Les dommages collatéraux du multitâche

Nous subissons tous, à l’occasion, l’interruption d’une rencontre quand notre interlocuteur l’abandonne pour s’occuper d’une tâche immédiate.

Des rendez-vous et des réunions prévues il y a longtemps doivent être reportés parce qu’une des personnes-clés est trop en retard ou a oublié. Ou bien la personne est présente, mais seulement physiquement. Elle n’apporte pas une information importante quand elle aurait dû le faire parce qu’elle ne suit pas ce qui se passe.

Et combien d’équipes ne peuvent livrer à temps ou complètement un travail parce qu’un membre était trop pris par son multitâche pour produire sa partie ?

Les victimes peuvent réagir

Afin de faire face au problème, l’auteur Daniel Gulati suggère trois pistes d’intervention.

Premièrement, dites à la personne que son éparpillement a des conséquences négatives sur vous, en ce moment même. Soulignez les coûts interpersonnels de son comportement sans l’accuser. La personne n’en est probablement pas consciente, pense bien faire et n’en voit pas les conséquences. Si l’intervention est respectueuse, l’effet positif peut être surprenant.

Deuxièmement, fixez un nouveau moment pour la rencontre manquée ou retardée. La personne qui multitâche essaie d’économiser du temps et être obligée de reprendre un rendez-vous lui coûte du temps. Profitez-en pour proposer un moment en tout début de journée avant que l’avalanche commence. Si c’est impossible, suggérez un moment après les heures de travail, « parce que je tiens vraiment à ce que tu n’aies aucune autre tâche en cours ».

Troisièmement, partez ou éloignez-vous. C’est une coupure physique qui démontre que vous n’acceptez pas n’importe quoi. Toutefos, vous ne pouvez pas faire ça à votre gestionnaire. Mais éloignez-vous pour lui laisser assez d’espace pour terminer (plus rapidement, espérons-le !) la tâche en cours.

Vous pouvez commencer avec la troisième stratégie et continuer avec la première. L’ordre n’a pas d’importance. Ce qui est important, c’est de souligner le problème sans attaquer la personne.

La prochaine fois, nous parlerons de l’effet du multitâche sur les organisations et des mesures qu’elles peuvent prendre pour le réduire. Les chiffres vous surprendront !

Source : Multitasking’s Real Victims par Daniel Gulati, Harvard Business Review.