Cette formation pratique vous permet de passer d'un usage de base à une utilisation experte de Microsoft Outlook, pour gagner en efficacité et en sérénité au quotidien.
Vous verrez comment structurer votre boîte de réception, classer vos courriels avec méthode, exploiter la fonction Tâches comme un outil de pilotage concret et optimiser votre calendrier pour mieux planifier vos priorités. Vous aborderez aussi l’intégration de Copilot à votre environnement Outlook pour travailler plus intelligemment.
Que vous soyez professionnel autonome, employé de bureau ou gestionnaire, cette formation vous fournit des stratégies immédiatement applicables pour réduire le volume informationnel, mieux gérer vos livrables et reprendre le contrôle de votre temps.
Compatible avec Microsoft 365 (anciennement Office 365), cette formation est destinée aux utilisateurs Windows souhaitant transformer Outlook en un véritable outil de productivité professionnelle.
Objectif
À la fin de cette formation, les participants seront en mesure d’optimiser Outlook et d’en faire un réel outil de pilotage.
Est-ce pour vous ?
Cette formation s'adresse à toute personne utilisant Microsoft Outlook dans un contexte professionnel et souhaitant aller au-delà des fonctions de base.
Elle convient particulièrement aux profils suivants :
• Employés de bureau dont la boîte de réception est un outil central au quotidien
• Gestionnaires et coordonnateurs qui jonglent avec de multiples projets, tâches et interlocuteurs
• Professionnels autonomes souhaitant mieux structurer leur temps et leurs communications
• Toute personne qui se sent dépassée par le volume de courriels ou qui peine à retrouver de l'information dans sa messagerie.
Préalables
Connaissance de base d’Outlook. Cette formation n’est pas adaptée aux utilisateurs d’ordinateurs Mac.
Vos gains
Contenu
Outlook est bien plus qu'une boîte de réception. Cette formation vous guide pas à pas pour exploiter l'ensemble des fonctionnalités de l'application et en faire un véritable outil de pilotage de votre temps et de vos priorités. Structurée en quatre grandes parties progressives, chaque section génère des résultats concrets et immédiatement applicables dans votre environnement professionnel.
Faire des gains rapides : transformer votre utilisation d'Outlook dès le premier jour
Des stratégies immédiatement applicables pour adapter l’environnement Outlook à vos habitudes de travail.
- Personnaliser la barre d’accès rapide (Quick Access Toolbar)
- Créer rapidement différents formulaires à partir de la boite de réception
- Utiliser les blocs de construction (QuickParts) pour accélérer la rédaction
- Intégrer Copilot à l’environnement Outlook et l’exploiter stratégiquement
- Configurer et personnaliser les actions rapides selon vos besoins
Maitriser la fonction « Tâches » pour piloter ses courriels et ses livrables
Optimiser la productivité et l'organisation à court et long terme.
- Configurer Outlook pour optimiser la gestion des tâches
- Créer différents affichages de tâches selon les besoins
- Créer des tâches selon les principes d’une bonne gestion du temps
- Créer des modèles de tâches réutilisables
- Appliquer des catégories pour regrouper et prioriser des tâches
- Découper un projet complexe ou de longue durée en étapes distinctes pour en faciliter le suivi
- Convertir des courriels en tâches pour ne rien laisser en suspens
- Créer des tâches récurrentes pour des actions répétitives
- Assigner des tâches aux membres de votre équipe
Voir plus +/-
Classer efficacement ses courriels pour garder le cap sur l’essentiel
Construire votre messagerie, réduire le bruit informationnel et retrouver rapidement ce qui compte vraiment.
- Adopter les bonnes pratiques en gestion et classement des courriels
- Créer des dossiers de classement performants
- Utiliser le bouton Archiver, à bon escient
- Effecteur des recherches avancées dans sa boîte de réception
- Catégoriser des courriels pour un repérage rapide
- Créer des règles de messageries automatisées
Optimiser son calendrier pour planifier ses priorités et mieux collaborer
Les meilleures pratiques et les options avancées pour mieux organiser son temps et faciliter la coordination avec ses collègues et collaborateurs.
- Appliquer les règles d’une bonne gestion du calendrier
- Créer des réunions et vérifier les disponibilités des participants
- Planifier des rendez-vous avec soi-même pour protéger des plages de concentration
- Utiliser des catégories pour organiser visuellement son agenda
- Partager son calendrier et gérer les droits d'accès.
Notes
Les cours, se donnant avec Outlook 2024, présentent les fonctionnalités également disponibles dans Outlook 2016, 2019 et 2021.
💡 Informations utiles
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