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Le « onboarding »: un processus par étapes

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par Qualitemps
24 novembre 2023
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Le « onboarding »: un processus par étapes

Alors que nous pensions être sortis de la pandémie pour entrer dans une période plus favorable, voilà que nous observons plutôt une inflation fulgurante, des divisions politiques et sociales persistantes, etc., le tout accompagné d’une crainte de récession. On observe également de nombreux licenciements touchant les professionnels du recrutement et de l’expérience employé.

À cela se mêlent deux enjeux: les entreprises sont confrontées à des problématiques liées à la pénurie de main-d’œuvre et, en même temps, de nombreux secteurs sont touchés par des vagues de démission record. C’est le portrait que dresse l’organisation Talent Board dans le rapport « North American Candidate Experience[1] », en 2022, qui a été mis à jour depuis.

La priorité au « onboarding »

Les entreprises souhaitent offrir une place de choix au « onboarding », le processus d’intégration d’un nouvel employé. On note que l'expérience candidat (lors de la phase de recrutement), la diversité et l'inclusion font partie des autres priorités des organisations.

Pourquoi miser sur le processus d’intégration d’un nouvel employé? Parce que de nombreuses organisations présentes en Amérique du Nord  ont connu des taux records de roulement de personnel. De nombreux salariés ont quitté leur emploi… avant même d’en avoir un nouveau!  Un constat plutôt alarmant.

Le casse-tête des professionnels en recrutement

Les choses se compliquent encore pour les professionnels en acquisition de talents, qui se retrouvent coincés dans un cercle vicieux : ils ont dû procéder à des licenciements massifs au moment de la pandémie (notamment technologiques) ; les dirigeants comprennent mal leur rôle exact; ils vont devoir embaucher pour soutenir la croissance censée revenir à la normale... c’est le retour à la surcharge de travail et à l’épuisement.

Des pistes de solutions existent

Tout cela ne représente pas que des mauvaises nouvelles! Plusieurs entreprises ont choisi de miser sur leur environnement de travail, en créant des endroits sains, positifs, flexibles et inclusifs. Indirectement, cela améliore leurs efforts de recrutement, d’embauche et de rétention de leurs employés en raison d’une meilleure « expérience candidat ». À la lumière des informations récoltées depuis le début de l’étude en 2011, le rapport souligne que ces initiatives demeurent parfois difficiles à mettre en place dans certains secteurs.

Talent Board a défini quelques initiatives qui favorisent l’expérience candidat, à la lumière des informations recueillies :

  • Assurer une communication constante avec le futur employé, de la réception de sa candidature jusqu’à son intégration;
  • Définir les attentes du dirigeant envers le responsable du recrutement avant de lancer un processus d’embauche;
  • Être transparent concernant le recrutement et les embauches. Le professionnel en recrutement a besoin d’être informé si les objectifs du dirigeant changent en cours de route;
  • Être en mesure de revenir vers le candidat, même s’il n’est pas embauché, afin de lui mentionner les points qui ont retenu votre attention et ceux qui sont à travailler. Il appréciera cette rétroaction qui fait aussi partie de l’expérience candidat. Tenir le candidat informé lui démontre que vous avez du respect pour lui et pour le temps qu’il vous a accordé.

Soignez votre « preboarding »

« Félicitations, vous avez été retenu pour le poste » ne vous assure en rien la présence du candidat au premier jour de son contrat. Le média européen RH Matin mentionne à ce sujet que les candidats qui se désistent à la dernière minute ou qui acceptent une contre-offre de l’un de vos concurrents ou de leur employeur actuel est un phénomène vécu par 83 % des entreprises sondées[2].

Comment accompagner votre collaborateur avant même son arrivée dans l’équipe?
Comment valoriser votre marque employeur qui l’a fait pencher pour votre organisation?
Ce sont des questions que l’on doit se poser pour s’assurer d’offrir une expérience candidat solide qui lui donnera envie de poursuivre le processus et de devenir un collaborateur et un ambassadeur de la marque.

Pour conclure 

Les études soulignent que de toutes petites initiatives peuvent faire une différence dans la perception qu’un employé aura de son expérience avec vous[3]. À qui s’adresser pour la commande du matériel dont il a besoin? A-t-il pu lire quelques documents sur la culture de l’entreprise? A-t-il pu poser toutes ses questions sans crainte? A-t-il un accès direct à un responsable des ressources humaines?

L’intégration d’un employé et la démarche qui précède son arrivée sont les clés d’un processus plus simple et bénéfique pour toutes les parties. Pourquoi ne pas commencer maintenant?

Pour aller plus loin :

Rétention de talents : les clés pour fidéliser vos collaborateurs

 

[1] TALENT BOARD. "North American Candidate Experience", 2022. 

[2] LEWIS, Liz. Indeed for employers, “The Ghosting Guide”, 26 août 2019. 

[3] RH Matin. « Expérience collaborateur : Comment sécuriser l’arrivée d’un candidat retenu en phase de preboarding », 7 décembre 2022. 

 

Image by storyset on Freepik

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