Le multitâche et comment les organisations peuvent le limiter

Les défis du multitâche dans la gestion des organisations

Sanjeev Gupta, PDG de Realization, estime que les organisations elles-mêmes sont responsables de s’assurer que les employés sont concentrés puisque la perte de productivité pour les organisations atteindrait de 50 à 75 % ! Comment en sommes-nous arriver là ? Et comment surmonter ce défi ?

Les 3 principales causes de la perte de Productivité

Attentes et Multitâche

Les collègues attendent les livrables de ceux qui multitâchent. Pour ne pas perdre leur temps, ils commencent à travailler sur leur partie avec des données manquantes et doivent souvent reprendre une partie de leur travail quand les données arrivent. Ou bien, ils entreprennent de nouvelles tâches, ce qui éparpille le travail de l’équipe.

Décisions retardées par les gestionnaires

Si ce sont des gestionnaires qui multitâchent, même des décisions mineures peuvent attendre des jours. Ils essaient d’expédier en trois minutes une rencontre qui devrait en prendre 15. Les employés repartent avec des points d’interrogation toujours en suspens.

Confusion sur les Priorités

Comme toutes les tâches semblent également urgentes, les enjeux importants passent inaperçus et les équipes passent leur temps à résoudre des problèmes qui ne sont pas prioritaires.

Stratégies pour mettre fin au multitâche organisationnel

La bonne nouvelle ? Selon Gupta, il est plus facile de mettre fin au multitâche organisationnel que de changer des mauvaises habitudes individuelles. Pour y parvenir, il faut un processus de synchronisation jusqu’au niveau des tâches individuelles. Avec des priorités synchronisées, les équipes peuvent se concentrer sur une tâche à la fois et la mener à terme sans interruption.

3 étapes pour une meilleure gestion des projets

Réduction des projets actifs

Réduisez le nombre de projets en cours de 25 à 50 %. Cela diminue automatiquement le nombre de tâches et la confusion sur les priorités. Les gestionnaires et les spécialistes répondent plus vite. Il ne s’agit pas de renoncer à des projets, mais de mieux les échelonner dans le temps. Gupta affirme que le taux d’accomplissement des tâches doublera avec cette seule mesure.

Préparation rigoureuse des projets

Évitez de lancer un projet avant qu’il soit correctement préparé. Dès le départ, il faut des spécifications précises, des objectifs clairs et des informations complètes. Il y aura moins de questions, moins de mauvaises surprises et les gens seront plus autonomes par rapport aux gestionnaires et aux spécialistes.

Hiérarchisation des tâches

Établissez des règles claires quant à la priorité des tâches.
- Dans le cas de projets simples, la priorité de la tâche égale la priorité du projet. Une tâche qui découle du projet le plus prioritaire passe en premier.
- Pour les projets complexes, il faut tenir compte de la priorité du projet, mais aussi de son cheminement critique. Le gestionnaire de projet sait quelle tâche, parfois simple et courte, permettrait à toute une équipe d’avancer

Conclusion

Ces conseils rejoignent les nôtres lorsque nous incitons les organisations à implanter chez elles une culture du temps selon les principes de gestion du temps de Formations Qualitemps. 

Pour aller plus loin :

Source : How Employers Can Make Us Stop Multitasking par Sanjeev Gupta, Harvard Business Review.