La gestion de multiples projets est l’un des défis importants en gestion du temps parce qu’il est difficile d’intégrer ces projets aux multiples imprévus et aux nombreuses autres activités quotidiennes. Si vous êtes responsable d’un ou de plusieurs projets, comme c’est souvent le cas pour les gestionnaires, vous devez d’abord en maîtriser les grands principes.
Aujourd’hui, la référence quant aux meilleures pratiques en gestion de projets est le PMI (Project Management Institute). Tous les ans, le PMI met à jour et publie son guide de référence intitulé le « pmbok ». Or, on peut en extraire des principes fondamentaux qui peuvent être très utiles pour piloter n’importe quel projet.
Le PMI structure sa méthodologie en définissant ces 5 groupes de processus en gestion de projet :
- Démarrage
- Planification
- Exécution
- Surveillance et maîtrise (contrôle)
- Clôture
Ces cinq groupes de processus sont souvent représentés à l’aide du schéma suivant :
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Au fur et à mesure que j’énumérerai le ou les facteurs clés de succès pour chacun des processus de gestion de projet, demandez-vous si vous atteignez les critères dans les projets dont vous avez la responsabilité.
- Le processus de démarrage
Au moment du démarrage d’un projet, le degré d’incertitude est élevé. Le responsable du projet doit bien définir et valider les attentes des parties prenantes incluant celles des intervenants du projet. La problématique doit être clairement cernée. On ne doit rien tenir pour acquis. La mission et les bénéfices du projet doivent être clairement établis et connus de tous.
Votre autoévaluation : Sur une échelle de 1 à 10, comment évalueriez-vous votre capacité à bien établir et à faire connaître les missions des projets que vous pilotez ? Les parties prenantes de vos projets peuvent-elles référer à un document simple, généralement appelé une charte de projet, établissant cette mission ?
Selon une étude menée en 1989 par Pinto et Slevin qui a mené à l’identification de 10 facteurs clés dans la réussite d’un projet, la mission du projet — des buts et des objectifs clairs — compte pour au moins 50 % des conditions de succès.
- Le processus de planification
Pour simplifier, le processus de planification consiste à découper le projet en activités. Cet exercice permet de bien évaluer les efforts requis par chaque activité, d’assigner les ressources, développer l’échéancier et d’établir un budget préliminaire. Les rôles et les responsabilités sont définis, ainsi que les standards de qualité et les outils de mesure. Il s’agit là de diviser pour mieux régner. Cette étape, qui est trop souvent escamotée, permettra de contrôler et d’exécuter le projet efficacement, avec le moins d’efforts possible.
Maintenant, quel niveau de détail doit-on atteindre lorsque l’on découpe un projet ? Ni trop ni trop peu, mais juste assez. Pour vous aider à atteindre cet équilibre, voici quelques questions auxquelles vous devriez répondre lorsque vous découpez un projet :
- Faut-il d’autres livrables (des sous-livrables) pour produire ce livrable ? Si c’est le cas, il faudrait continuer le découpage.
- Suis-je en mesure d’évaluer avec précision les ressources dont j’aurai besoin (argent, personnel, information, équipement, infrastructure, matières premières, outillage, etc.) pour produire ce livrable ?
- Est-ce que je peux évaluer avec précision la durée (entre le début et la fin) et l’effort (le temps de travail) requis pour produire ce livrable ?
- Si je devais confier les travaux à quelqu’un d’autre, est-ce que cette personne saurait quoi faire ?
Pour résumer, chaque activité doit pouvoir être mesurable sur le plan des coûts ainsi que de la durée et de l’effort qu’elle requiert. Par surcroît, il faut pouvoir identifier un responsable unique (ne pas confondre avec la personne qui exécute le travail). Le niveau de détail du découpage doit permettre de piloter et contrôler le projet de façon adéquate.
Le résultat de cet exercice doit être la production d’un échéancier.
Votre autoévaluation : Selon les critères précédents et sur une échelle de 1 à 10, comment évaluez-vous la qualité de la planification des projets que vous ou votre équipe avez à réaliser ?
Si vous estimez votre score insatisfaisant, sachez qu’une heure de planification peut faire économiser jusqu’à dix heures d’exécution. Cela vaut la peine d’y consacrer des efforts.
- Le processus d’exécution et
- Les processus de surveillance et de maîtrise (contrôle)
La phase d’exécution correspond à l’accomplissement du travail qui doit être effectué dans le cadre du projet. La phase de surveillance et de maîtrise consiste à exercer un suivi et à revoir l’avancement et la performance du projet par rapport à ce qui était prévu.
Les principales activités des processus d’exécution, de surveillance et de maîtrise sont les suivantes :
- Mettre en œuvre le travail, gérer l’équipe ;
- Réaliser des audits et des inspections ;
- Communiquer, coordonner ;
- Réaliser les rapports d’avancement, revoir les formulaires, mettre à jour les documents de projet et les tâches ;
- Réviser la stratégie ;
- Mettre à jour les prévisions et prévoir les risques d’écarts ;
- Planifier des actions préventives si des risques d’écarts sont identifiés ;
- Prendre les mesures nécessaires pour respecter les objectifs en durée et en livrables ;
- Effectuer des demandes de modifications si nécessaire ;
- Corriger le projet ;
- Tenir des réunions, informer, gérer les attentes ;
- Négocier ;
- Décider ;
- Gérer les risques, la qualité, le budget, l’échéancier ;
- Gérer le changement.
L’exécution et le contrôle de vos projets seront d’autant plus simples que votre planification aura été bien faite.
En conclusion, voici maintenant ce qui m’apparaît être le chaînon manquant de la gestion de projet. Il s’agit du lien à faire avec la gestion des nombreuses autres tâches qui constituent le lot de votre quotidien.
Une erreur fréquente commise par les individus qui doivent gérer des projets consiste à se servir de leurs outils de gestion de projets comme s’ils étaient des outils de gestion du temps. Dans un tel cas, les écueils seront nombreux :
- Consultation trop fréquente ;
- Planification difficile du court et du moyen terme ;
- Contrôles et suivis difficiles ;
- Éparpillement ;
- Oublis ;
- Surprises de dernière minute ;
- Perte de temps dans la prise de décisions ;
- Difficulté à prioriser.
Si vous désirez faciliter l’exécution ou le contrôle de vos projets, vous devez consigner chacune des activités dont vous êtes responsable, ou que vous souhaitez superviser, dans votre outil de gestion du temps avant d’entreprendre ces projets. L’objectif de cette étape est de n’avoir qu’un seul outil à consulter pour gérer l’ensemble de vos tâches, y compris celles qui n’appartiennent pas à vos projets.
Le schéma ci-dessous montre comment intégrer l’ensemble des activités à un seul outil de gestion du temps :
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Bien sûr, cette démarche prend du temps et, malheureusement, bien des gens la perçoivent comme une perte de temps, comme une façon de dédoubler l’information. En fait, il s’agit d’un investissement très rentable, car c’est la seule façon de passer à la gestion intégrée des projets. C’est aussi la meilleure façon de gérer plusieurs projets à la fois.
Voici donc, en résumé, les gestes clés en gestion de projet intégrée :
- Au démarrage d’un projet, définissez-en la mission et faites-la bien connaître ;
- Découpez vos tâches longues et vos projets ;
- Prenez le temps de consigner toutes les activités de l’ensemble vos projets dans votre agenda ;
- Bloquez des plages de temps dans votre agenda pour gérer les activités d’exécution et de contrôle de vos projets.
L’avenir n’est jamais que présent à mettre en ordre.
Tu n’as pas à le prévoir, mais à le permettre.
Antoine de Saint-Exupéry