Qu’est-ce qu’une embauche en urgence?
Tous les gestionnaires vont nous dire que leur poste est urgent, c’est devenu le quotidien! Ce sentiment est normal puisqu’ils ont franchi certaines étapes clés: ils ont soumis à la direction le besoin d’embaucher un·e nouvel·le employé·e, la demande a été approuvée et ils ont publié une offre d’emploi. À partir de ce moment, les employé·es ont des attentes et ont hâte de voir arriver ce nouveau collègue. Cela crée donc une pression supplémentaire sur les épaules du gestionnaire RH.
Pour répondre à la question, recruter « en urgence » signifie que le poste vacant a un impact financier sur l’entreprise ou sur certains projets, sur la production, etc. Ce poste vacant peut être créé par un départ inattendu ou un besoin opérationnel qui apparaît plus rapidement que prévu au sein de l’organisation. L’urgence créera une pression d’autant plus forte sur le recruteur.
Recruter en urgence est un défi, mais quelle est la clé pour « mieux » recruter?
Le meilleur réflexe à développer est d’impliquer les gestionnaires et employé·es présents dans le département où se fera l’embauche. Il peut y avoir plusieurs raisons pour lesquelles on ouvre un poste. L’idée est d’avoir une discussion rapidement avec eux afin de planifier et clarifier au maximum les besoins de main-d’œuvre à venir. Généralement, lorsque nous ne sommes pas en train de recruter dans l’urgence, on est en mesure d’identifier de manière relativement claire les besoins de recrutement pour l’année qui suit. Ces besoins sont aussi prévus dans le budget de l’entreprise. Encore faut-il arriver à les anticiper afin d’éviter d’attendre que l’incendie soit déclaré avant de se préoccuper de ces nouveaux postes à combler.
Une autre initiative à considérer est de mettre en place un plan de contingence advenant le départ imprévu d’un·e employé·e occupant un poste clé. Que faire si votre responsable de la production devait quitter son poste sans délai? Que faire si votre contrôleur·euse partait en congé de maladie pour une durée indéterminée? Êtes-vous prêt·e? Avez-vous prévu une répartition des tâches en amont qui permettrait à d’autres collègues de reprendre le flambeau pendant son absence? Ce sont autant d’éléments à considérer lorsqu’on parle d’un plan de contingence. L’objectif à garder en tête : la continuité des opérations.
Par où commencer pour mieux prévoir les besoins RH?
Cette question est complexe puisque la réponse dépend du besoin initial. Est-ce un besoin ponctuel dû à l’arrivée d’un nouveau contrat? Est-ce un nouveau poste à combler puisque l’entreprise ouvrira une nouvelle succursale et que cela nécessitera une adaptation dans les manières de faire? Pour ces deux exemples, on n’utilisera pas la même stratégie de recrutement et on ne mettra pas le même processus en place pour obtenir des candidatures. Cela dit, dans plusieurs cas, on peut commencer par se fier aux données que nous avons déjà pour planifier ce qui s’en vient. Par exemple, qu’avons-nous mis en place la dernière fois que nous avons ouvert une succursale? Quelles informations pouvons-nous obtenir d’un·e employé·e qui part à la retraite et qui pourrait détailler les tâches de son poste pour faciliter le travail du recruteur? Une avenue intéressante serait de modéliser les compétences déjà disponibles dans l’organisation afin de faciliter la mobilité des talents, à l’interne, ou d’encourager la relève. Cet exercice vise à identifier et représenter les connaissances de façon schématique pour les rendre compréhensibles et actionnables, pour passer de la gestion de l'information à celles des connaissances. En d’autres termes, se fier aux données que l’entreprise possède déjà est un excellent réflexe.
Dans un deuxième temps, avant de se tourner vers une firme externe pour recruter, avez-vous les bonnes ressources en place pour soutenir cette firme? Par exemple, on a vécu un cas où l’on débute une opération de recrutement pour une entreprise alors que le gestionnaire responsable du recrutement quitte pour trois semaines en vacances! Ce sont souvent ces personnes qui savent quels sont les meilleurs arguments pour attirer les nouveaux talents et quels sont les canaux de communication les plus efficaces pour y arriver.
Une erreur fréquente serait donc de ne pas être 100 % disponible à une opération de recrutement?
Exactement. Il y aussi le fait que l’on a tendance à oublier que le fait de recruter prend du temps. Elle est révolue l’époque où il pleuvait des candidatures sans même en demander et que nous pouvions les trier calmement devant la machine à café ou sur l’heure du lunch! On ne doit pas s’attendre à de bons résultats de recrutement si on n’est pas entièrement disposé à prendre du temps pour le faire.
On doit donc travailler en amont pour éviter de se retrouver dans « l’urgence », mais comment?
Nous sommes dans une période de plein emploi et les candidatures se font beaucoup plus rares. Cela ne veut pas dire que les CV que l’on reçoit ne sont pas de bonne qualité, mais plutôt que le ou la recruteur·se ne recevra pas toujours les candidatures dont il a besoin. C’est ce qui crée des délais et engendre des coûts. Comment faire alors? Il faut pla-ni-fier!
Si on veut s’assurer de recevoir des candidatures de manière plus régulière, on doit prévoir les besoins en amont et laisser ouvert le canal de communication entre l’entreprise et les candidat·es potentiel·les. On doit donc réfléchir à une approche à deux niveaux appelée « sourcing » afin d’attirer les candidat·es et d’échanger avec celles et ceux qui seraient « éventuellement » intéressés à rejoindre –dans les mois ou les années à venir- votre entreprise. L’idée n’est pas de laisser tous les postes « ouverts » sur votre site web, mais plutôt de conserver les données sur des candidat·es potentiel·les et de ne pas avoir peur de prendre cinq minutes de votre temps pour échanger avec elles et eux. Par « peur » de décevoir un·e candidat·e ou d’ouvrir une porte alors qu’il n’a pas de besoin, un gestionnaire ou un recruteur peut couper le canal de communication. Toutefois, si le lien existe entre le gestionnaire et la ou le candidat·e, ce dernier se tournera potentiellement vers lui lorsqu’il sera à la recherche d’un nouveau défi. C’est tout cela, travailler en amont!
Pour conclure
Le recrutement, surtout depuis les dernières années, est loin d’être chose facile! Ce constat est partagé par de nombreuses entreprise au Québec et autour du globe. Afin de contourner ces difficultés, on cherche donc à éviter de « garder tous les postes ouverts », mais plutôt à conserver un contact régulier et humain avec les candidat·es potentiel·les pour un poste qui n’est pas encore vacant, mais pour lesquels des besoins éventuels peuvent survenir. Par peur de décevoir, un gestionnaire peut éviter de parler à de potentiel·les candidat·es, alors que celui ou celle-ci sera sans doute intéressé à se tourner vers ce gestionnaire s’il cherche un nouveau défi professionnel. Mettez-vous à la place de ces candidat·es potentiel·les : seriez-vous froissé que l’on vous approche de manière ponctuelle pour vous offrir d’autres défis professionnels? Probablement pas. À réfléchir!
Pour aller plus loin : Recrutement : recruter efficacement dans un marché compétitif