Gestion documentaire: mettre en place des pratiques et systèmes performants


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Elles seront personnalisées et adaptées à vos besoins.

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La majorité de nos formations sont également offertes en session publiques.

*certains rabais sont applicables pour l'ensemble de notre offre de formation. Consulter notre page Promos.

INFORMATION SUR LA FORMATION


La gestion documentaire vous permet de structurer efficacement l’ensemble des documents numériques de votre organisation, afin qu’ils restent disponibles et facile d’accès. C’est d’autant plus impératif puisque le volume de documents peut être considérable et qu’ils peuvent être stockés “n’importe où”. C’est à dire en local, sur un serveur, dans le nuage, selon les habitudes des uns et des autres. L’absence de pratiques uniformes et cohérentes de la gestion documentaire peut nuire grandement à l’efficacité de l’entreprise. Avec cette formation en gestion documentaire, vous saurez comment bâtir une structure documentaire simple et performante, la maintenir et utiliser les outils qui permettront d’y parvenir. Vous verrez également quelles sont les meilleures pratiques en gestion documentaire et serez en mesure de définir les règles à adopter et diffuser auprès des membres de votre entreprise.

Durée : 1 journée

** Cette formation est reconnue par la RBQ, la CMMTQ et la CMEQ dans le cadre de la formation continue obligatoire



OBJECTIFS
À la fin de cette formation, vous saurez comment agir pour :
  • Appliquer de bonnes pratiques de gestion documentaire.
  • Élaborer des règles de gestion documentaire efficaces
  • Implanter une méthode commune et reconnue de gestion de vos documents électroniques et papier pour tout retrouver rapidement
  • Uniformiser le classement des documents, la gestion des versions et leur conservation
  • Doter les individus et vos équipes de bonnes pratiques de gestion documentaire
  • Améliorer le travail collaboratif entre les employés
  • Augmenter substantiellement l’efficacité de tous les membres de votre organisation
APPROCHE PÉDAGOGIQUE
- Énoncés théoriques et interactifs
- Exercices à partir d’exemples de cas
- Exercices pratiques
- Plan d’action précis élaboré tout au long de la journée par chaque participant selon sa situation
CONTENU DÉTAILLÉ
Introduction et objectifs
Un brin d’histoire pour comprendre l’importance que la Gestion documentaire électronique de nos jours et son évolution.  Les documents sont au cœur de nos processus de travail et il est essentiel de se préoccuper du processus de gestion documentaire et de lui donner toute l’importance qui lui revient. 
Pour que tous les utilisateurs et collaborateurs parlent le même langage, nous passons en revue les termes importants à connaître en gestion documentaire. 
 
Comment implanter un nouveau système de gestion documentaire en quatre phases 
  1. Analyse
    Assurer la transition de l’analyse (et du diagnostic) de la situation à l’approbation du nouveau système par la direction.  Cette étape couvre toutes les activités de préparation et leur impact sur les parties prenantes, pour mieux anticiper leurs réticences et favoriser leur adhésion.
     
  2. Conception
    C’est lors de la mise en œuvre et de la conception qu’il faut choisir, définir et documenter les règles, les procédures et la structure choisie. Quelle est la politique de gestion des documents, quel est le schéma de classification, quelles sont les règles de conservation et d’élimination...

     
  3. Implantation
    Comment assurer la mise en place du nouveau système. Le transfert de l’information vers la nouvelle structure a lieu :  les activités doivent être coordonnées et les utilisateurs doivent être non seulement informés des changements mais aussi formés (pour respecter la politique de gestion documentaire, pour savoir comment utiliser le nouveau système afin d’enregistrer, indexer et retrouver des documents). Quelle communication mettre en place pour communiquer la bonne information, au bon moment.

     
  4. Maintenance
    Maintenir le système choisi est essentiel après tout ce travail.  Pour éviter les dérives ou la reprise des mauvaises habitudes, une bonne gestion documentaire implique de : - Planifier les activités de contrôle - Assurer les suivis - Apporter les correctifs nécessaires - Renforcer les bonnes pratiques en interne 
 
Comment s’assurer d’être efficace à l’ère du numérique.  
Nous couvrirons les points et outils essentiels à connaître et utiliser pour être efficace à l’ère d’une gestion documentaire numérique.  
  • Sélectionner les outils adéquats 
  • Les maîtriser pour en profiter au quotidien 
  • Optimiser son poste de travail 
MATÉRIEL FOURNI
Manuel de référence complet
À QUI S'ADRESSE CETTE FORMATION
Toutes les personnes qui initieront, superviseront ou exécuteront une démarche d’amélioration.
 
RECONNAISSANCE
DE LA FEP
L'approche pédagogique de Formations Qualitemps a été validée par la direction de la formation continue de la Faculté de l'éducation permanente de l'Université de Montréal.
DEMANDE D'INFORMATIONS
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