On l’entend tout le temps de la part des gestionnaires: « au travail, je suis comme un pompier, je passe mon temps à éteindre des feux! ». Cette situation est tellement courante, que plusieurs la considèrent maintenant comme la norme pour un gestionnaire. Mais est-ce possible de survivre en état de crise perpétuel? Est-ce sain de rester sur la corde raide à long terme? Bien sûr que non!
En plus de la surcharge de travail pour les gestionnaires, on réalise que les équipes qui opèrent ainsi ont généralement un rendement ordinaire, voire décevant. Il ne faut pas s’en étonner, si l’on passe notre temps à « éteindre des feux », c’est qu’il y a un problème plus profond. Que ce soit des retards accumulés, des erreurs à corriger, des clients mécontents ou des bris d’équipements, toutes ces situations ont un impact négatif sur le rendement. Et l’impact est double : on n’a pas réussi à se maintenir à jour ou à bien faire du premier coup et on doit remettre du temps ensuite pour corriger la situation.
Alors, quelle est la solution? Elle est bien simple. Il suffit de trouver du temps pour régler ces problèmes une bonne fois pour toutes. Ceci est plus simple à dire qu’à faire, car on n’a pas le temps. Tout ce temps est consacré à régler les problèmes… Cette situation peut sembler être perdue d’avance, mais il y a une façon de s’en sortir. La solution commence par mieux comprendre ce qui met, en premier lieu, les gestionnaires et leurs équipes dans cette situation.
Voici les 4 raisons que j’ai observées et qui expliquent pourquoi les gestionnaires sont toujours débordés et qu’ils n’arrivent pas à améliorer leurs processus.
1 – Vous vous faites constamment interrompre
Au fil de mes vingt années de consultation, j’ai pu observer à loisirs des gestionnaires. Mon constat est simple : la majorité d’entre eux se fait interrompre plusieurs fois par heure.
Or, pour chaque interruption, notre cerveau a besoin de quelques minutes pour reprendre son niveau de concentration.
Dans beaucoup d’équipes, les interruptions sont la principale méthode de communication. Comment se fait la communication dans la vôtre ? Quel est le réflexe quand il y a une question ou un besoin? Est-ce d’aller tout de suite chercher la réponse? Mon expérience terrain démontre que la grande majorité des interruptions ne sont pas pour des urgences, mais plutôt pour des questions, des suivis ou d’autres échanges qui n’ont pas à être traités sur le champ. Alors, les interruptions sont-elles la meilleure façon de communiquer? Non!
Pour que les gestionnaires soient moins débordés, il faut revoir les méthodes de communication au quotidien. On doit trouver une façon de communiquer qui limite les interruptions aux vraies urgences, tout en ayant des moments d’échanges pour tous les autres sujets à discuter au quotidien.
2 – Vous avez trop de tâches
Trop souvent je vois des gestionnaires qui sont constamment en réunion, qui ont beaucoup de travail administratif ou qui doivent faire des tâches opérationnelles, comme leurs employés.
Avec le temps, il est facile d’ajouter de nouvelles tâches ou de nouveaux projets. L’envers de la médaille est qu’en en ajoutant constamment, on renonce aussi au temps qu’on devrait se réserver pour gérer l’équipe et trouver des solutions aux problèmes récurrents.
Alors, quand prendre le temps de se décharger de certaines tâches? Pour que les gestionnaires soient moins débordés, ils doivent faire un « ménage du printemps ». Les gestionnaires doivent régulièrement revoir l’inventaire de leurs tâches pour s’assurer d’être présents pour leur équipe.
3 – Vous essayez de trouver toutes les solutions par vous-même
Plusieurs gestionnaires m’ont confié devoir trouver eux-mêmes les solutions aux problèmes que rencontre leur équipe. Mais cette tâche peut s’avérer titanesque lorsque les problèmes s’accumulent au quotidien. Selon leur supérieur, le gestionnaire est responsable de trouver les solutions, mais ça ne veut pas dire qu’il doit tout faire lui-même!
La plupart des employés, quand ils font leur travail au quotidien, constatent des problèmes et peuvent avoir des idées pour les régler. Ces idées sont souvent très bonnes, car elles sont simples et adaptées à la situation. Il ne faut pas s’en étonner, elles ont été trouvées par des experts, ceux qui passent des heures à faire le travail au jour le jour! Repenser qui peut décider de quoi, apporter une dose de collégialité, encourager l’autonomisation des équipes… et alléger le fardeau du gestionnaire.
Mais la plupart des gestionnaires n’ont pas les moyens de les récolter… Ils sont trop concentrés à essayer de trouver des solutions pour tous les problèmes!
Pour que les gestionnaires soient moins débordés, toute l’équipe doit être mise à contribution. Il convient de trouver une façon de recueillir les idées de chacun, de les mettre en commun pour faire ressortir les plus payantes et d’en faire le suivi pour éviter de s’éparpiller. Le temps du gestionnaire sera mieux consacré à gérer ce processus que d’essayer de tout résoudre par lui-même.
4 – Vous faites toujours les mêmes erreurs
Quand ils prennent le temps d’analyser la situation, plusieurs gestionnaires réalisent qu’ils sont débordés parce qu’ils passent leur temps à régler les mêmes problèmes. Lorsqu’ils creusent un peu plus, ils réalisent même que les solutions à ces problèmes sont déjà connues. Elles sont documentées dans des formations, des procédures ou des instructions de travail, mais elles ne sont pas utilisées au quotidien. Alors la question se pose, comment en arrive-t-on là? Si on ne prend jamais le temps de retourner voir cette documentation, il est normal qu’on s’en écarte. Et ces écarts finissent par causer des erreurs et des problèmes qu’on devra régler. L’expérience nous montre que de faire des vérifications ponctuelles pour s’assurer que le travail est fait de manière conforme aux normes prend beaucoup moins de temps que de corriger les problèmes quand ils se présentent.
Pour que les gestionnaires soient moins débordés, ils doivent assurer un suivi régulier des méthodes de travail. Ils n’ont pas nécessairement à le faire eux-mêmes, mais plutôt à veiller à ce que des vérifications régulières soient faites. Ils éviteront ainsi de constamment devoir gérer les mêmes problèmes.
Pour conclure
Maintenant que vous connaissez les 4 raisons qui font que les gestionnaires sont constamment débordés, il est temps de passer à l’action. Dans la formation S’approprier les outils du gestionnaire performant pour générer la productivité, nos formateurs permettent aux gestionnaires d’identifier précisément ce qui affecte leur efficacité et de trouver le temps et les outils qui leur permettront d’améliorer la situation. Cette formation offre une démarche et des outils concrets aux gestionnaires qui ne veulent plus être débordés!