Il est important de prendre du recul pour réfléchir à ce que l’on souhaite déléguer. La délégation ne s’improvise pas. Elle demande de la planification et de la réflexion. Surtout, elle implique de transmettre l’information de façon adéquate à la personne récipiendaire de la tâche ou du projet.
Questions préliminaires pour une délégation réussie :
- Quels objectifs espérez-vous atteindre en déléguant certaines tâches?
- Quelle importance accordez-vous à ces tâches spécifiques?
- Quelle est la personne idéale pour prendre en charge ces responsabilités?
Une fois ces questions clarifiées, on peut commencer à préparer les informations que l’on doit transmettre à la personne que l’on a mandatée.
Quelles sont mes attentes quant au mandaté ?
Il est important de clarifier ses attentes dès le départ et ainsi éviter qu’un mandat ne soit pas réalisé comme on le souhaiterait. S’assurer également que ses attentes sont réalistes et s’entendre sur la façon dont le travail doit être fait. Établissez des d’objectifs clairs à atteindre et convenez avec le mandaté quant à sa façon d’y arriver.
Déléguer requiert une bonne dose de confiance et de lâcher-prise, pour laisser à la personne mandatée exploiter pleinement ses talents. Vous serez surpris des résultats.
Pourquoi et pour quel résultat ?
La personne qui se voit confier un mandat doit comprendre le contexte dans lequel s’inscrit cette demande. Y a-t-il des enjeux rattachés à cette tâche? Pourquoi ce mandat est important? Plus cette demande aura du sens pour le mandaté, plus ce dernier sera motivé à passer à l’action et à réaliser votre objectif.
Plus le résultat attendu est convenu et compris dès le début d’une manière claire des deux parties, plus les objectifs ont une chance d’être atteints. Établir aussi des indicateurs va permettre de savoir si ces objectifs ont été atteints et d’en mesurer le résultat.
Qui sont les acteurs concernés ?
Est-ce que plusieurs personnes sont impliquées dans le processus? Si oui, quels sont le rôle et la responsabilité de chacun? Plus l’ensemble du portrait sera précis pour le mandaté, plus celui-ci sera en mesure de réaliser sa tâche avec succès.
Délais et ressources
Une date d’échéance précise et – surtout – réaliste doit être fixée avant de mettre le projet dans les mains du mandaté. Ce point est primordial et trop souvent oublié et peut entrainer une insatisfaction des deux côtés (échéance pas clairement convenue dès le départ, temps estimé pour réaliser la tâche sous-estimée, manque de temps de la personne à qui on a confié le projet…).
Mettre à disposition les ressources matérielles, financières ou humaines dont le mandaté a besoin et s’assurer qu’il a tous les outils en main pour réaliser le projet dans les meilleures conditions
Suivi et accompagnement
Ce dernier point est l’un des plus importants. Faire un suivi régulier tout au long du mandat est l’assurance de déceler les problèmes qui peuvent survenir en cours de route. Sans suivi il est fort à parier que la personne mandatée arrivera avec mille et une questions à un moment où vous ne serez pas disposé à lui répondre et vous vous direz « Pourquoi n’ai-je pas décidé de le faire moi-même. Ça aurait été plus rapide ! ».
Pour conclure
Déléguer demande une certaine dose de préparation. Une fois tous ces points anticipés, vous verrez vos employés, motivés et valorisés, surpasser vos attentes. Et vous aurez plus de temps à consacrer à vos vraies priorités comme gestionnaire ou entrepreneur.
Et si vous commenciez dès demain à déléguer une petite tâche?
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Délégation efficace : responsabiliser et motiver les collaborateurs
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