Optimisez votre gestion documentaire électronique

TOUTES NOS FORMATIONS SONT OFFERTES EN ENTREPRISE
Elles seront personnalisées et adaptées à vos besoins.

TROUVER UNE SESSION PUBLIQUE
La majorité de nos formations sont également offertes en session publiques.

*certains rabais sont applicables pour l'ensemble de notre offre de formation. Consulter notre page Promos.

INFORMATION SUR LA FORMATION

Cette formation vous montrera comment bâtir une structure documentaire simple et performante, la mettre en place, et la maintenir. Grâce à une structure efficace, la collaboration entre tous sera nettement améliorée et la sécurité de vos documents sera renforcée.



OBJECTIFS
À la fin de cette formation, vous saurez comment agir pour :
  • - Décider d’une stratégie d’implantation
    - Établir un plan de classification conforme aux processus de l’organisation
    - Élaborer des règles de gestion documentaire efficaces
    - Implanter une méthode commune et reconnue de gestion de vos documents électroniques et papier pour tout retrouver rapidement
    - Uniformiser le classement des documents, la gestion des versions et leur conservation
    - Organiser le classement et la mise en valeur des courriels pour tous
    - Doter les individus et vos équipes de bonnes pratiques de gestion documentaire
    - Améliorer le travail collaboratif entre les employés
    - Augmenter substantiellement l’efficacité de tous les membres de votre organisation
APPROCHE PÉDAGOGIQUE
- Énoncés théoriques et interactifs
- Exercices à partir d’exemples de cas
- Exercices pratiques
- Plan d’action précis élaboré tout au long de la journée par chaque participant selon sa situation
CONTENU DÉTAILLÉ
  • - Introduction et objectifs
    - Principes des 5S
    - Phase préparatoire : quels sont les besoins ?
    - Quelle sera la portée des améliorations ?
    - Établissement des balises (coût, durée, etc.)
    - Préparation du dossier pour la direction
    - Importance de faire participer le personnel et la direction
    - Importance de l’information dans une entreprise
    - L’avancement des technologies et la gestion documentaire
    - Besoins les plus courants
    - Notions générales en gestion documentaire
    - 5 grandes qualités d’un système de gestion documentaire performant
    - Caractéristiques d’un document
    - Comment concevoir un plan de classification efficace
    - En quoi la classification électronique est-elle différente ?
    - Une méthode de classification qui respecte le fonctionnement du cerveau
    - Plan de classification orienté sur les processus internes
    - Modèle de plan de classification pour faciliter la réflexion
    - Comment nommer un document
    - Comment gérer les versions
    - Importance d’inclure la gestion des courriels à la démarche
    - Gestion et classement avancés des courriels
    - Comment élaborer un calendrier de conservation électronique ou sur papier
    - Nécessité d’élaborer un protocole et des instructions de travail pour la gestion des documents dans les entreprises
    - Comment élaborer un protocole et des instructions de travail
    - Comment implanter les changements et les maintenir
À QUI S'ADRESSE CETTE FORMATION
Aux adjointes administratives, techniciens, personnel de bureau, gestionnaires, administrateurs, chefs d’équipes et toutes les personnes qui initieront, superviseront ou exécuteront la démarche d’amélioration.
RECONNAISSANCE
DE LA FEP
L'approche pédagogique de Formations Qualitemps a été validée par la direction de la formation continue de la Faculté de l'éducation permanente de l'Université de Montréal. 0.7 UFC.
DEMANDE D'INFORMATIONS
Pour toute demande d'informations, veuillez communiquer avec nous


CONTACTEZ-NOUS