Pour une gestion efficace des documents numériques

Dans l'ère du tout-numérique, la multiplication des fichiers, des courriels et des plateformes infonuagiques peut rapidement transformer le capital informationnel d'une entreprise en un véritable chaos.
Chercher le bon document au bon moment entraîne une perte de temps considérable et des risques de conformité majeurs. Comment structurer l'information pour qu'elle soit accessible, sécurisée et pérenne ?
Cette formation vous guidera pas à pas dans la mise en place de pratiques rigoureuses et de systèmes de gestion électronique des documents (GED) adaptés à la réalité de votre organisation.

Est-ce pour vous ?

Toutes les personnes qui initieront, superviseront ou exécuteront une démarche d’amélioration.

Préalables

Aucun préalable technique n'est requis. Une connaissance de base de l'environnement Windows et de la suite Office (ou Microsoft 365) est toutefois recommandée pour bien saisir les concepts de répertoires.

Ce que vous saurez faire

✓ Gain de productivité : Réduisez drastiquement le temps passé par vos équipes à chercher des fichiers perdus ou mal nommés.
✓ Sécurité et conformité : Assurez-vous que les documents sensibles sont protégés et que les délais de conservation légaux sont respectés.
✓ Collaboration facilitée : Mettez fin à la multiplication des versions d'un même fichier grâce à des règles de nommage et de partage claires.
✓ Transition numérique réussie : Obtenez les bases nécessaires pour réussir le virage "zéro papier" de votre organisation.

Contenu de la formation

Les documents sont au cœur de nos processus de travail et il est essentiel de se préoccuper du processus de gestion documentaire et de lui donner toute l’importance qui lui revient.

1 Les fondements de la gestion documentaire

Définition et enjeux de la gestion de l'information.
Le cycle de vie du document (création, utilisation, conservation, destruction).
Le cadre normatif et légal au Québec/Canada.

2 Structurer l'information : le plan de classification

Principes de base d'une taxonomie efficace.
Comment concevoir un plan de classification (par fonction, par sujet, par département).
Règles d'or pour le nommage et la standardisation des fichiers et des dossiers.

3 Le calendrier de conservation et le déclassement

Évaluer la valeur (administrative, légale, historique) d'un document.
Définir les délais de conservation applicables.
Procédures de déclassement, d'archivage et de destruction sécurisée.

4 La Gestion Électronique des Documents (GED) et l'implantation

Différence entre un disque réseau traditionnel et un système GED.
Les fonctionnalités clés à rechercher dans un logiciel GED.
Conduite du changement : comment faire adopter les nouvelles pratiques par l'équipe.

📌 Informations pratiques

Nos formations sont offertes à Montréal ou Québec, en présentiel ou en classe virtuelle. Les dates et lieux sont précisés lors de votre choix de session ci-dessous. Si vous avez des questions, consultez notre FAQ.