1. Commencez par un sujet précis
Un sujet bien choisi capte l'attention et donne un aperçu immédiat du contenu du courriel. Un bon sujet fonctionne comme un titre : il doit être suffisamment descriptif pour que le destinataire sache à quoi s'attendre avant même d'ouvrir le message. Cela facilite également la recherche du courriel plus tard. Par exemple, au lieu d’inscrire « Demande » dans votre objet, privilégiez « Demande d'approbation pour le budget marketing 2024 ».
2. Utilisez une salutation appropriée
La salutation initiale détermine le ton du courriel et établit une bonne première impression. Elle doit refléter le degré de formalité de votre relation avec le destinataire et être adaptée au contexte culturel de votre organisation. Une salutation adéquate contribue à établir le respect mutuel dès le début de la communication.
Si vous écrivez un courriel à une personne pour la première fois, nous suggérons une approche formelle et le vouvoiement est de mise. Une fois que vous aurez reçu une première réponse de votre destinataire, vous serez en mesure de vous adapter à son style d’écriture.
Dans le cas où l’introduction du courriel de votre interlocuteur est : « Bonjour monsieur Tremblay, », nous vous suggérons de répondre de la même façon, soit « Bon après-midi madame Johnson, ». Cependant, si la personne entame la conversation par « Salut Justin, », les meilleures pratiques proposent de répondre par « Bonjour Patricia, ».
3. Soyez clair et concis
La clarté et la concision garantissent que votre message soit compris rapidement et correctement. En allant droit au but dès le premier paragraphe, vous évitez les malentendus et montrez que vous respectez le temps du destinataire, surtout s'il est très occupé. Il est conseillé d’établir immédiatement votre besoin ou votre demande, puis de fournir du contexte. Cela permet au destinataire de saisir rapidement l'essence de votre message et de répondre plus efficacement. Si la demande est claire, le retour se fera plus rapidement; en cas de doute, le destinataire peut alors choisir de lire le paragraphe explicatif pour plus de détails.
Aussi, structurer votre message avec des paragraphes courts et l'utilisation de listes le rend plus agréable à lire et plus facile à comprendre. Il est bon également d'inclure la date de retour attendue ou la prochaine étape à suivre. Cela assure que tous les aspects importants sont couverts et que le destinataire sait exactement ce qui est attendu et pour quand.
4. Soyez poli et respectueux
Adopter un ton positif, même dans des situations délicates montre votre professionnalisme et aide à maintenir de bonnes relations de travail, même en cas de désaccord. Exprimer de la gratitude renforce les liens professionnels et personnels et montre une appréciation pour l'engagement du destinataire. Par exemple : « Je comprends que ce sont des moments très chargés pour nous tous, et j'apprécie grandement le temps que vous consacrez à examiner ma demande. »
5. Relisez votre message
Relire permet d'éviter les fautes d'orthographe et de grammaire, qui peuvent nuire à votre crédibilité. Cela vous donne également l'opportunité de vous assurer que votre message est clair et sans ambiguïté, augmentant ainsi les chances qu'il soit bien reçu et correctement compris.
6. Concluez de manière appropriée
La conclusion de votre courriel n’est pas à négliger, car c’est elle qui laissera une impression durable et positive. Elle doit être cohérente avec le ton global du courriel. Par exemple, si l’émetteur vous écrit « Bonne fin de semaine », vous pourriez répondre « Pour toutes questions, je vous invite à communiquer avec moi. Bon week-end à vous aussi, madame Laferrière ».
Il est aussi important d’inclure une signature professionnelle qui fournit toutes les informations nécessaires pour vous contacter, renforçant votre image professionnelle.
7. Gérez les pièces jointes avec soin
Oublier de joindre un fichier promis peut non seulement retarder les processus, mais aussi laisser l’impression d’une certaine désinvolture, d’un manque de professionnalisme. De plus, être attentif à la taille des fichiers joints assure que votre message arrive à destination sans encombre.
Si vous utilisez Outlook et OneDrive/SharePoint, nous vous conseillons de partager le lien du fichier plutôt que de mettre le fichier en pièce jointe. Vous faites d’une pierre, deux coups : vous allégez la taille de votre courriel et vous limitez les multiples versions de fichiers (v1, v2, version finale, finale finale, etc.) et donc les risques d’erreur.
8. Révisez le destinataire
S'assurer d’utiliser correctement les champs Cc et Cci et prêter attention au remplissage automatique de la messagerie qui va choisir le destinataire le plus souvent sollicité. Or cette fois ce n’est pas à Daniel de la comptabilité que vous voulez envoyer un document, mais Daniel X le client. Ou pire, l’inverse : vous envoyer des documents internes classés confidentiels à un contact externe.
Aussi, lorsque vous faites face à une situation délicate, mais non urgente, il est recommandé de retarder l’envoi de la réponse de quelques minutes, quelques heures, ou même de le reporter au lendemain dans certains cas, car la nuit porte souvent conseil. Sauvegardez votre courriel dans votre dossier brouillon et relisez-le en portant une attention particulière au ton et au choix des mots utilisés avant de l’envoyer. Ou encore mieux : considérer un appel, parfois ça passe mieux en se parlant.
Conclusion
La rédaction d'un courriel professionnel efficace nécessite de la pratique et de l'attention aux détails. En appliquant ces conseils, vous pouvez améliorer significativement la qualité de vos communications par courriel, renforçant ainsi votre professionnalisme et votre efficacité au travail.
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