Cette formation vous montrera comment bâtir une structure documentaire simple et performante, la mettre en place, et la maintenir.
Grâce à une structure efficace, la collaboration entre tous sera nettement améliorée et la sécurité de vos documents sera renforcée.
Objectif
À la fin de cette formation vous serez en mesure d'agir pour :
- Décider d’une stratégie d’implantation
- Établir un plan de classification conforme aux processus de l’organisation
- Élaborer des règles de gestion documentaire efficaces
- Implanter une méthode commune et reconnue de gestion de vos documents électroniques et papier pour tout - retrouver rapidement
- Uniformiser le classement des documents, la gestion des versions et leur conservation
- Organiser le classement et la mise en valeur des courriels pour tous
- Doter les individus et vos équipes de bonnes pratiques de gestion documentaire
- Améliorer le travail collaboratif entre les employés
- Augmenter substantiellement l’efficacité de tous les membres de votre organisation
Est-ce pour vous ?
Aux adjointes administratives, techniciens, personnel de bureau, gestionnaires, administrateurs, chefs d’équipes et toutes les personnes qui initieront, superviseront ou exécuteront la démarche d’amélioration.
Préalables
Aucun
Contenu
- Introduction et objectifs
- Principes des 5S
- Phase préparatoire : quels sont les besoins ?
- Quelle sera la portée des améliorations ?
- Établissement des balises (coût, durée, etc.)
- Préparation du dossier pour la direction
- Importance de faire participer le personnel et la direction
Voir plus +/-
- Importance de l’information dans une entreprise
- L’avancement des technologies et la gestion documentaire
- Besoins les plus courants
- Notions générales en gestion documentaire
- 5 grandes qualités d’un système de gestion documentaire performant
- Caractéristiques d’un document
- Comment concevoir un plan de classification efficace
- En quoi la classification électronique est-elle différente ?
- Une méthode de classification qui respecte le fonctionnement du cerveau
- Plan de classification orienté sur les processus internes
- Modèle de plan de classification pour faciliter la réflexion
- Comment nommer un document
- Comment gérer les versions
- Importance d’inclure la gestion des courriels à la démarche
- Gestion et classement avancés des courriels
- Comment élaborer un calendrier de conservation électronique ou sur papier
- Nécessité d’élaborer un protocole et des instructions de travail pour la gestion des documents dans les entreprises
- Comment élaborer un protocole et des instructions de travail
- Comment implanter les changements et les maintenir
💡 Informations utiles
Formation 100% à distance. Accessible en tout temps de n’importe où pendant un an. Si vous avez des questions concernant l'inscription, la langue d’enseignement ou les modalités d’annulation, consultez notre FAQ .
Formateurs
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Toutes nos formations peuvent être offertes en entreprise et personnalisées selon vos besoins. Pour plus d'information, nous vous invitons à communiquer avec nous ou à remplir une demande de soumission en ligne.
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