Outlook avancé pour la gestion de projets
Découvrez comment Outlook, s’il est bien maîtrisé, peut gérer votre temps en intégrant toutes vos activités, tâches, communications électroniques et multiples projets.


Pour une approche en gestion de projets simplifiée, efficace et globale.
OBJECTIFS
> Pour développer une méthodologie efficace en gestion de projets
> Pour intégrer la gestion de vos projets à votre gestion du temps

À QUI S'ADRESSE LE COURS
Aux gestionnaires, personnel administratif, chargés de projets, personnel technique ou à toute personne qui désire intégrer la gestion d’un ou plusieurs projets à la gestion de l’ensemble de ses activités.



OBJECTIFS
  • Bâtir un plan de projet complet
  • Maîtriser le cycle complet de la gestion de projet
  • Maîtriser l’ensemble des fonctionnalités d’Outlook
  • Optimiser les fonctionnalités d’Outlook en fonction de la gestion de projet
  • Savoir créer et configurer des visuels de tâches en vue de la gestion de projet
  • Conserver l’historique des projets
  • Bâtir la planification d’un projet
  • Élaborer les outils de suivi
  • Maîtriser les activités au quotidien
  • Faire des suivis efficaces avec l’équipe du projet
  • Être en contrôle et ne rien échapper
  • Gérer des équipes de projets
  • Utiliser Outlook comme seul outil de gestion de projet, de communication et de planification
  • Développer une méthodologie efficace pour la gestion de projets
  • Intégrer la gestion de vos projets à votre gestion du temps

L'APPROCHE QUALITEMPS

Notre cours vous propose une approche simplifiée, efficace, globale et unique de la gestion de projets. Ce cours répond au besoin le plus universel de la gestion de projets : réussir à gérer une multitude de projets de toutes tailles dans un environnement de plus en plus complexe et en perpétuel changement. Notre approche pratique conjugue souplesse et rigueur.



CONTENU DÉTAILLÉ DU COURS
  • JOUR 1 : Maîtrise avancée de Outlook en fonction de la gestion de projet
  • Utilisation des fonctionnalités de la barre d’outils avancée
  • Optimisation de la fonction « tâches »
  • Création de visuels de tâches supplémentaires
  • Personnalisation et configuration des affichages de tâches
  • Application des filtres aux visuels de tâches pour la gestion de projets
  • Création des canevas de tâches
  • Utilisation des rapports de tâches
  • Création des tâches en appliquant les principes de gestion du temps et de projets
  • La gestion adéquate de projets multiples avec Outlook
  • Délégation efficace avec Outlook
  • Application des cinq grandes règles d’une délégation efficace avec Outlook
  • Utilisation des options de tri et de regroupement des tâches pour suivre efficacement vos tâches et les tâches assignées
  • Intégration des projets à vos autres activités quotidiennes tout en gardant le cap
  • Gestion de la nouveauté et des imprévus tout en gardant le cap
  • Gestion avancée des courriels pour la gestion de projets
  • Comment créer et utiliser des règles de messagerie efficaces
  • Classement avancé des courriels en fonction des projets
  • Les diverses options d’archivage de toutes les informations liées au projet : courriels, tâches, réunions et autres documents, quel que soit leur support
  • Les fonctionnalités avancées des contacts
  • Conservation de l’historique des projets
  • Des réunions de projets efficaces et réussies avec Outlook
  • JOUR 2 : La gestion du cycle de vie d’un projet
  • Terminologie de la gestion de projets
  • Planification stratégique et gestion par projets
  • 5 processus de la gestion de projets
  • 9 axes ou disciplines de la gestion de projets
  • Utilisation du logiciel Qualigantt
  • Options d’outils connexes intégrables à Outlook
  • Conception du plan de projet et de ses modules
  • Découpage du projet et ordonnancement
  • Élaboration du cheminement critique Gantt
  • Évaluation et gestion des risques
  • Gestion des modifications
  • Gestion des communications
  • Contrôle et gestion de l’avancement
  • Inventaire des outils disponibles
  • Rapports d’avancement
  • Maîtrise de vos activités quotidiennes
  • Clôture de projet
  • Intégration de la gestion de vos projets à votre gestion du temps
  • Le contenu du cours convient autant à la gestion individuelle de projets qu’à la gestion de projets impliquant plusieurs personnes. Seule la complexité diffère.
  • Note : Le découpage des journées est donné à titre indicatif et peut changer selon les groupes et les objectifs de la formation.

APPROCHE PÉDAGOGIQUE
  • Ce cours comprend 80% d’exercices pratiques. Le participant est plongé dans l’action en élaborant le plan d’un projet dès le début du cours. De cette façon, il est possible d’intégrer simultanément les aspects pratiques et théoriques de la gestion de projets.
  • Chaque participant travaille sur un poste informatique qui lui est prêté pour la durée de la formation.
  • La première partie du cours est destinée à maîtriser le logiciel Outlook. Le participant devra reconfigurer le logiciel et créer ses outils de travail afin de mettre en application tous les principes de la gestion de projet dans ses activités quotidiennes.
  • La deuxième partie du cours est consacrée à la maîtrise du processus global de la gestion de projet. Les participants devront concevoir un projet, bâtir leur plan complet et mettre en place tous les outils requis pour gérer l’ensemble de son cycle de vie jusqu’à sa clôture.

MATÉRIEL DE COURS FOURNIS
  • Guide de référence Maîtriser son temps avec Outlook
  • Guide de référence Gestion et classement avancés des courriels
  • Guide de référence Gestion de projets appliquée
  • Un poste informatique par personne pour toute la durée du cours
    Notre salle de cours mobile
    • 15 ordinateurs portables sont prêtés aux participants pour la durée de la formation. Chaque ordinateur est configuré pour afficher toutes les fonctions à plein écran. Les participants travaillent ainsi dans un environnement informatique semblable à celui qu’ils utilisent au travail. Nous pouvons également offrir des formations dans votre entreprise avec notre salle de classe mobile.

    Cette formation est offerte en entreprise et adaptée à vos besoins. Nous vous invitons à communiquer avec nous pour connaître nos tarifs et nos disponibilités.

    Informez-vous aussi de notre politique de tarifs préférentiels afin de savoir si vous êtes éligible.
    FORMATEURS


    René-Louis Comtois

    David Mascolo

    Monique Dallaire

    Pierre Ethier




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