1. Définir une politique de gestion documentaire
Tout commence par une politique claire. Elle permet de répondre aux questions fondamentales : Pourquoi gérons-nous nos documents? Comment? Et qui est responsable de quoi?
Cette politique doit :
- Établir les objectifs de la gestion documentaire;
- Définir les types de documents concernés (contrats, rapports, communications internes, etc.);
- Identifier les rôles et responsabilités liés à chaque étape du cycle documentaire (création, validation, archivage, destruction).
2. Structurer avec un plan de classification et d’indexation
Pour retrouver facilement l’information, il faut qu’elle soit bien classée.
Deux approches complémentaires peuvent être mises en place :
- Par dossiers : organiser les documents par service, projet ou type.
- Par métadonnées : associer aux documents des informations telles que le titre, l’auteur, la date ou la version pour faciliter la recherche.
- Combinaison des deux : offre à l’utilisateur un environnement familier tout en maximisant l’efficacité de la recherche.
3. Sécuriser l’information
La sécurité documentaire est des plus importantes, notamment avec l’entrée en vigueur de lois comme la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels.
Il faut :
- Contrôler les accès (lecture, modification, suppression);
- Prévoir des systèmes de sauvegarde et de récupération et vérifier régulièrement qu’ils fonctionnent comme prévu;
- Assurer la conformité aux exigences légales en matière de confidentialité et de protection des données.
4. Maîtriser le cycle de vie des documents
Un bon système de gestion prévoit la création, l’utilisation, l’archivage et la destruction des documents selon un calendrier précis.
À mettre en place :
- Un calendrier de conservation fondé sur les obligations légales et les besoins internes;
- Un processus clair de gestion des versions pour éviter les doublons et garantir la traçabilité des modifications.
5. Choisir les bons outils technologiques
La technologie joue un rôle majeur en matière de gestion documentaire, mais elle doit être adaptée, déployée intelligemment et maîtrisée par les utilisateurs.
Les étapes clés :
- Sélectionner une plateforme ou un logiciel adapté à vos besoins;
- Déployer la solution à l’échelle de l’organisation;
- Former les utilisateurs;
- Automatiser les processus répétitifs pour gagner en efficacité.
6. Former et sensibiliser les employés
La meilleure politique ne vaut rien si les gens ne la connaissent pas ou ne l’appliquent pas.
Il est important de :
- Former les employés aux outils et aux bonnes pratiques;
- Les sensibiliser aux enjeux de sécurité de l’information et aux responsabilités liées à la conformité.
7. Évaluer et améliorer en continu
Une gestion documentaire efficace n’est jamais figée. Il faut s’assurer régulièrement qu’elle répond toujours aux besoins.
Cela implique :
- De réaliser des audits internes;
- De réviser et améliorer les processus selon l’évolution des activités, des technologies et des exigences légales.
Pour conclure
Mettre en place une bonne gestion documentaire, c’est bien plus qu’organiser des fichiers. C’est instaurer une culture organisationnelle où l’information est considérée comme un actif protégé, bien utilisé et constamment optimisé. En suivant ces essentiels, votre entreprise se donne les moyens d’être à la fois performante, conforme et résiliente face aux défis de demain.
On ne le répétera jamais assez : l’information que vous possédez est un actif stratégique au même titre que de très nombreux actifs de l’entreprise. Il n’est pas trop tard pour vous mettre en action, protéger et organiser l’information qui est au cœur de votre succès.
Pour aller plus loin :
➡️ Gestion documentaire: mettre en place des pratiques et systèmes performants