Les groupes Microsoft 365 : un outil de collaboration efficace

Connaissez-vous le concept des groupes Microsoft 365?

Peut-être pas, car malgré tous les avantages qu’ils offrent, les groupes Microsoft 365 est un outil de collaboration efficace, peu connus et sont souvent bien mal utilisés.

Les groupes Microsoft 365 intègrent les principales applications Microsoft 365 telles que Teams, SharePoint, Planner et augmente de façon substantielle l’efficacité du travail collaboratif. Les membres d’un groupe peuvent, par exemple, classer des documents dans des dossiers communs et travailler sur différents fichiers en temps réel et de façon automatique.

Comment ça fonctionne?

Saviez-vous que, techniquement, Teams ne permet pas de partager des fichiers? Pourtant, dans une conversation Teams, on peut partager un fichier et l’utiliser pour une collaboration synchrone. Encore mieux, dans une équipe Teams, on peut partager des documents avec toute l’équipe, les classer dans des dossiers et encore une fois les utiliser pour une collaboration synchrone. Alors, pourquoi dit-on que Teams ne permet pas le partage des fichiers ?

C’est parce que Teams ne travaille pas seul. En effet, quand vous partagez un fichier dans une conversation Teams, c’est OneDrive qui se charge du partage. Et quand vous ouvrez un document Word dans Teams, c’est Word Online qui effectue le travail. Quand vous partagez un fichier dans une équipe, c’est SharePoint cette fois qui s’en occupe. Et la liste continue…

Les intégrations entre ces applications de Microsoft 365 et bien d’autres, sont presque toutes possibles grâce à un seul concept: les groupes Microsoft 365.

Un concept méconnu

Pourtant, ce concept fondamental pour la collaboration dans Microsoft 365 est très méconnu. Ceci est bien paradoxal dans un contexte où le travail collaboratif et à distance sont devenus des enjeux de tous les jours.

Dans le reste de cet article, vous découvrirez ce qu’est un groupe Microsoft 365 et vous verrez pourquoi il est essentiel de le maîtriser pour l’exploiter pleinement.

Un groupe Microsoft 365 est un groupe de collaboration composé de membres (collaborateurs) et d’une collection de ressources partagées. C’est un outil qui rassemble les applications que vous utilisez souvent. Vous pouvez ainsi collaborer avec vos collègues pour la rédaction de documents, la création de feuilles de calcul, l’élaboration de plans de projets, la planification de réunions et bien plus encore.

Création d’un groupe

Tous les utilisateurs d’une organisation peuvent créer un nouveau groupe Microsoft 365. Ceci leur permet de commencer leur processus de collaboration sans que l’intervention d’un administrateur soit requise. Pour plus de contrôle, il est toutefois possible de limiter la création de groupes à certains membres de votre organisation à l’aide d’une commande PowerShell.

La personne ayant créé le groupe en devient automatiquement propriétaire. Celle-ci doit choisir le niveau de confidentialité et inviter des membres. Tous les membres du groupe ont le même niveau d’accès au contenu du groupe (modification). Aussi, chaque groupe a une adresse courriel unique.

Une fois le projet terminé, le groupe peut être supprimé. Cependant, il ne pourra pas être récupéré plus tard. Il est donc conseillé de ne pas supprimer les groupes qui contiennent des informations à valeur historique.

Les niveaux de confidentialité

Dès la création d’un groupe Microsoft 365, on doit appliquer un niveau de confidentialité. Ce niveau peut cependant être modifié par la suite par un propriétaire du groupe. Avant d’en faire le choix, il est donc important de connaître les différences entre les deux niveaux de confidentialité disponibles : public et privé.

Dans un groupe public, tous les membres de l’organisation peuvent en faire partie sans l’approbation d’un propriétaire du groupe. Au contraire, pour rejoindre un groupe privé, un propriétaire du groupe devra approuver l’adhésion du membre et, le contenu ne sera accessible qu’aux membres approuvés.

Les membres et leurs rôles respectifs

Les membres d’un groupe sont les utilisateurs internes de l’organisation qui utilisent le groupe à des fins collaboratives. Ils peuvent accéder et modifier tous les éléments de contenu, comme les fichiers et les tâches, mais ils ne peuvent pas en modifier les accès. Il est important de savoir qu’il n’y a pas de rôle dit inférieur à celui-ci. Il n’y a donc aucun type d’accès permettant uniquement la lecture seule des éléments du contenu du groupe.

Les invités d’un groupe ont des accès similaires à ceux des membres réguliers, mais ils sont externes à votre organisation.

Les propriétaires d’un groupe agissent comme modérateurs. Ils peuvent ajouter ou supprimer des membres et disposent d’accès propres à leur statut. Les propriétaires d’un groupe peuvent changer le nom du groupe, en changer l’image et la description qui sert de présentation, et bien plus, toujours dans le but de mieux le personnaliser et de l’adapter aux besoins des membres.

Les ressources partagées

Les groupes Microsoft 365 sont un outil extrêmement intéressant pour les PME, surtout à cause de sa simplicité d’utilisation. Il est, en effet, très facile d’implanter de véritables espaces de travail collaboratif pour de petites équipes. Il comporte, dès sa création, plusieurs ressources et fonctions qui sont accessibles à tous les membres. L’apprentissage de ces outils est rapide, et vous n’êtes pas obligé de créer manuellement ces ressources. De plus, vous n’utilisez que les ressources dont vous avez besoin. La création du groupe les génère automatiquement et affecte les autorisations nécessaires. Les membres du groupe peuvent donc commencer à les utiliser immédiatement. Par exemple, un membre peut accéder à l’équipe Teams correspondante dès sa prochaine connexion à la plateforme.

Les ressources partagées disponibles sont présentées ci-dessous. Cependant, rappelez-vous que vous n’avez pas besoin d’utiliser celles que vous ne maîtrisez pas ou qui ne sont pas utiles dans votre contexte de travail.

Voici une liste non-exhaustive des ressources partagées disponibles dans un groupe Microsoft 365 :

  • Une adresse de messagerie Outlook
  • Un calendrier Outlook
  • Un site d’équipe SharePoint
  • Une équipe Teams
  • Un (ou plusieurs) bloc-notes OneNote
  • Un (ou plusieurs) plan Planner
  • Une (ou plusieurs) feuille de route Project
  • Des applications Power Apps
  • Un (ou plusieurs) espace de travail Power BI
  • Des flux Power Automate
  • Un groupe Stream
  • Des formulaires Forms
  • Un groupe Yammer

En bref, les groupes Microsoft 365 représentent le point central de toute bonne collaboration dans Microsoft 365, de la coédition en temps réel à la planification conjointe, en passant par le partage des ressources. Ces outils collaboratifs offrent un large éventail de possibilités aux entreprises pour réunir leurs employés, leurs partenaires et/ou leurs fournisseurs autour de leurs nombreux projets. Pour les organisations qui cherchent à exploiter pleinement les outils de la suite Microsoft 365, les groupes sont d’excellents outils pour encourager la collaboration et le partage d’idées.

Afin d’amener la collaboration au sein de votre équipe à un tout autre niveau, vous devez comprendre et maîtriser les groupes Microsoft 365 et les applications qui les composent. Pour vous aider à y parvenir, Formations Qualitemps offre plusieurs services de formation et de consultation adaptés à vos besoins.

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