Rôle et responsabilités des adjointes administratives
Voici quelques aspects de leur rôle actuel :
Gestion de l'information et des communications : filtrer les appels et les courriels, rédiger et relire des documents, des rapports et des présentations.
Coordination et gestion des agendas : organiser et planifier les réunions, les déplacements et les événements pour optimiser le temps des gestionnaires.
Support opérationnel et logistique : assurer la gestion des fournitures de bureau et des équipements nécessaires ; coordonner avec les services internes et externes pour garantir le bon déroulement des opérations quotidiennes.
Gestion de projets : participer à la planification et à l'exécution de projets spécifiques ; assister dans la coordination de différentes équipes et départements.
Analyse et préparation de données : préparer des rapports financiers et des présentations basées sur des données complexes ; analyser des informations pour fournir des recommandations aux gestionnaires.
Rôle stratégique : agir comme conseiller·ère stratégique, offrant des idées et des perspectives pour améliorer l'efficacité et la productivité ; participer activement aux réunions de direction et fournir un retour d'information précieux.
De vrais bras droit de leur gestionnaire
Et ce pour plusieurs raisons :
Polyvalence et adaptabilité pour être capables de s'adapter à une variété de tâches et de situations.
Compétences techniques et maîtrise des outils et des logiciels leur permettant de gérer efficacement les opérations quotidiennes.
Discrétion et confiance car ils ou elles ont accès à des informations sensibles.
Initiative et proactivité pour anticiper les besoins de leur gestionnaire et résoudre les problèmes avant qu'ils ne surgissent.
Compétences en communication pour coordonner avec les différentes parties prenantes et assurer une transmission claire des informations.
Des habiletés qu’ils et elles doivent s’assurer de maintenir à jour, voire de les développer.
Les habiletés à développer pour devenir encore meilleur·es ?
Maîtrise technique des logiciels bureautiques avancés, notamment les suites de productivité basées dans le nuage, les plateformes de collaboration et les outils de gestion de projet.
Gestion du temps pour savoir prioriser les tâches et maintenir des systèmes de classement efficaces afin d'optimiser les flux de travail et d'améliorer la productivité.
Intelligence émotionnelle afin de gérer les relations et comprendre les dynamiques interpersonnelles pour naviguer dans un environnement de travail diversifié qui doit rester harmonieux et productif.
Littératie financière afin d’avoir une compréhension de base des principes financiers et de budgétisation pour assurer la gestion des rapports de dépenses et la préparation des budgets.
Et c’est sans compter sur les enjeux futurs
Automatisation et Intelligence Artificielle (IA). Avec l'automatisation des tâches routinières, il sera possible de se concentrer sur des contributions plus stratégiques et créatives. Travailler en collaboration avec des outils d'IA pour optimiser les processus deviendra de plus en plus courant. Un peu comme avec l’avènement de la bureautique dans les années 90.
Hybridation du travail. La gestion de la collaboration virtuelle et l'organisation d'événements à distance seront des compétences de plus en plus demandées. Les adjoint·es devront faciliter les interactions et maintenir la cohésion de l'équipe dans un cadre de travail hybride, ce qui n’est pas une mince affaire.
Sécurité des données. Avec l'accent croissant sur la confidentialité et la sécurité des données, les adjoint·es devront être bien informé·es des réglementations comme la loi 25 et s'assurer que les informations sensibles sont gérées en toute sécurité. Au-delà d’une certaine connaissance des règlementations et conformités, elles devront être sensibles à toutes les nouvelles tentatives d’intrusion par ingénierie sociale avec l’avènement des Deep fake.
Conclusion
Les adjoint·es jouent un rôle central dans le soutien des gestionnaires, et contribuent de manière significative à la réussite et à l'efficacité de l'organisation. Pour rester pertinent·es et efficaces, les adjoint·es administratives doivent non seulement continuer à développer leurs compétences techniques et interpersonnelles, mais aussi anticiper et s'adapter aux évolutions technologiques et aux nouvelles dynamiques de travail. En faisant preuve de flexibilité et en adoptant une approche proactive, ils ou elles peuvent continuer à être des piliers essentiels au sein de leurs organisations, prêt·es à relever les défis de demain. Qui sait de quoi ils seront faits...
Pour aller plus loin :
Adjoint administratif : performer dans son rôle
