Titre officiel du cours (court):
5S bureau - Classement informatique et organisation de bureau
Bullet 1:
Améliorer l’efficacité des espaces de travail
Bullet 2:
Améliorer de façon substantielle l’efficacité des individus et des équipes
Bullet 3:
Retrouver rapidement ses dossiers informatiques, courriels ou papiers
Lien du cours sur LinkedIn:
http://www.linkedin.com/company/formations-qualitemps/5s-bureau-classement-informatique-et-organisation-de-bureau-604315/product
Titre alternatif du cours (long):
Gestion documentaire et organisation des lieux de travail
Présentation courte du cours:
<p>Notre approche du 5S bureau se distingue par son orientation prioritaire sur la gestion documentaire. En effet la matière première dans les bureaux est principalement l’information. Une autre force de notre cours est d’apporter des solutions très concrètes à la gestion des documents électroniques, tant les courriels que les autres fichiers. Notre méthode utilise des techniques d’amélioration continue qui simplifient l’ensemble de l’implantation du 5S, de la réflexion, de sa mise en place et de son maintien. </p>
Modes d'enseignement:
En cours publics, ce cours est offert dans différentes régions du Québec. Veuillez consulter notre calendrier sur le site Internet de Formations Qualitemps.
Formations sur mesure, ce cours peut être donné en entreprise partout au Québec et adapté à vos besoins.
Objectifs:
Appliquer les principes 5S dans un contexte de bureau
Amélioration de l’efficacité des espaces de travail
Pouvoir concevoir un plan de classification conforme aux processus de l’organisation
Élaborer des méthodes de gestion documentaire efficaces
Mettre sur pied une méthode commune et reconnue pour la gestion des documents électroniques, des courriels et des documents papier.
Doter les individus ou les équipes de bonnes pratiques de gestion documentaire
Retrouver rapidement ses dossiers informatiques, courriels ou papiers
Uniformiser la façon de classer les documents, de gérer les versions et de les conserver
Mettre en valeur les documents corporatifs
Mieux intégrer les nouveaux employés
Pouvoir élaborer une stratégie d’implantation
Meilleure collaboration entre les employés
Améliorer de façon substantielle l’efficacité des individus et des équipes
L'approche Qualitemps:
Notre approche du 5S bureau se distingue par le fait que nous l’orientons principalement sur la gestion documentaire.
En effet, la matière première dans les bureaux est principalement l’information. Il nous apparaît donc essentiel que notre formation réponde adéquatement à ce besoin.
Une autre force de notre cours est d’apporter des solutions très concrètes à la gestion des documents électroniques, tant pour les courriels que pour tous les autres fichiers.
Nous avons aussi développé une approche qui facilite grandement la démarche. Notre méthode utilise des techniques d’amélioration continue qui permettent de simplifier l’ensemble de l’implantation, de la réflexion à la mise en place et au maintien.
Contenu détaillé du cours:
Que sont les 5S?
Principe de base et gains potentiels du 5S
Le 5S appliqué au bureau
Les conditions de succès du 5S
La phase préparatoire
S’interroger sur ses besoins
Déterminer la portée des améliorations
Établir des balises (coûts, durée, etc.)
Identifier les opportunités d’amélioration
Exemple de grille d’analyse
Tableau d’analyse des zones de travail
Exemple de tableau d’analyse
Préparer un dossier pour la direction
Impliquer le personnel et la direction
La démarche 5S, étape par étape
La gestion documentaire
La démarche 5S appliquée à la gestion documentaire
L’importance de l’information dans une entreprise
L’avancement des technologies et la gestion documentaire
Les besoins les plus courants
Quelques notions générales en gestion documentaire
Les 5 grands critères d’un système de gestion documentaire performant
Les différentes caractéristiques d’un document
Comment concevoir un plan de classification efficace
Les différences à considérer pour la classification électronique
Une méthode de classification qui respecte les mécanismes du cerveau
Un plan de classification orienté sur les processus internes
Modèles de plan de classification pour faciliter la réflexion
Comment nommer un document
Comment gérer les versions
L’importance d’inclure la gestion des courriels à la démarche
Gestion et classement avancés des courriels
Comment élaborer un calendrier de conservation électronique ou papier
L’importance d’élaborer un protocole et des instructions de travail pour la gestion des documents dans les entreprises
Comment élaborer un protocole et des instructions de travail
Comment implanter les changements et les maintenir
A qui s adresse le cours:
Adjointes administratives, techniciens, personnel de bureau, gestionnaires, administrateurs, chefs d’équipes et toutes les personnes qui exécuteront, qui initieront ou qui superviseront la démarche d’amélioration.
Approche pédagogique:
Énoncés théoriques et interactifs
Exercices à partir d’exemples de cas
Exercices pratiques
Plan d’action précis en fonction de chaque participant et élaboré tout au long du cours.
Matériel de cours fournis:
Un manuel de référence complet et détaillé sur les 5S bureau servant aussi de guide d’implantation
Un manuel de référence complet et détaillé sur la gestion documentaire servant aussi de guide d’implantation.
Des modèles de plan de classification
Des exemples de protocoles et de politiques internes de gestion documentaire
Détails additionnels:
<h3>Possibilité de coaching</h3><div>Formations Qualitemps offre aussi des services de coaching sur mesure.</div><div>Individuel ou en groupe ce service est complètement adapté à vos besoins.</div><p>Les coachings post-formation peuvent augmenter de façon substantielle le transfert et la mise en application des acquis.</p>
Coûts pour les séminaires publics:
425.00$ pour une personne
395.00$ par personne pour deux à quatre personnes
365.00$ par personne pour 5 personnes et plus
