Peut-on gérer son temps?

Un plan ce n’est pas tout, mais c’est mieux que rien

Gérer son temps ou soi-même passe souvent par de la planification. Une planification qu’il ne faut pas s’attendre à respecter à la lettre ! C’est normal, dans une journée les interruptions et autres urgences ne manqueront pas de venir perturber le déroulement idéal que vous aviez prévu.

Cela n’enlève rien à la nécessité d’un plan :

• Planifier permet de s’adapter aux changements
• Planifier aide à mesurer les écarts et de mieux réagir qu’en l’absence d’un plan
• Planifier évite de subir le plan de quelqu’un d’autre

Cinq pièges à éviter pour ne pas se faire déborder

Nos habitudes ont logiquement évolué avec les avancées techniques. Beaucoup de choses se font plus vite et plus facilement. Derrière ces avantages peuvent se cacher des pièges dont il faut être conscient pour les éviter.

1. Vouloir tout maintenant.Nous avons développé le mauvais réflexe de penser que lorsque qu’une demande nous est faite, notre interlocuteur veut que ce soit traité dans la foulée. Ce n’est pas le cas s’il n’y a pas de délai précisé pour répondre, nous ne devons pas supposer mais valider “pour quand en as-tu besoin ?”. C’est d’autant plus important que votre temps à de la valeur : vous avez vos propres livrables. “Tout maintenant” est une bonne recette pour développer de l’anxiété et de l’épuisement professionnel.
2. Abandonner après une première tentative.Persévérer demande du temps et de l’engagement : il est nécessaire de s’accrocher pour y parvenir. Qui plus est, en changeant vos habitudes, vous allez forcément créer de la friction chez vos collaborateurs qui s’étaient habitués à fonctionner différemment avec vous. Faites des essais pour trouver la bonne formule.
3. Ne pas prendre le temps d’écouter.Ou plutôt écouter trop distraitement et donc mal comprendre la demande. Écouter activement permet de mieux comprendre et de lire le non verbal, parfois tout aussi significatif (ce qui peut être plus délicat en virtuel).
4. Faire du multitâche.Le multitâche n’existe pas (quel que soit votre sexe), au mieux on passe rapidement d’une tâche à une autre. C’est un neuromythe qui à la vie dure. Le multitâche génère de la déperdition d’informations et une baisse de l’efficacité. Nous sommes meilleurs quand nous nous concentrons sur une seule chose à la fois.
5. Mal évaluer le temps nécessaire à une tâche.Trop souvent nous sous-estimons la durée nécessaire au bon accomplissement d’une tâche. Il est donc préférable de prévoir plus de temps pour une tâche que l’inverse, car vous trouverez toujours quelque chose d’autre à faire si, finalement, vous prenez moins de temps que prévu.

Quelles sont les différentes approches de gestion du temps

Certains n’ont pas d’agenda et se reposent sur ce qu’ils ont en tête et revendiquent une certaine liberté. Ce qui est un leurre : la liberté c’est justement de pouvoir choisir nos engagements et non l’absence de ceux-ci (car au final on risque bien souvent de se retrouver dans les engagements des autres, comme évoqué précédemment).

D’autres se reposent sur une liste de tâche. Son défaut repose sur une absence de priorisation qui nécessite d’intégrer de l’importance et une durée.

La grande majorité des gens utilise une gestion traditionnelle, à l’aide d’un agenda qui sert d’outil à court terme. La plupart du temps il n’est pas utilisé au-delà de quelques semaines (voire de quelques jours) et il se remplit au fur et à mesure. Ce qui génère quand même du stress, de l’anxiété, un sentiment d’urgence et de la frustration avec l’impression de ne pas avoir fait tout ce que l’on devait faire.

Quelle alternative est possible pour mieux gérer son temps ?

Comment gérer le temps pour éviter les inconvénients évoqués plus haut ? Avec la gestion planifiée.

Elle s’articule autour de trois grands principes :

1. Déterminer vos rôles (là où vous devez consacrer du temps, ils doivent donc être limités et précis)
2. Définir les buts ultimes de chaque rôle
3. Planifier
   1. Planifiez l’année
   2. Planifiez le mois
   3. Organisez la semaine
   4. Ajustez la journée

Ces principes s’illustrent facilement visuellement :

Le mind mapping (carte mentale) peut -être un outil pour aider à planifier l’année et les buts ultimes visés pour tout ce que vous souhaitez accomplir ou ce que vous devez livrer.
Une fois l’année planifiée, vous pouvez y aller de façon plus granulaire au fur et à mesure, selon la même logique (roches->gravier->sable).
Sachant qu’il y aura de toute façon des imprévus au quotidien… que vous pourrez gérer plus facilement.

Comment évaluer les priorités ?

Trop souvent c’est l’urgence qui prime au détriment de l’importance.
L’urgence n’est qu’une question de temps (un document doit être remis dans 2 heures ou dans 2 jours).
L’importance d’une tâche est déterminée par sa contribution à l’atteinte de nos objectifs.

La matrice d’Eisenhower en est la représentation la plus connue.

L’objectif est donc de rester en contrôle et de faire preuve de leadership en s’assurant de passer plus de temps dans le cadran 2, Important mais pas urgent. Ce qui va, de fait, diminuer le temps passé dans le cadran 1 (Urgent et Important), générateur de stress.

On peut aussi oublier le cadran Perte dans lequel il n’y a rien à prendre ni faire.

Reste le cadran 3, dont le temps qu’on y passe pourrait profiter au cadran 2, car ce qui est Urgent mais pas important est souvent un grugeur de temps : courriels, réunions, appels, interruptions diverses, etc.

Autant d’éléments qu’il est possible d’organiser pour ne pas les subir (planifier la consultation des courriels, désactiver les notifications, organiser les réunions pour qu’elles soient réellement productives -ordre du jour, durée respectée, etc.- ne pas répondre instantanément aux demandes impromptues…).

En conclusion

Le temps est précieux, vous pouvez en profiter en créant des bonnes habitudes et en faisant preuve de persévérance dans sa gestion.

Pour aller plus loin nous vous proposons cette formation :