La gestion documentaire, un mal nécessaire

La gestion documentaire, plus qu'une nécessité : un atout stratégique

Face à une masse d'informations qui croît de façon exponentielle, organiser ses données n'est pas seulement une contrainte - c'est une nécessité pour toute entreprise qui souhaite rester compétitive. Aujourd'hui, le système de gestion documentaire devient un pivot central pour l'agilité et l'efficience organisationnelle.

L'impact du désordre documentaire : des chiffres parlants

• Selon l’Association Information et Management(AIM), un employé passe en moyenne 7,5 heures à rechercher une information, papier ou numérique
• Une étude menée par le Wall Street Journal montre que 6 semaines de travail par année sont consacrées à chercher…

Même la moitié de tout ce temps serait trop !

Pas étonnant que de plus en plus d’entreprises entreprennent des démarches en gestion documentaire. On peut utiliser deux approches :

• Traditionnelle
• Logiciel de gestion documentaire

L'approche traditionnelle en gestion documentaire : un parcours semé d'embûches

L’approche traditionnelle consiste à revoir le classement en élaborant une nouvelle structure, pour ensuite y déplacer les documents conservés.

La démarche est, bien sûr, très laborieuse. Parmi les erreurs les plus fréquentes : mauvaise préparation, sous-estimation du temps requis. C’est pourquoi, l’une des clés du succès de la démarche est le soutien indéfectible de la direction.

Voici, brièvement les principales étapes :

1. Inventorier les documents
2. Éliminer l’inutile
3. Concevoir le plan de classification
4. Établir les règles de classification
   et de nommage
5. Bâtir le guide des meilleures pratiques
6. Établir un calendrier de conservation
7. Implanter la nouvelle structure
8. Établir les droits d’accès
9. Former les usagers
10. Mise en place — approche progressive et stratégique
    OU très rapide, dite du jour J
11. Maintenir le système

Un des problèmes liés à la gestion documentaire électronique traditionnelle est qu’un tel système n’est pas à l’abri des erreurs et des mauvaises manipulations. Un dossier peut être déplacé très facilement par un usager. Il est aussi très vulnérable à la créativité des utilisateurs (nommage, création de dossiers, etc.). Quelqu’un doit donc continuer à en être responsable.

Logiciel de gestion documentaire

Le coût des logiciels en gestion documentaire a longtemps freiné leur implantation. Ce n’est plus le cas. SharePoint, maintenant inclus sans frais dans la suite Office 365, s’impose de plus en plus.

Un logiciel de gestion documentaire offre plusieurs avantages :

• Classification uniforme des documents
• Stabilité du système
• Repérage rapide des documents grâce à l’indexation par métadonnées
• Gestion automatisée du calendrier de conservation
• Gestion des droits des utilisateurs
• Gestion des versions
• Élimination des doublons
• Automatisation de certaines tâches (workflow)

Bonus : il facilite la collaboration et le travail à distance.

Plusieurs étapes sont semblables à l’approche traditionnelle. Cependant, un des principaux avantages est qu’il est beaucoup plus facile de réaliser une migration progressive, par département ou processus d’affaires.

C’est pourquoi, malgré ce que l’on pourrait penser, la gestion du changement est plus facile que dans l’approche traditionnelle.

Investissement rentable

Investir dans la gestion documentaire numérique devient donc un choix judicieux pour toute organisation visant à optimiser ses opérations. Le ROI (retour sur investissement) est significatif grâce à l'amélioration de l'efficacité et à la réduction des coûts opérationnels.

Faites de la gestion documentaire non plus un "mal nécessaire", mais un atout stratégique pour votre entreprise.