Carlson était un économiste Suédois spécialisé en productivité, décédé en 1999. Pour lui, les interruptions au travail étaient l’ennemi numéro 1 de la productivité.

Ici, deux conseils à appliquer :

1. Désactivez vos alertes et gérez vos notifications. Il ne faut surtout pas en sous-estimer les effets positifs;
2. Planifiez-vous des temps de travail en continu à certains moments de la journée. Notre agenda ne devrait pas servir seulement à planifier des rencontres avec d’autres. Il devrait aussi servir à budgétiser notre temps.

Choisir les bons canaux de communication

Bien gérer son temps c’est aussi bien gérer ses communications. Nous sommes de plus en plus interreliés avec d’autres individus, à l’interne et à l’externe. Pour faire notre travail, nous dépendons du travail des autres. Dans ce contexte, tous les outils que nous avons aujourd’hui à notre portée peuvent être formidables. Cependant, encore une fois, à condition de bien s’en servir et de choisir celui qui est approprié en fonction de l’objectif de la communication.

Voici une question fort simple à se poser avant de communiquer :

Quelle approche utiliser?

• Communication interactive
• Communication transmise ou publiée
• Une combinaison des deux

Pensez aussi au canal de communication. Par exemple, pour une demande d’action, il est déconseillé d’utiliser le clavardage dans Teams. Pourquoi? Parce que si l’employé ne fait pas l’action dès la réception, les chances d’oubli sont très grandes. Un fois lu, le message se perd dans tous les autres, comme un texto. Un courriel, qui lui, peut être transféré en tâche, est beaucoup plus approprié.

Nous avons présenté quelques règles d’or à l’impact direct et positif sur l’efficacité et surtout le bien-être au travail, en termes de satisfaction du travail accompli et du sentiment de contrôle qui en découle.

Ces bonnes pratiques sont toutes fondées sur des principes de gestion du temps et d’organisation du travail qui existaient bien avant l’avènement du télétravail, mais qu’il a rendues plus importantes qu’autrefois.

Données sur le Télétravail

Le télétravail présente de nombreux avantages, tant pour les individus que pour les organisations.

Pour vous en convaincre, voici quelques données inspirantes :

Conclusion

Les méthodes que nous présentons ont comme objectif de permettre de profiter pleinement de ces avantages.

Vous remarquerez que nous avons fait le choix, dans cet article, de ne pas détailler certains points reliés à l’équilibre entre la vie personnelle et travail, la diminution des activités physiques, les journées qui se prolongent, etc.

En fait, ces points font tout simplement partie de la priorisation. Autrefois, vous n’aviez sans doute pas à planifier vos pauses. Peut-être aviez-vous l’habitude de les prendre avec certains collègues, d’aller, par exemple, prendre une courte marche avec eux. Les pauses sont importantes, elles nous rendent plus productifs.

Le mieux c’est de planifier ses pauses et de bloquer son calendrier car il est beaucoup plus difficile de prioriser une activité ou une tâche non planifiée.

Vous souhaitez implémenter des techniques d’efficacité en mode télétravail au sein de votre organisation?