Cette formation vous montrera comment bâtir une structure documentaire simple et performante, la mettre en place, et la maintenir.
Grâce à une structure efficace, la collaboration entre tous sera nettement améliorée et la sécurité de vos documents sera renforcée.
Durée
4,0 heures
Tarif régulier
220 $
Objectifs de la formation
À LA FIN DE CETTE FORMATION VOUS SEREZ EN MESURE D’AGIR POUR : - Décider d’une stratégie d’implantation - Établir un plan de classification conforme aux processus de l’organisation - Élaborer des règles de gestion documentaire efficaces - Implanter une méthode commune et reconnue de gestion de vos documents électroniques et papier pour tout - retrouver rapidement - Uniformiser le classement des documents, la gestion des versions et leur conservation - Organiser le classement et la mise en valeur des courriels pour tous - Doter les individus et vos équipes de bonnes pratiques de gestion documentaire - Améliorer le travail collaboratif entre les employés - Augmenter substantiellement l’efficacité de tous les membres de votre organisationClientèle visée
Aux adjointes administratives, techniciens, personnel de bureau, gestionnaires, administrateurs, chefs d’équipes et toutes les personnes qui initieront, superviseront ou exécuteront la démarche d’amélioration.Préalables
AucunFormateurs
Information à venir
Architecture de la formation
- Introduction et objectifs
- Principes des 5S
- Phase préparatoire : quels sont les besoins ?
- Quelle sera la portée des améliorations ?
- Établissement des balises (coût, durée, etc.)
- Préparation du dossier pour la direction
- Importance de faire participer le personnel et la direction
- Importance de l’information dans une entreprise
- L’avancement des technologies et la gestion documentaire
- Besoins les plus courants
- Notions générales en gestion documentaire
- 5 grandes qualités d’un système de gestion documentaire performant
- Caractéristiques d’un document
- Comment concevoir un plan de classification efficace
- En quoi la classification électronique est-elle différente ?
- Une méthode de classification qui respecte le fonctionnement du cerveau
- Plan de classification orienté sur les processus internes
- Modèle de plan de classification pour faciliter la réflexion
- Comment nommer un document
- Comment gérer les versions
- Importance d’inclure la gestion des courriels à la démarche
- Gestion et classement avancés des courriels
- Comment élaborer un calendrier de conservation électronique ou sur papier
- Nécessité d’élaborer un protocole et des instructions de travail pour la gestion des documents dans les entreprises
- Comment élaborer un protocole et des instructions de travail
- Comment implanter les changements et les maintenir
- Principes des 5S
- Phase préparatoire : quels sont les besoins ?
- Quelle sera la portée des améliorations ?
- Établissement des balises (coût, durée, etc.)
- Préparation du dossier pour la direction
- Importance de faire participer le personnel et la direction
- Importance de l’information dans une entreprise
- L’avancement des technologies et la gestion documentaire
- Besoins les plus courants
- Notions générales en gestion documentaire
- 5 grandes qualités d’un système de gestion documentaire performant
- Caractéristiques d’un document
- Comment concevoir un plan de classification efficace
- En quoi la classification électronique est-elle différente ?
- Une méthode de classification qui respecte le fonctionnement du cerveau
- Plan de classification orienté sur les processus internes
- Modèle de plan de classification pour faciliter la réflexion
- Comment nommer un document
- Comment gérer les versions
- Importance d’inclure la gestion des courriels à la démarche
- Gestion et classement avancés des courriels
- Comment élaborer un calendrier de conservation électronique ou sur papier
- Nécessité d’élaborer un protocole et des instructions de travail pour la gestion des documents dans les entreprises
- Comment élaborer un protocole et des instructions de travail
- Comment implanter les changements et les maintenir
Détails pédagogiques
Méthode pédagogique
Formation en ligne, autonome, accessible en TOUT TEMPS. Cette formation est composée de modules interactifs, de tests d’autoévaluation, de quizz, de plans d’actions et de fiches synthèses.
Formation en entreprise
Toutes nos formations peuvent être offertes en entreprise et personnalisées selon vos besoins. Pour plus d'information, nous vous invitons à communiquer avec nous ou à remplir une demande de soumission en ligne.
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4,0 heures
Tarif régulier
220 $
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