Utiliser la matrice RACI en gestion de projets

Les principes de base de la matrice RACI

RACI est l'acronyme de Responsable (R), Approuve (A), Consulté (C) et Informé (I). Ça paraît simple, non ? Pourtant, bien des projets s'embourbent parce qu'on ne sait pas clairement qui fait quoi. Avec RACI, plus d'excuse ! 

• Responsable (R): c'est la personne qui s’assure que le travail a été fait selon les contraintes établies. Elle est facilitatrice dans la réalisation du travail 

• Approuve (A): c'est celui qui approuve ou valide le travail. Il doit s’assurer que R a livré selon les contraintes établies. Il a la responsabilité ultime. Si ça plante, c'est lui qui devra expliquer pourquoi. 

• Consulté (C): ces personnes sont sollicitées pour donner leur avis ou expertise. Elles ne décident pas, mais leur contribution est cruciale. 

• Informé (I): ces personnes sont tenues au courant des avancées, elles ont besoin d’informations pour exécuter leurs tâches : payer les factures, facturer le client, etc.  

Comment ça marche, concrètement ? 

Imaginons un projet simple : l’organisation d’un séminaire de formation pour les employés. 

R : L’organisateur de l’événement. C’est lui qui gère la logistique, réserve la salle, et coordonne les prestataires. 

A : Le directeur des ressources humaines qui valide le programme et donne le feu vert final. 

C : Les experts en formation. Ils partagent leurs expertises sur le contenu. 

I : L’équipe de communication qui doit être informée pour préparer la promotion interne de l’événement. 

Grâce à cette matrice, tout est clair : personne ne se marche sur les pieds, et les rôles et responsabilités sont bien définis. 

Les règles à respecter 

Il y a quelques règles simples à suivre pour que votre matrice RACI fonctionne : 

1. Un seul responsable par tâche : pas de méli-mélo ici. Un seul chef de meute par action, sinon gare aux conflits. 
2. Tous les rôles ne sont pas obligatoires pour chaque tâche : il est possible que vous n’ayez pas besoin de consulter ou d’informer qui que ce soit pour certaines tâches. Ne compliquez pas tout inutilement. 
3. Clarté et simplicité : si votre matrice ressemble à un plat de spaghettis, c’est que vous allez trop loin. Restez clair et concis. 
4. Limiter les responsabilités : si une personne a trop de tâches dont elle a la responsabilité il y aura un goulot d’étranglement dans la réalisation!  
5. Limiter les approbations : si une personne a trop de tâches à valider il y aura un goulot d’étranglement dans les décisions! 

Les pièges à éviter 

1. Confusion des rôles : ne confondez pas le responsable (R) avec l’approbateur (A). Le premier assure que ce soit fait, le second valide. 
2. Trop de "Consulté" : trop de consultations, c'est comme trop de chefs dans une cuisine. Ça goûte pas bon. Limitez le nombre de personnes à consulter. 
3. Informer tout le monde : inutile d’envoyer 50 courriels pour tenir tout le monde au courant. Seuls les vrais intéressés devraient être dans la boucle d’information. 

Les étapes de mise en place 

Définir clairement les objectifs et les tâches du projet 

Avant même de penser à qui va faire quoi, il faut avoir une vue claire des lots de travail et leurs livrables à réaliser. Cela inclut : 

• La liste des principaux lots de travail (livrables) : prenez le temps d’identifier chaque action nécessaire pour mener à bien le projet.  
• Des livrables clairs : assurez-vous que chaque tâche est liée à un livrable spécifique du projet. Cela aide à mieux comprendre son importance et à choisir les bonnes personnes pour s’en charger.  

Dans notre exemple de séminaire de formation, vous aurez des lots de travail comme la recherche d’intervenants, la réservation de la salle, la promotion de l’événement, etc. 

Identifier les rôles nécessaires pour chaque lot de travail 

À ce stade, vous devez déterminer qui sera impliqué dans chaque lot de travail et quel rôle ils joueront. Pour chaque lot de travail, attribuez les rôles RACI. Conseil pratique : si plusieurs personnes peuvent remplir le même rôle, choisissez-en une seule pour éviter les doublons ou les responsabilités floues. 

Appliqué à notre exemple, pour la tâche "réserver la salle", l'organisateur de l’événement sera Responsable (R), le directeur des ressources humaines sera l’Approbateur (A) qui valide la réservation, et l'équipe administrative pourrait être Consultée (C) pour donner des conseils sur la logistique. L’équipe technique, même si elle n’a pas de rôle dans la décision de réserver la salle, doit être informée (I) du lieu pour préparer le matériel.  

Assigner les rôles aux membres de l'équipe 

Une fois que vous avez identifié les rôles pour chaque lot de travail, il est temps d’assigner ces rôles aux membres de votre équipe. Cela peut nécessiter plusieurs réunions pour discuter et valider les choix. 

• Communication claire des rôles, que chaque personne les comprenne bien pour éviter toute confusion.
• Validation par les parties prenantes pour éviter les malentendus futurs. 

Créer la matrice RACI 

Utilisez un tableau pour construire la matrice RACI. Chaque ligne représente une tâche, et chaque colonne représente un rôle.  

Communiquer la matrice RACI à toutes les parties prenantes 

Une fois la matrice RACI complétée, il reste à la partager avec tous les intéressés : 

• Planifiez une réunion où vous présentez la matrice RACI et assurez-vous que chacun comprenne bien son rôle et les attentes qui en découlent.
• Conservez la matrice dans le plan de management de projet accessible à tous les membres du projet pour qu’ils puissent s’y référer à tout moment. 

Suivre et ajuster la matrice en fonction de l’évolution du projet 

Vous le savez, un projet est rarement statique. À mesure que les lots de travail se complètent ou que de nouvelles personnes rejoignent le projet, la matrice RACI doit être ajustée : 

• Le leader de projet doit s’assurer que la matrice est bien respectée et qu’elle reste à jour.
• Si des demandes de changement impliquent l’ajout ou le retrait de lots de travail, ou que des responsabilités se déplacent, la matrice doit être ajustée pour refléter ces évolutions. 

Si, pour notre séminaire, l’équipe marketing prend en charge une partie de la logistique événementielle, leur rôle dans la matrice devra être mis à jour, et ils pourraient passer de Informé (I) à Responsable (R) sur certains lots de travail. 

Gérer les éventuels conflits ou chevauchements 

Si des conflits surviennent entre des membres de l’équipe ou si des rôles semblent se chevaucher, il est important de clarifier la situation dès que possible : 

• Encouragez une communication ouverte entre les parties pour résoudre rapidement les malentendus.
• Si nécessaire, revenez à la matrice RACI avec toute l’équipe pour réévaluer les rôles et les ajuster. 

Évaluer l’efficacité de la matrice après le projet 

Une fois le projet terminé, un bilan s’impose pour voir si la matrice RACI a bien fonctionné : 

• Demandez aux membres du projet leur avis sur l’efficacité de la matrice. Y a-t-il eu des confusions de rôles ? Des zones d’amélioration ?
• Tirez des leçons et documenter les retours d’expérience pour affiner l’utilisation de la matrice dans les projets à venir. 

La mise en place d’une matrice RACI demande du temps et de la rigueur, mais c’est un outil efficace lorsqu’elle est bien structurée. L'important est de ne pas la voir comme un document figé, mais comme un outil vivant qui s’adapte aux réalités du projet et aux interactions de l’équipe. 

Les bonnes pratiques 

• Harmonisez la terminologie : assurez-vous d’avoir une définition commune des différents types de rôle au sein de votre organisation. 

• Adaptez à vos besoins : on parle ici de RACI mais on pourrait y ajouter un V pour valider, un S pour soutien ou autre. L’important est que chaque lettre ait la même signification au sein de l’organisation. 

• En projet, le RACI n’est pas un outil hiérarchique, c’est un outil de communication qui informe les différentes parties prenantes du projet de leurs rôles et responsabilités.  

• Le niveau de détail dépendra des besoins. N’oubliez pas que plus vous irez en détail plus le RACI deviendra lourd à gérer. Le discernement est de mise ! 

• La matrice RACI sera mise à jour tout au long du projet et servira de mémoire corporative pour les autres projets similaires. 

Conclusion 

Comme n’importe quel outil, la matrice RACI ne produit des résultats que si elle est correctement suivie et régulièrement ajustée. Le rôle du leader de projet est essentiel pour veiller à ce que chacun assume ses responsabilités et que les éventuels blocages soient rapidement levés. Une communication continue est nécessaire pour éviter toute confusion et garantir que le projet avance sainement. 

La matrice RACI doit être utilisée avec discernement : ce n’est pas une solution universelle et elle doit être adaptée au contexte et aux spécificités de chaque projet. Pensez à la combiner avec d’autres outils de gestion pour maximiser son efficacité. 

Enfin, n’oubliez pas que RACI n’est pas figée. L'important est de rester flexible et d'ajuster vos méthodes pour qu'elles contribuent au succès de votre projet. Adapter, innover, et pourquoi pas, créer votre propre matrice pourrait bien être la clé pour répondre aux défis uniques de vos projets futurs. 

Pour aller plus loin :