Le livre « Getting things done », vous connaissez? Cet ouvrage rédigé par le consultant américain David Allen a fait énormément de bruit au cours des dernières années. L’un des postulats avancés par l’auteur est que nous devrions régler dans l’instant toutes nouvelles demandes qui nous arrivent et qui nécessitent moins de 5 minutes à réaliser. Ainsi, selon lui, vous serez débarrassé rapidement de toutes ces petites actions qui vous encombrent et profiterez d’un accroissement de votre productivité ! Cette stratégie est de moins en moins vraie selon l’opinion de plusieurs chercheurs… et ne l’a jamais vraiment été, à mon avis!
Dois-je vraiment commencer par effectuer les tâches courtes pour améliorer ma productivité?
Au début des années 2000, à l’époque où ce livre a été rédigé, les séquences de travail étaient approximativement de 30 à 45 minutes. On définit ici une séquence de travail comme la période moyenne entre chacune des interruptions qu’un individu subissait au cours d’une journée. Pendant laquelle, donc, un individu pouvait consacrer toute son énergie et sa concentration à une tâche ou une activité précise.
Aujourd’hui, vous en conviendrez avec moi, les séquences de travail, sans interruption, ne dépassent généralement pas les 5 à 8 minutes en moyenne. En d’autres termes, nous sommes constamment dérangés! Le journal américain The New Yorker allait aussi en ce sens dans son article daté de novembre 2020 « The rise and fall of getting things done: The art of stress-free productivity », où il est avancé que chaque dérangement (courriel, appel, texto, etc.) génère bien souvent une nouvelle tâche que nous n’avions initialement pas prévue à l’horaire.
Sachant cela, imaginez si nous devions faire sur le champ tout ce qui prend moins de 5 minutes à réaliser… nous n’aurions jamais l’impression d’avancer quoi que ce soit. Cette réflexion est renforcée par l’existence de la mémoire à court terme, également appelée cycle préactif, qui dure environ 30 secondes.
Ainsi, par peur d’oublier une tâche spécifique, on a tendance à la réaliser dans l’instant. Cette nouvelle tâche devient donc notre « nouvelle priorité » alors qu’elle n’était pas dans notre planification quotidienne initiale. Encore une fois, suivre la méthode de David Allen et réaliser toutes les tâches brèves par crainte de les oublier peut devenir particulièrement néfaste, car elles parasitent nos livrables prévus.
On reçoit constamment des notifications de courriels qui entrent à une vitesse folle, les messages instantanés sur les médias sociaux, les plateformes d’échanges telles Slack, Teams ou la sonnerie du téléphone de votre bureau. Plus que jamais, la clé se trouve dans la bonne planification de nos tâches.
Existe-t-il des trucs simples et efficaces pour vraiment améliorer notre productivité ?
Avec ces remises en question, comment faire pour s’y retrouver facilement et améliorer réellement votre productivité, à l’aide de quelques trucs simples?
Au cours des dernières années en tant que formateur, j’ai entendu plusieurs mythes sur la productivité et la gestion du temps. Par exemple, « je me retrouve dans mon désordre », dit celui dont le bureau est à peine reconnaissable tellement les documents s’y empilent. Vrai ou faux? En vérité, cet individu n’est pas particulièrement organisé, mais il a tellement manipulé souvent ses dossiers qu’il sait avec exactitude où chaque dossier se trouve.
En bref, il sait effectivement se retrouver dans son désordre… car il les a tellement souvent manipulés qu’il s’en est fait une belle carte mentale! C’est la même chose pour les courriels : s’ils sont mal gérés, ils peuvent être lus ou partiellement lus jusqu’à 6 fois avant d’être traités ou répondus. Incroyable, n’est-ce pas? Nous avons tendance à vouloir régler toutes les tâches qui se règlent en peu de temps et, soudain, les courriels contenus dans notre boîte de réception continuent de s’empiler.
Je le mentionnais plus tôt, on vit dans un monde qui nous force à devenir des « pieuvres » où l’on peut se perdre dans le multitâches perpétuel. Le multitâches est, à mon avis, un mythe et un piège. En plus d’être une approche beaucoup moins efficace, elle génère beaucoup de stress.
Travail continu ou petites séquences de travail?
Le chercheur et physicien américain Chester Floyd Carlson a mené plusieurs études quant à la productivité d’un individu qui, essentiellement, sont à l’opposé de la réflexion d’Allen. En effet, la « Loi de Carlson » évoque notamment qu’une séquence de travail en continu nécessitera moins de temps et d’énergie à produire que de faire la même tâche en plusieurs séquences de travail.
Un exemple concret? Vous avez à faire la lecture d’un imposant document qui demandera quelques heures de votre temps. Considérant la réflexion de Carlson, je vous recommande de sélectionner un ou des moments précis de votre journée où vous pouvez prendre le temps d’effectuer des activités à plus haut rendement, à l’abri, si possible, des interruptions. Il est recommandé d’identifier un ou des moments précis pour traiter ses courriels et non à chaque fois qu’ils entrent dans la boîte.
Personnellement, je sais que je suis beaucoup plus efficace le matin, c’est donc à ce moment où je réserve mon temps pour les activités à valeur ajoutée. C’est aussi ça, la gestion des priorités… prioriser c’est choisir!
Conclusion
La gestion du temps et l’atteinte d’un niveau intéressant de productivité ne sont pas une mince affaire, comme vous le savez sûrement! Je vous dirais, d’abord et avant tout, de commencer par appliquer ces trucs et astuces qui vous permettront d’être 100 % concentrés sur une tâche qui nécessite votre attention, et ce, sans être dérangé toutes les 5 minutes. Ce sera le début d’une nouvelle ère de productivité, car vous apprendrez à mieux vous connaître et à vous éloigner de ces dérangements au moment où vous êtes à votre plus haut niveau de concentration. Ces petites astuces sont en constante évolution, gardez l’œil ouvert sur de nouvelles techniques et n’hésitez pas à les essayer. Vous serez surpris de constater qu’elles pourront potentiellement changer votre quotidien! Alors, à vous de jouer!
Pour aller plus loin, nous vous conseillons cette formation :
Image by wayhomestudio on Freepik