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Infobésité : un frein à une bonne collaboration?

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par Qualitemps
28 novembre 2023
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Infobésité : un frein à une bonne collaboration?

Dans un monde professionnel de plus en plus dématérialisé, l’infobésité, caractérisée par un excès d’informations numériques, et les défis de la collaboration numérique sont devenus des enjeux majeurs. L’étude Infobésité et Collaboration Numérique — Référentiel annuel 2023 de l’OICN (Observatoire de l'Infobésité et de la Collaboration Numérique), offre une analyse approfondie des défis et des solutions associés à l’infobésité dans le monde professionnel. Cette analyse basée sur des données concrètes vise à améliorer la collaboration et à prévenir les impacts négatifs de l’infobésité grâce à une compréhension détaillée des usages numériques. 

Nous vous détaillons les faits saillants.

Fatigue cognitive et hyperconnexion 

La surcharge d’informations génère une fatigue cognitive croissante, avec des implications majeures sur la santé mentale des individus, comme l’augmentation des niveaux de stress et d’anxiété. Selon l’étude, 31 % des salariés sont hyperconnectés. Plus préoccupant, sur une année, les dirigeants passent près d'une soirée sur deux connectés (où au moins 1 courriel est envoyé après 20 h). 

Pistes de solutions proposées : 

  • Utiliser les fonctionnalités d’envoi différé et mesurer leur utilisation réelle 
  • Créer des espaces de dialogue pour définir les rythmes d’équipe 
  • Développer l’exemplarité numérique des dirigeants 

Le danger de l’hyperréactivité 

Le courriel a été pensé comme un moyen de communication asynchrone. Dans les usages, il est en réalité devenu un outil pour de la conversation instantanée. Ainsi, plus de 50 % des courriels reçus sont répondus en moins d’une heure. Pire, 19 % des réponses envoyées par les dirigeants sont faites en moins de 5 min! 

Pour s’affranchir de cette obligation implicite de répondre dès que l’on reçoit un courriel, quelques bonnes pratiques s’imposent :  

  • Couper les notifications de son ordinateur et de son téléphone 
  • Utiliser les outils adaptés de clavardage 
  • Clarifier avec son équipe la notion d’urgence 

Gestion inefficace du temps 

Les employés sont submergés par un trop-plein de courriels et des réunions incessantes, entraînant un manque de temps et une augmentation de la charge mentale. Cette situation se traduit par une diminution de la productivité et un impact négatif sur le bien-être. 

74 % des dirigeants n’arrivent pas à traiter l’ensemble de leurs courriels au quotidien. Alors que 10 % des employés lisent moins de 50 % de leurs courriels reçus.

Image : 74 % des dirigeants n’arrivent pas à traiter l’ensemble de leurs courriels au quotidien

Image : 10 % des employés lisent moins de 50 % de leurs courriels reçus

Selon l’étude voici ce que toute organisation devrait mettre en place : 

  • Adopter une méthode de traitement accéléré des courriels 
  • Mettre en place des règles pour filtrer et prioriser les courriels et ne pas les traiter avec le même niveau d’importance 
  • Clarifier dans les objets : niveau d’importance, délai de réponse, actions attendues 

Syndrome de la réunionite aiguë? 

Souvent associée à l’infobésité, la réunionite est un des symptômes visibles de la complexification des projets : plus de parties prenantes et plus de difficultés à décider. La réunion porte également un sens social, puisque c’est le lieu, virtuel ou réel, de la représentation. 

Les dirigeants passent minimalement plus de 11 h en réunion par semaine. Pour les employés, ce sont plutôt 3 h en moyenne chaque semaine qui sont consacrées à des réunions. 

Pour diminuer son temps passé en réunion et l’employer à des tâches générant une plus forte valeur ajoutée, des gestes simples peuvent-être adoptés : 

  • Accepter de refuser des invitations aux réunions mal ciblées  
  • Utiliser la méthode ROTI (Return On Time Invested). Elle est calculée en demandant aux participants de noter l'efficacité d'une réunion sur une échelle de 1 à 5, puis en calculant la moyenne de ces notes pour obtenir un score global reflétant l'efficacité perçue de la session. 
  • Clarifier l’objectif de chaque réunion : information, réflexion ou décision 

Et les outils collaboratifs? 

Les outils conversationnels et collaboratifs inventent de nouvelles façons de collaborer en équipe. Lorsqu’ils sont maîtrisés, les informations sont plus facilement disponibles pour l’ensemble des parties prenantes. Pourtant, près de 90 % des employés ne les utilisent toujours pas régulièrement. 

Ainsi, seulement 3 % des conversations par courriel font plus de 10 échanges, mais elles génèrent à elles seules près de 17 % du volume total de courriels. Alors que, dans un monde idéal, au-delà de 3 messages échangés avec la même personne, la conversation directe (téléphone ou clavardage) est plus adaptée. 

Pour conclure 

Face à l’infobésité, il est impératif d’adopter des stratégies efficaces pour gérer l’excès d’informations et favoriser une collaboration numérique saine. Les solutions proposées dans l’étude, telles que l’utilisation judicieuse des outils numériques, la mise en place de bonnes pratiques de communication et la sensibilisation à l’importance d’une collaboration numérique équilibrée, sont essentielles. En adoptant ces mesures, les organisations peuvent non seulement améliorer la productivité et l’efficacité, mais aussi contribuer au bien-être mental de leurs employés.  

Pour aller plus loin :

Outlook : gérer son temps et le volume d'information

 

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