Gestion électronique de documents (GED) : avantages et outils

Avantages de la GED

Si vous avez encore des doutes, voici un survol des avantages les plus évidents d’une bonne GED.

1. Gain de temps et d'efficacité

Les processus opérationnels sont optimisés grâce à la numérisation et l’indexation les documents, facilitant la recherche et la récupération d’informations en quelques clics. Une bonne façon d’optimiser le temps de travail et la productivité des équipes.

2. Réduction des coûts

Les dépenses autrefois consacrées au papier, à l'impression et au stockage physique sont considérablement diminuées. Plus besoin de main-d'œuvre pour l'archivage et la recherche manuelle de documents. Ces ressources peuvent être réaffectées à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

3. Amélioration de la sécurité et de la conformité

La GED dispose de systèmes de contrôle d'accès : ils limitent qui peut voir ou modifier certains documents. De plus, (souvent) toutes les modifications apportées à un document sont enregistrées, ce qui facilite le suivi des révisions et maintien un haut niveau de conformité réglementaire.

4. Collaboration et partage facilités

Avec la GED, les équipes peuvent collaborer entre elles, travailler sur les mêmes documents, en temps réel, sans limitation de barrière géographique. Ce qui favorise la réactivité et facilite la prise de décision.

5. Gestion de l'espace

Avec la réduction du besoin de stockage physique, les entreprises peuvent réduire considérablement l'espace dédié aux archives de documents. Ce qui permet de réduire les coûts immobiliers, ou de profiter de nouveaux espaces de travail.

Principaux outils de GED disponibles pour les entreprises

On peut les ventiler en quelques grandes catégories : les systèmes de gestion de contenu d’entreprise (ECM), les logiciels de gestion de documents (DMS) et enfin les outils de workflow et d’automatisation. À noter que certains outils sont offerts dans le nuage (cloud).

Précision pour une bonne compréhension des outils abordés ici : un ECM gère l'ensemble des contenus numériques d'une organisation, incluant les documents, les e-mails et les vidéos, avec des outils pour la gestion des processus et la conformité. Un DMS, en revanche, se concentre spécifiquement sur la gestion des documents numériques, offrant des fonctionnalités comme l'indexation, la recherche et le contrôle de version. Les deux outils existent dans le nuage, offrant accessibilité, économies de coûts d’infrastructure et des mises à jour automatiques.

1. Les systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM)

Les ECM sont des plateformes intégrées conçues pour gérer l'ensemble des documents et contenus numériques d'une organisation. Ils offrent une gamme complète de fonctionnalités, incluant la capture, la gestion, le stockage, la préservation et la distribution des documents. Les ECM permettent également de définir des politiques de gestion des informations et de garantir leur conformité aux réglementations en vigueur.

Fonctionnalités des ECM :

• Gestion de contenu multiformat.
• Numérisation et importation de documents physiques et numériques.
• Automatisation des flux de travail pour optimiser la gestion des documents et des informations.
• Gestion des métadonnées pour faciliter l'organisation et la recherche de documents.
• Archivage et préservation des documents avec des politiques de conservation définies.
• Respect des réglementations et des normes de sécurité, avec des contrôles d'accès et un suivi des modifications.
• Recherche avancée pour faciliter la recherche et la récupération des documents.
• Intégration avec d'autres systèmes d'entreprise tels que les ERP, les CRM et les applications de gestion des ressources humaines.

Quelques ECM populaires :

• SharePoint : une plateforme polyvalente de Microsoft, largement utilisé pour son intégration avec les autres produits Microsoft et ses possibilités de personnalisation.
• OpenText : offre une suite complète pour la gestion de l'information, incluant la capture de documents, la gestion des contenus et l'archivage.

2. Les logiciels de gestion de documents (DMS)

Les DMS permettent de structurer les informations pour faciliter l'accès et la gestion des documents tout au long de leur cycle de vie.

Fonctionnalités des DMS :

• Facile d’utilisation.
• Visualisation des documents sans avoir à les télécharger.
• Numérisation de masse et téléchargement.
• Reconnaissance optique des caractères (OCR) pour produire des métadonnées automatiquement.
• Contrôle des versions.
• Centralisation des documents pour un accès facile.
• Connectivité avec des applications externes (comme Outlook et OneDrive).
• Gestion des accès.

DMS courants :

• M-File : complète et conviviale, avec des fonctions qui facilitent la catégorisation des documents, la numérisation des documents physiques et l'automatisation des processus.
• Zoho Docs : permet de sauvegarder et de gérer tous vos fichiers dans le nuage, tout en offrant des fonctions de collaboration efficaces.
• Digital Drawer : Idéal pour l’importation de fichiers et de dossiers, permet également de stocker les fichiers sur place pour un degré de sécurité supplémentaire.
• Efile Cabinet : très bon pour la recherche dans les documents.
• Document Locator : le meilleur pour créer des flux de travail efficaces.
• Google Drive : offre une intégration transparente avec les autres outils Google Workspace.
• Dropbox Business : offre des outils de collaboration et de gestion des fichiers robustes pour les équipes, depuis n’importe quel appareil.

3. Outils de flux de travail et d'automatisation

Ils permettent d'automatiser les tâches répétitives, de définir des flux de travail complexes et de garantir que les documents passent par les étapes appropriées du processus de gestion.

Quel est le rôle des outils de flux de travail dans la GED

4. Automatisation des tâches manuelles répétitives.
5. Visibilité sur l'état des documents et des processus, permettant une gestion proactive.
6. Assurance que les processus suivent les politiques internes et les réglementations externes (conformité).

Exemples d'outils d'automatisation :

• Kofax : facilite la transformation numérique des processus métier.
• Nintex : permet de concevoir, exécuter et optimiser des processus de travail automatisés.

Conclusion

En offrant des avantages significatifs tels que le gain de temps et d'efficacité, la réduction des coûts, l'amélioration de la sécurité et de la conformité, ainsi que la facilitation de la collaboration et de la gestion de l'espace, la GED transforme les opérations quotidiennes des entreprises et améliore leur productivité.

Les principaux outils de GED disponibles, notamment les systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM), les logiciels de gestion de documents (DMS) et les outils de flux et d'automatisation, apportent chacun des solutions adaptées aux différents besoins des organisations. Les ECM, avec leurs fonctionnalités complètes de gestion de contenu, de conformité et d'intégration, et les DMS, avec leur focus sur la gestion des documents numériques et la facilité d'utilisation, offrent des options variées pour répondre aux exigences spécifiques de chaque entreprise. Les outils de flux et d'automatisation viennent compléter cette panoplie en optimisant les processus et en assurant une gestion proactive des documents.

Avec l'essor des solutions infonuagiques, ces outils deviennent encore plus accessibles et flexibles. L'avenir de la GED semble prometteur alors que nous évoluons dans un environnement de plus en plus numérique. Les entreprises doivent continuer à investir dans ces technologies pour rester compétitives et garantir une gestion efficace et sécurisée de leurs informations numériques. La GED n'est plus une option, mais bien une nécessité.

Pour aller plus loin :