Soyons honnêtes, la gestion de projet est probablement l’une des professions ayant un niveau d’imprévus le plus élevé. La majorité des activités requises pour mener le projet à terme ne sont pas effectuées par le gestionnaire de projet, mais celui-ci est imputable des résultats du projet. Il ne peut donc pas se permettre de manquer de rigueur dans son contrôle de l’avancement des activités. Dans son quotidien orienté vers le suivi des parties prenantes, le gestionnaire de projet peut très bien tomber dans le piège de perdre de vue ses propres activités et se retrouver hors contrôle relativement à sa gestion des priorités.
Comment faire pour ne pas lever le pied sur le contrôle externe des activités des autres et maintenir le niveau de rigueur requis par la gestion interne de ses propres activités de gestion de projet ? L’approche proposer par cette capsule vous permettra de sortir la tête de l’eau, de vous extirper de la tempête, et d’avoir plein contrôle sur l’ensemble des tâches à accomplir dans vos projets.
Avant d’aller plus loin, il faut faire le point sur une réalité importante au niveau des outils utilisés en gestion de projet : Les outils traditionnels de gestion de projet (exemple : MS Project), ne sont pas des outils de gestion du temps. Il nous permettre de bien planifier nos projets et d’en suivre l’avancement, mais ne sont pas conçus pour bien gérer les tâches et les activités pour vous et les intervenants dans le projet.
La bonne nouvelle, c’est que les informations capturées par ces outils sont idéales pour alimenter les outils de gestion du temps que vous utilisez probablement déjà.
Processus simple pour reprendre le contrôle
Je vous propose le processus suivant en trois étapes simples pour vous assurer de ne rien oublier et d’avoir la bonne priorité pour chaque activité de vos projets.
Étape 1 : Identifier les activités à faire
L’étape d’identification des activités vous permettra d’avoir une vue d’ensemble sur ce qui doit être accompli pour faire du projet un succès. L’une de vos sources les plus fiables pour ce faire est le dernier niveau de votre structure de découpage de projet. Ce dernier niveau devrait vous fournir les données suivantes :
- L’identification de l’activité
- Sa date de début
- Sa date de fin
- Le responsable
Les activités devant être accomplies par le gestionnaire de projet doivent être capturées dans cette liste. Celles-ci sont souvent oubliées dans les découpages de projet. Assurez-vous que vous les avez bien identifiées.
Exemples :
- Réunions de suivis avec l’équipe de projet
- Mise à jour des tableaux de bord
- Suivis individuels avec les parties prenantes
- Présentations aux comités de Direction
- Activités de gestion des risques
- Activités de gestion des changements
- Mise à jour des différents registres et documents de projet
- Et toutes autres tâches relevantes du gestionnaire de projet…
Ces activités sont habituellement capturées dans votre outil de gestion de projet (MS Project).
Assurez-vous de ne rien oublier et de capturer toutes les activités. Parfois, le Gantt (découpage de projet) ne permet pas une identification claire de l’activité à faire. Il faut dans ce cas découper en plus petites segmentations pour avoir le bon niveau de contrôle.
Lorsque vous avez la liste de toutes les activités, incluant les vôtres, vous avez complété la première étape.
Étape 2 : Convertir les activités de projet en tâches et rendez-vous.
La conversion des activités de votre liste est assez simple étant donné que toutes les informations sont disponibles. Vous devez centraliser les activités dans votre outil de gestion du temps (exemple : Outlook) sous forme de tâches ou de réunions.
Pour créer les tâches, utilisez les informations identifiées à l’étape 1 :
Les activités récurrentes (réunions de suivis avec l’équipe, présentation d’avancement, etc.) peuvent être capturées dans le calendrier avec une entrée de type « réunion ».
Pour les parties prenantes qui ont des activités à faire, vous avez deux options :
- Leur communiquer des tâches dans leurs outils de gestion du temps pour toutes les activités sous leur responsabilité
- Vous assurer qu’ils font la première option eux-mêmes.
Cette étape permet de centraliser toutes les activités dans le même outil de gestion du temps pour toutes les parties prenantes du projet (incluant vous-même). L’outil de gestion du temps d’un intervenant dans un projet doit représenter l’ensemble de sa journée et de ses activités à accomplir.
Étape 3 : Gérer les activités selon vos priorités.
Maintenant que vous avez centralisé vos activités dans votre outil de gestion du temps, il ne vous reste plus qu’à les prioriser. Pour ce faire, je vous propose l’utilisation de la matrice d’Eisenhower :
Les quatre cadrans de la matrice vous indiquent le niveau de priorité de vos activités à faire :
Cadrant UI (Urgent / Important)
Ce cadrant capture les activités que vous devez compléter de façon urgente, c’est-à-dire en date d’aujourd’hui. Par exemple :
- Date butoir de remise de rapport de projet
- Présentation d’avancement de projet prévue dans la journée (Selon la date dans votre calendrier)
- Rencontre avec l’équipe de projet prévue dans la journée (Selon la date dans votre calendrier)
- Autres activités à valeur ajoutée prévues dans la journée. (Selon la date dans votre calendrier)
Les activités de ce cadrant sont vos priorités numéro 1
Cadrant Ui (Urgent / Moins important)
Ce cadrant capture les activités que vous devez compléter de façon urgente, mais qui ont moins d’importance au niveau des résultats de votre projet. Par exemple :
- Demande d’aide urgente de collègue sur un autre projet
- Autres activités n’ayant de liens avec votre projet, mais que vous avez planifié de compléter dans la journée. (Selon la date dans votre calendrier)
Les activités de ce cadrant sont vos priorités numéro 2
Cadrant uI (Pas-urgent / Important)
Ce cadrant capture les activités que vous devez compléter à une date ultérieure, mais qui ont beaucoup d’importance au niveau des résultats de votre projet. Par exemple :
- Planification de la prochaine phase de votre projet
- Préparation de votre prochaine présentation d’avancement pour le comité directeur dans 2 semaines
- Validation du niveau de mobilisation des membres de l’équipe de projet
- Toutes autres activités futures qui ont une date cible autre qu’aujourd’hui et qui ont un effet direct sur le projet.
Les activités de ce cadrant sont vos priorités numéro 3
Cadrant ui (Pas-urgent / Pas-important)
Ce cadrant capture les activités que vous pouvez compléter à une date ultérieure, et qui ont peu ou pas d’importance au niveau des résultats de votre projet. Par exemple :
- Potinage et rumeurs
- Courrier superflu
- Certains coups de téléphone
- Activités inutiles au projet
- Échappatoires
Les activités de ce cadrant sont vos priorités numéro 4
En maîtrisant ce modèle de priorisation des activités, vous n’avez qu’à mettre en place une activité quotidienne de priorisation. Lors de cette activité, vous devez :
- Le soir avant de partir, ou le matin première chose : Planifier votre journée et établir vos priorités pour la journée. (Selon les 4 quadrants du modèle ci dessus)
- Le soir avant de partir : Faire le tour de vos activités pour mettre à jour l’avancement de chacune d’elles.
Et voilà !
Avec cette simple recette en trois étapes, vous serez en mesure de garder le contrôle sur vos activités en priorisant celles qui ont le plus d’importance dans votre projet, en respectant votre échéancier, et en n’oubliant pas les autres.
Bonne planification !