Le multitâche et comment les organisations peuvent le limiter

Nous avons parlé en février des effets néfastes du multitâche sur ceux qui s’y livrent (voir article). En avril, nous avons traité de ses effets sur ceux qui entourent les personnes qui multitâchent et comment y mettre fin (voir article). Parlons maintenant des effets du multitâche sur les milieux de travail.

Rappelons-nous que la perte de productivité des individus qui tentent de faire du multitâche est évaluée à environ 25 %. En plus, le travail requiert aujourd’hui, du jugement, de la réflexion et de la créativité. Il est aussi plus collectif et les effets néfastes du multitâche ne peuvent que se multiplier et s’étendre.

Sanjeev Gupta, PDG de Realization, estime que les organisations elles-mêmes sont responsables de s’assurer que les employés sont concentrés puisque la perte de productivité pour les organisations atteindrait de 50 à 75 % ! Comment en arrivons-nous là ? Il énumère trois causes :

1. Les collègues attendent les livrables de ceux qui multitâchent. Pour ne pas perdre leur temps, ils commencent à travailler sur leur partie avec des données manquantes et doivent souvent reprendre une partie de leur travail quand les données arrivent. Ou bien, ils entreprennent de nouvelles tâches, ce qui éparpille le travail de l’équipe.

2. Si ce sont des gestionnaires qui multitâchent, même des décisions mineures peuvent attendre des jours. Ils essaient d’expédier en trois minutes une rencontre qui devrait en prendre 15. Les employés repartent avec des points d’interrogation toujours en suspens.

3. Comme toutes les tâches semblent également urgentes, les enjeux importants passent inaperçus et les équipes passent leur temps à résoudre les mauvais problèmes.

La bonne nouvelle ? Selon Gupta, il est plus facile de mettre fin au multitâche organisationnel que de changer des mauvaises habitudes individuelles. Pour y parvenir, il faut un processus de synchronisation jusqu’au niveau des tâches individuelles. Avec des priorités synchronisées, les équipes peuvent se concentrer sur une tâche à la fois et la mener à terme sans interruption.

Quand votre organisation a bien compris cette dynamique, et les effets néfastes du multitâche, il ne reste plus qu’à franchir ces trois étapes :

1. Réduisez le nombre de projets en cours de 25 à 50 %. Cela diminue automatiquement le nombre de tâches et la confusion sur les priorités. Les gestionnaires et les spécialistes répondent plus vite. Il ne s’agit pas de renoncer à des projets, mais à mieux les échelonner dans le temps. Gupta affirme que le taux d’accomplissement des tâches doublera avec cette seule mesure.

2. Évitez de lancer un projet avant qu’il soit correctement préparé. Dès le départ, il faut des spécifications précises, des objectifs clairs et des informations complètes. Il y aura moins de questions, moins de mauvaises surprises et les gens seront plus autonomes par rapport aux gestionnaires et aux spécialistes.

3. Établissez des règles claires quant à la priorité des tâches.

  1. Dans le cas de projets simples, la priorité de la tâche égale la priorité du projet. Une tâche qui découle du projet le plus prioritaire passe en premier.
  2. Pour les projets complexes, il faut tenir compte de la priorité du projet, mais aussi de son cheminement critique. Le gestionnaire de projet sait quelle tâche, parfois simple et courte, permettrait à toute une équipe d’avancer

Ces conseils rejoignent les nôtres lorsque nous incitons les organisations à implanter chez elles une culture du temps selon les principes de gestion du temps de Formations Qualitemps. Pour voir plus en détail de quoi il s’agit, consultez ces deux articles :

Une grande erreur en gestion du temps : vouloir tout faire (1/2)

Vouloir tout faire — une des grandes erreurs en gestion du temps 2/2

Source : How Employers Can Make Us Stop Multitasking par Sanjeev Gupta, Harvard Business Review.