La gestion documentaire : pilier d’une organisation efficace et durable des informations

Qu’est-ce que la gestion documentaire? 

La gestion documentaire est un ensemble de procédures qui visent à faciliter l’archivage, l’accès, la consultation et la diffusion des documents et des informations qu’ils contiennent. Elle concerne tous les types de documents produits et reçus par une organisation, qu’ils soient papier ou électroniques, sous forme de formulaires, de courriels, de publications, etc. 

La gestion documentaire repose sur l’utilisation d’outils tels que le plan de classification, le calendrier de conservation, les métadonnées, les logiciels de gestion électronique des documents (GED) ou les plateformes collaboratives. Ces outils permettent d’organiser, de sécuriser et de valoriser le capital informationnel d’une organisation. 

Quels sont les enjeux de la gestion documentaire? 

Plusieurs études montrent que le temps moyen que l’on passe à classer et chercher des documents s’élève à 7h30 par semaine. Sur 46 semaines de 35h, nous y passons donc 9 semaines dans l’année. C’est énorme! 

Aussi, une mauvaise gestion documentaire numérique a un grand impact sur l’environnement : 

• Le secteur informatique consomme 10% de l’électricité mondiale et est responsable de 4% des émissions de gaz à effet de serre de la planète; 
• Un courriel accompagné d’une petite pièce jointe émet 19 grammes de CO2; 
• D’ici 5 ans, le numérique polluera autant que la circulation automobile. 

Il est donc important de créer un équilibre et d’adopter de bonnes pratiques pour y passer moins de temps tout en respectant notre environnement.  

Enfin, la gestion documentaire répond à plusieurs enjeux stratégiques pour les organisations: 

• La conformité aux normes et aux règlements en vigueur, notamment en matière de protection des données personnelles, de propriété intellectuelle, de preuve juridique ou de transparence; 
• L’efficacité opérationnelle et la réduction des coûts liés au traitement, au stockage et à la recherche des documents; 
• La qualité du service rendu aux clients, aux partenaires ou aux usagers, grâce à une meilleure traçabilité, une meilleure réactivité et une meilleure accessibilité des informations; 
• La performance organisationnelle et la compétitivité, grâce à une meilleure circulation, une meilleure exploitation et une meilleure capitalisation des connaissances. 

Quelles sont les bonnes pratiques de la gestion documentaire? 

La gestion documentaire apporte de nombreux bénéfices aux entreprises qui la mettent en œuvre. Elle procure un gain de temps et d’espace, en évitant la duplication, la perte ou l’obsolescence des documents. Elle améliore la sécurité et la confidentialité des informations, en contrôlant les accès, les droits, les versions et les traitements des documents. 

Attention, cependant, à avoir de bonnes pratiques, au risque de perdre en efficacité et productivité. 

Conserver tous nos documents par défaut peut représenter, à terme, une masse considérable d’information qui devienne ingérable. Il faut donc être sélectif et ne conserver que l’information pertinente, à valeur historique pour l’organisation. Aussi, afin d’éviter la création de plusieurs versions, il est préférable de partager les liens des documents plutôt que les envoyer par courriels en pièces jointes.  

Pour avoir une gestion documentaire efficace, il est recommandé de donner un cycle de vie à ses documents : 

1. Création/Collecte 
2. Organisation/Classification 
3. Partage/Utilisation 
4. Destruction/Archivage 

Connaitre le cycle de vie à nos documents permet de garder la bonne information pour être en conformité avec la loi et éviter de tout garder par défaut au même endroit et se retrouver embourbé sous une trop grande quantité d’informations. Mais, cela implique de connaitre les règles de l’organisation et les lois se rattachant à certains documents. 

Voici quelques exemples de règles et d’éléments à définir : 

• Officialiser le système de publication des documents finaux pour consultation 
• Fournir un système d’édition collaborative pour les documents de travail. Tout le monde doit travailler sur le même document; 
• Avoir notre propre système d’édition des documents (par exemple dans OneDrive si c’est un document personnel et dans SharePoint si d’autres personnes doivent y accéder); 
• Officialiser les outils de gestion documentaire à la disposition des employés 
• Définir un système et des critères d’archivages. Par exemple : documents d’assurance collective, dossiers d’employés congédiés, dossiers médicaux, programme d’équité salariale, … 
• La méthode de classement, de nommage et les règles qui s’y rattachent : arborescence de dossiers ou métadonnées? 
• Comment identifier les versions et quoi faire avec une version inactive. 

Définir et officialiser les outils qui permettront aux utilisateurs de s’orienter vers ceux qu’ils doivent utiliser. 

Comment réussir un projet de gestion documentaire? 

Pour mettre en place une politique de gestion documentaire, plusieurs étapes doivent être respectées : 

1. Analyser les besoins et les processus existants, pour identifier les types de documents à gérer, leurs caractéristiques (cycle de vie, valeur juridique, sensibilité), leurs sources (internes ou externes) et leurs destinataires (internes ou externes). 
2. Définir une politique et une gouvernance en matière de gestion documentaire qui impliquent tous les acteurs concernés (direction, départements, utilisateurs finaux) et qui fixent les objectifs, les responsabilités et les indicateurs de suivi. 
3. Choisir les outils adaptés aux besoins et aux contraintes techniques (budget, infrastructure), en tenant compte des fonctionnalités (numérisation, indexation, recherche), des normes (XML, PDF) et des standards (CCI) existants. 
4. Accompagner le changement auprès des utilisateurs finaux, en assurant leur formation, leur sensibilisation et leur soutien tout au long du projet. 

Conclusion 

La gestion documentaire est un levier stratégique pour optimiser la gestion de l’information dans les entreprises et les organisations. Elle permet de gagner en efficacité, en sécurité et en performance. Elle est aussi un levier pour améliorer la collaboration des équipes, en facilitant le partage, la communication et le travail à distance. En clair, elle représente la clé d’une valorisation du savoir-faire et du patrimoine documentaire, en favorisant la réutilisation, l’innovation et la mémoire institutionnelle. 

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