La gestion du temps : une priorité organisationnelle incontournable

Les écueils actuels de la gestion du temps organisationnelle

De nombreuses organisations peinent à maximiser leur productivité en raison de problèmes structurels liés à la gestion du temps. En voici une liste non exhaustive :

• Surabondance de réunions : Trop de réunions mal planifiées et inefficaces (ordre du jour flou, sujet non pertinent, animateur dépassé, etc.) peuvent siphonner le temps précieux des employés, les empêchant de se concentrer sur des tâches essentielles.
• Manque de priorisation : Sans une priorisation claire des tâches, les employés peuvent se retrouver à jongler entre des activités sans importance stratégique, diluant ainsi leurs efforts.
• Manque de « Deep Work », travail concentré : Les environnements de travail modernes, souvent caractérisés par des interruptions fréquentes et un multi-tâche frénétique, perturbent la concentration et réduisent la productivité.
• Compétences inadéquates : L’habileté à bien gérer son temps et à utiliser ses outils de travail selon les bons principes de productivité n’est pas intuitive et elle doit être soutenue par l’organisation.
• Travail collaboratif mal structuré : En plus d’un manque de politiques pour les utiliser, les outils collaboratifs, bien que multiples aujourd’hui sont malheureusement bien mal utilisés.
• Mauvaises communications : À défaut de protocoles clairs un mauvais usage des canaux de communication peut entrainer des malentendus, des pertes de temps et une augmentation substantielle du temps de recherche de l’information.
• Absence de processus standardisés : L'absence de processus standardisés pour les tâches récurrentes peut entraîner une inefficacité et une perte de temps considérable.
• Le manque d’autonomie des employés : Tou·te·s les gestionnaires ne rêvent-ils pas de déléguer davantage ? Or souvent ce souhait se matérialise peu. Les principales causes en sont, d’une part, l’incapacité qu’ont les gestionnaires à bien déléguer et/ou un manque d’autonomie des employés dû à une mauvaise gestion du temps. Cette difficulté conduit souvent au cercle vicieux de la micro-gestion.
• Le manque de focus sur les activités stratégiques : Le manque de gestion du temps efficace au niveau organisationnel peut également mener à un éparpillement et à un manque d’activités stratégiques ou à valeur ajoutées. Lorsque les employés passent trop de temps sur des tâches administratives ou immédiates, ils n'ont pas le temps de se consacrer à des projets qui apportent une réelle valeur ajoutée à l'entreprise. Cela peut freiner l'innovation, ralentir la croissance et réduire la compétitivité.

Passer à l’amélioration

Pour améliorer la gestion du temps à l'échelle organisationnelle, il est crucial de cibler les problèmes de manière stratégique. Voici quelques étapes pour y parvenir :

Première étape : diagnostiquer l’entreprise en ciblant les problèmes stratégiquement

Un audit interne permettra d’évaluer l’état actuel de l’entreprise, ce que l’on pourrait appeler sa culture du temps selon 4 grands axes :

1. Les compétences individuelles des employés et de la direction. La gestion du temps est une compétence individuelle qu’il est facile d’évaluer. Un bon échantillonnage permettra d’apprécier la compétence générale de l’organisation.
2. Les outils : Les employés utilisent-ils les outils en place efficacement et avec une certaine uniformité, selon les bonnes pratiques de l'organisation du travail et de la gestion du temps.
3. La collaboration : Quelles sont les règles de gouvernance, les politiques. Quels sont les outils collaboratifs et sont-ils utilisés de façon optimale et uniforme.  
4. L’entreprise : Quelles sont les compétences en gestion du temps des gestionnaires censés incarner la culture organisationnelle ? Quelles sont les politiques de la direction relatives à l'organisation du travail ? Existent-elles ? Ces éléments sont essentiels pour favoriser un alignement global et de la direction sur les pratiques, les codes de conduite, et garantir une synchronisation à l'échelle de l'entreprise. 

Deuxième étape : mise en place de solutions

Ayant identifié les lacunes spécifiques, il existe des solutions concrètes pour les résoudre :

1. Mise en place de protocoles de communication et/ou de gestion du temps
2. Programmes de formation ciblés
3. Encouragement des bonnes pratiques (comme instituer des blocs de temps dédiés à des tâches spécifiques, permettant aux employés de se concentrer sur des projets importants sans interruptions). 
4. Mise en place de politiques de réunions
5. Révision des priorités organisationnelles : Réviser régulièrement les priorités organisationnelles pour s'assurer que les efforts des employés sont alignés avec les objectifs stratégiques de l'entreprise.
6. Développement d’une culture d'efficacité : Promouvoir une culture d'efficacité où la gestion du temps est valorisée et intégrée dans les pratiques quotidiennes. Cela peut inclure des récompenses pour l'amélioration de la productivité et des initiatives pour encourager les bonnes pratiques de gestion du temps.

Gains

Le retour sur investissement d’une démarche globale en gestion du temps est considérable malgré son coût assez modeste si on la compare à bien des démarches organisationnelles.

Plusieurs entreprises en ont déjà fait l’expérience et les études de cas sont nombreuses.
Dans son livre intitulé « Deep Work », Carl Newport site une entreprise de développement de logiciels qui aurait augmenté la productivité au niveau du développement de logiciels de 40% et réduit les délais de livraison de 25%, simplement en implantant de meilleures pratiques de gestion du temps.
Microsoft, Deloitte, American Express, n’en sont que quelques autres.

La mise en place d'une culture du temps efficace peut viser à réduire les besoins de supervision constante. Voici comment cela peut fonctionner :

1. Autonomie accrue : Lorsque les employés sont bien formés à la gestion du temps et qu'ils comprennent les priorités de l'entreprise, ils sont plus à même de travailler de manière autonome, en prenant des décisions éclairées sur la façon de gérer leur temps et leurs tâches.
2. Responsabilisation : Une culture du temps met l'accent sur la responsabilisation des individus quant à la gestion de leurs propres horaires et de leurs tâches. Les employés sont encouragés à prendre en charge leur travail de manière proactive, ce qui peut réduire la nécessité d'une supervision constante.
3. Confiance mutuelle : Lorsque les employés démontrent leur capacité à gérer efficacement leur temps et à respecter les échéances, cela renforce la confiance mutuelle entre la direction et les employés. La satisfaction des employés augmente.
4. Développement d'une culture de résultats : Plutôt que de se concentrer uniquement sur le temps passé au travail, une culture du temps efficace se concentre sur les résultats et les performances. Les employés sont évalués sur la qualité de leur travail et leur capacité à respecter les objectifs fixés. 

L’importance de mesurer les résultats

Il est également crucial de mesurer l'impact des initiatives de gestion du temps pour s'assurer de leur efficacité. Les indicateurs clés de performance (KPI) peuvent inclure :

• Productivité des employés : Mesurer le nombre de tâches ou de projets accomplis dans une période donnée.
• Satisfaction des employés : Utiliser des enquêtes pour évaluer l'impact des initiatives de gestion du temps sur le bien-être et la satisfaction des employés.
• Qualité du travail : Évaluer la qualité du travail produit avant et après l'implémentation des nouvelles pratiques de gestion du temps.
• Engagement des employés : Mesurer le niveau d'engagement des employés, qui peut être un indicateur indirect de l'efficacité de la gestion du temps.

La culture du temps

Vous l’avez compris, la gestion du temps ne doit pas être vue uniquement comme une compétence personnelle, mais plutôt comme une priorité organisationnelle essentielle. En reconnaissant les écueils actuels, en ciblant les problèmes de manière stratégique et en mettant en œuvre des solutions concrètes, les organisations peuvent améliorer considérablement leur efficacité, leur productivité et leur compétitivité. Une gestion du temps efficace permet non seulement de maximiser les ressources disponibles, mais aussi de créer un environnement de travail plus satisfaisant et plus équilibré pour tous les employés. Les entreprises qui font de la gestion du temps une priorité stratégique seront mieux équipées pour relever les défis futurs et saisir les opportunités qui se présentent à elles.

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