Vous avez probablement remarqué qu’il y a plusieurs endroits dans Teams où vous pouvez converser avec vos collègues : l’onglet « Conversation » qui se trouve dans le menu de gauche sous l’icône de bulle, et les « Publications » qui sont dans les onglets des différents canaux des équipes Teams.
Mais quelles sont les différences entre les publications et les conversations Teams ? Chaque onglet de la plateforme a un objectif bien précis et s’utilise différemment selon le contexte. Nous allons les découvrir et voir les différentes utilités de chacun.
Les contextes d’utilisation
Les publications et les conversations Teams sont utilisées dans des contextes différents et selon la personne à qui nous désirons parler. L’objectif lors de la communication est donc différent.
Pourquoi utiliser Teams ?
“Les courriels fonctionnent très bien, alors pourquoi devrait-on utiliser Teams ?”. C’est une bonne question à se poser effectivement !
Les publications, les discussions Teams ou les courriels ont chacun leur utilité. Les courriels sont parfaits pour communiquer des actions à prendre, pour échanger sur des sujets qui ne sont pas associés à des équipes Teams ou qui ont une valeur historique et qui sont donc essentiels à conserver.
Teams, quant à lui, propose autre chose de complémentaire.
Dans les conversations Teams, on peut s’attendre à un délai de réponse plus court grâce à l’instantanéité de cet outil, mais il est également possible de voir si notre interlocuteur est disponible grâce à son statut. Nous pouvons voir également si un message a été lu et donc ne pas relancer immédiatement le destinataire de notre message.
Les publications, quant à elles, permettent de regrouper les échanges ainsi que des fichiers en fonction des projets, et donc, de créer des thématiques pour avoir des communications sur un sujet précis.
Nous pouvons également contrôler les interruptions et les notifications afin de limiter les distractions.
Bref, les courriels ont leur propre utilisation et leurs propres avantages, mais pour certaines occasions, il est peut-être préférable d’utiliser les fonctionnalités de Teams, comme la création d’équipes Teams.
Les types d’équipes Teams
L’objectif, lorsque vous créez une équipe, est de réserver un espace de collaboration où se font les échanges d’informations et où il est possible de travailler en commun. Cela peut être sur des fichiers qui évolueront vers des versions finales et qui seront éventuellement déplacés dans des espaces de publication.
Lorsque nous créons des équipes pour les projets, qu’ils soient internes ou avec des collaborateurs externes, ou des équipes pour les départements où l’on retrouve des canaux pour séparer les thématiques, on établit une structure qui permet de mieux se retrouver.
D’autres outils de Microsoft, comme les sites SharePoint, peuvent être préférables dans les plus gros projets où il y a beaucoup de membres et où la diffusion de l’information et l’accès aux documents doivent être contrôlés.
En créant une équipe, par exemple, en fonction des départements, vous pouvez avoir différents canaux selon les sujets et les thématiques.
Par exemple, vous faites une équipe “RH” et vous pouvez alors créer différents canaux pour la formation, les embauches, etc.
Vous avez donc possiblement une grande équipe, mais avec des discussions séparées. Vous retrouverez donc tous les fichiers d’un département en particulier au même endroit, mais organisés en sous-dossiers selon les canaux, et donc, les thèmes et sujets. La gestion se fait plus simplement et retrouver les documents est plus facile.
Bien entendu, vous pouvez également parler à quelqu’un en 1 à 1 dans le but de ne pas déranger les autres sur un sujet qui ne les concerne ou ne les intéresse simplement pas.
Voyons maintenant les différentes fonctionnalités.
Les fonctionnalités des publications et conversations Teams
Selon le sujet et la ou les personnes à qui vous désirez parler, utiliser le bon endroit pour écrire son message est important afin que celui-ci soit bien compris. Nous vous expliquons ici les principales fonctionnalités.
En fonction de vos attentes, il est utile de choisir le bon outil : l’onglet Publications ou l’onglet Conversation. Écrire votre message au bon endroit permet de rendre la compréhension de celui-ci plus facile. Nous vous présentons les principales fonctionnalités de chacun.
Notifications Teams et gestion
Vous êtes dans un “flow de production”, inspiré et votre travail est fluide. Jusqu’à ce qu’un BIP, puis un autre, et encore un autre, viennent perturber votre concentration.
C’était votre hantise lorsque l’on vous a parlé des messages instantanés et des conversations Teams : ne pas pouvoir rester concentré sur votre travail.
On vous comprend ! On souhaite tous limiter le multitâche afin d’être le plus performant possible.
Toutefois, prenez en compte que vous n’avez des notifications à chaque message que lorsque les conversations sont utilisées.
Lorsqu’il s’agit des publications, vous recevez un petit pop-up en bas à droite de votre écran lorsque vous êtes mentionné. On compte donc sur la bonne utilisation des mentions de la part de vos collègues.
Mais que ce soit pour les publications ou conversations Teams, il vous est possible de :
- désactiver le son des notifications Teams,
- choisir pour quelle activité vous désirez les recevoir : chat, réunions, autres, etc.,
- désactiver complètement les notifications Teams,
- modifier les notifications reçues : publications, réponses, mentions, aucune, etc.
Vous pouvez également personnaliser les notifications comme bon vous semble. N’hésitez pas à visiter la page de support de Microsoft qui vous expliquera comment gérer les notifications dans Teams au niveau technique.
En définitive, il ne faut pas avoir peur de vous faire déranger lors de votre travail. Vous contrôlez vous-même les notifications et pouvez régler les activités sur lesquelles vous souhaitez être informé.
Instantanéité avec Teams
Votre message est-il destiné à une ou plusieurs personnes ? Est-ce que cela nécessite une réponse rapide ou est-ce une information qui pourrait être utile à plusieurs personnes dans un projet ?
Selon votre réponse, il sera plus justifié d’utiliser l’un ou l’autre des outils de Teams.
En effet, il est plus à même d’utiliser les conversations pour discuter de manière synchrone, comme si nous parlions à la personne en face de nous.
Cela permet d’avoir :
- un échange et une réponse rapides,
- la possibilité d’adresser une urgence à la personne concernée,
- une conversation privée et destinée à une seule personne.
Quant aux publications, ces dernières permettent de regrouper des questions et leurs réponses au même endroit, ou les commentaires dans une même conversation. C’est aussi un bon moyen de partager des idées au sein d’un groupe sans que vos collègues soient interrompus à tout va par le flux de notifications.
Avant d’envoyer un message instantané, peut-être pourriez-vous vous demander si votre message peut bénéficier à un grand nombre de personnes ou seulement à une seule afin de savoir s’il est bon d’utiliser la conversation directe, les publications ou même le courriel.
Il ne faut pas l’oublier : une communication saine et efficace avec ses collègues vous permettra d’améliorer votre quotidien (et celui des autres !).
Message privé ou de groupe ?
Lorsque l’on parle de conversations, il est plus commun de penser à une conversation en 1 à 1.
Étant donné le côté direct et instantané, le message privé sera plus associé à la discussion dans l’onglet Conversation de Teams. Cela dit, il est toujours possible de faire des conversations avec plusieurs personnes, mais attention à ce que toutes les personnes soient intéressées et concernées par ce qui se dit.
Les publications étant disponibles uniquement avec les équipes (groupes de personnes) : nous pouvons communiquer un message à un grand nombre de personnes, mais surtout, aux équipes concernées.
Organisation des canaux dans les publications Teams
Lorsque vous utilisez les publications, elles se retrouvent dans les canaux des différentes équipes. Ils permettent d’offrir un lieu de partage selon les différentes thématiques d’une équipe Teams, d’un projet ou d’un département de l’entreprise.
Un canal correspond alors à un sujet, mais sachez qu’il y en a toujours au moins un qui se nomme “Général” et qui est un espace dédié à toutes sortes d’informations. Il est possible de créer des canaux selon les tâches à effectuer ou les projets par exemple. Libre à vous d’imaginer votre structure !
Comme pour les notifications, vous pouvez gérer les canaux comme bon vous semble.
Qu’il s’agisse de masquer une équipe ou des canaux, vous désabonner d’un canal qui ne vous intéresse ou ne vous concerne pas, c’est tout à fait possible, et même recommandé afin de ne pas perturber votre bon travail.
Bien que vous puissiez vous désabonner ou masquer des canaux pour ne pas recevoir les notifications des publications, il est conseillé de prendre l’habitude d’aller consulter régulièrement celles-ci. Cela peut être 10 minutes avant la pause du midi ou bien avant de partir le soir, mais jeter un coup d’œil à un moment donné dans la journée est une bonne idée. Cela vous donnera l’occasion de vous tenir à jour sur les différentes informations qui peuvent être passées à travers les publications.
Les essentiels des publications et conversations Teams
Nous en avons beaucoup dit, c’est vrai, et nous espérons que nos informations sont bien comprises et claires sur l’utilisation des publications et des conversations Teams.
Cela peut prendre un certain temps avant de s’habituer à utiliser le bon outil, mais vous verrez rapidement votre efficacité et votre communication augmenter.
Vous pouvez voir une capsule vidéo qui présente les grandes lignes de cet article : Les différences entre les publications et les conversations Teams et comment les utiliser efficacement, les avantages de chacun, le contrôle des notifications et les paramètres de l’outil. Voici un récapitulatif qui vous servira un peu d’aide-mémoire :
Les essentiels sur les publications Teams
Les publications Teams servent principalement à partager de l’information de façon organisée et sur un même sujet que l’on pourra aller chercher facilement. Cet onglet permet aussi de partager et conserver les fichiers importants et d’y revenir en tout temps.
Avec la possibilité de créer des équipes, vous pouvez élaborer une structure avec différents canaux afin de rendre l’organisation plus simple pour les différents départements, projets, etc.
Enfin, les fonctionnalités de masquer ou de vous désabonner d’un canal sont intéressantes pour ne pas recevoir toutes sortes de notifications indésirables.
Les essentiels sur les conversations Teams
Les conversations Teams permettent d’avoir des discussions directes et de connaître la disponibilité de la personne à qui nous souhaitons parler.
Vous pouvez ajuster votre statut afin que vos collègues sachent lorsque c’est possible ou non de discuter avec vous.
Toujours concernant le statut, vous pouvez vous faire aviser lorsqu’une personne devient disponible.
Une fonctionnalité intéressante, mais à utiliser avec parcimonie : ajuster le niveau d’importance de vos messages et faire en sorte que les notifications que le destinataire reçoit soient intensifiées. Attention à ne pas en abuser afin de respecter la quiétude de vos collègues !
Bien que les discussions de groupe soient disponibles, nous vous conseillons de surveiller tout de même si le sujet est intéressant pour tous les membres de la conversation, sinon, privilégiez les conversations en 1 à 1.
Finalement, publication ou conversation Teams ?
Tout dépend de votre besoin !
Pour des discussions qui n’intéressent qu’une seule personne, privées ou directes, les conversations sont la meilleure solution afin de ne pas perturber vos autres collègues.
En revanche, si vous souhaitez partager de l’information importante, facile à retrouver et à organiser, les publications et les différents canaux sont un bon moyen de partager votre nouvelle directement à une équipe complète.
Il est important de se rappeler que les publications ou les conversations Teams ne sont qu’un complément au courriel. Par exemple, si vous souhaitez demander une action bien précise, il est préférable de le faire avec un courrier électronique.
Il est important de privilégier l’utilisation du bon outil de communication pour chaque message envoyé. Cela permettra de faire économiser temps et énergie à vos collègues, en plus d’améliorer votre communication et l’efficacité de chacun !
Si une communication, un message ou une information demande une action à celui qui la reçoit, il est préférable de l’envoyer par courriel afin de faciliter le traçage et la recherche lors d’une utilisation ultérieure.
Alors, votre prochaine communication sera une conversation ou une publication ?
Pour aller plus loin, nous vous proposons cette formation :