Produit associé a la formation:
Titre officiel du cours (court):
Gestion documentaire service sur mesure
Mise en page:
Formation
Courte Description:
Service d'accompagnement pour l'élaboration et l'implantation d'un système de gestion documentaire.
Bullet 1:
Vous avez besoins de vous doter de bonnes pratiques de gestion documentaire?
Bullet 2:
De retrouver rapidement vos dossiers informatiques, courriels ou papiers?
Bullet 3:
D’uniformiser la façon de les classer, de gérer les versions et de les conserver?
Pictogramme du cours en remplacement du video:
Titre alternatif du cours (long):
Une bonne gestion documentaire est un élément fondamental pour une meilleure efficacité.
Privée (inscrire "oui" si la formation est privée):
oui
Détails additionnels:
<p> </p><p>Les pertes de temps reliées à la recherche et au remaniement inutile de dossiers, papiers ou électroniques, sont énormes et coûtent très cher aux entreprises.<br />Il est de première importance de se doter d’un système de classement clair et uniforme, et que tous sachent comment bien l’utiliser. Il doit y avoir une façon commune de nommer et de gérer les documents, y compris les courriels.</p><p><br />Nous parlons donc d’une structure de gestion documentaire complète, ce qui peut paraître laborieux à entreprendre. Comment instaurer un tel système sans avoir à investir des sommes de temps et d’argent considérables ?</p><p> </p><p><strong>Formations Qualitemps</strong> a mis sur pied un <strong>service d’accompagnement unique, innovateur et dynamique,</strong> basée sur les méthodes d’amélioration continue, permettant <strong>d’instaurer un système de gestion documentaire uniformisé et performant, à peu de frais.</strong></p><p> </p><p>Nous vous proposons une méthode basée sur la collaboration et le partage des connaissances, permettant de mettre à profit les forces et les habiletés des individus. <strong>Cette approche permet d’accélérer et de faciliter l’élaboration et l’implantation du système, tout en suscitant la collaboration.</strong></p><p> </p><h3><br />DÉROULEMENT D’UN MANDAT</h3><p> </p><h4>1. Évaluation et présentation d’une offre de service :</h4><p><br />Cette première étape, sans frais, consiste simplement en une rencontre du conseiller avec la (les) personne(s) responsable(s) du projet. Il s’agit ici de faire une analyse rapide des besoins de classification et de gestion documentaire, en fonction des documents existants et des processus internes.<br />L’information recueillie servira à la formulation et à la présentation d’une offre de service.</p><p> </p><h4>2. Diagnostic</h4><p><br />Nous établirons d’abord quelles seront les personnes impliquées dans la démarche. Il importe de choisir des représentants de différents secteurs.</p><p><br />Ensuite, lors de séance(s) de discussion structurée(s) et dirigée(s) par le conseiller, nous établirons les grandes lignes :</p><p><br />➢ Liste des différents documents à classer et à conserver.<br />➢ Nombre et types d’utilisateurs concernés.<br />➢ Portée du nouveau système… informatique, papier? Les courriels en feront-ils partie ?<br />➢ Quels processus sont rattachés à des documents et ces processus pourraient-ils être améliorés?<br />➢ Objectifs d’implantation… par quoi commencer, quoi prioriser, à quelle vitesse?</p><p> </p><p>Tous seront invités à émettre leurs suggestions et à soulever les problèmes actuels du système et à formuler les différents besoins du futur système. Le formateur utilisera divers outils de structuration (tableaux, diagrammes, etc.). Cet exercice permettra de dresser un portrait détaillé de la situation et de ses enjeux.</p><p> </p><h4>3. Conception des outils de gestion documentaire</h4><p><br />Nous serons alors prêts à procéder à l’élaboration des divers outils en fonction des données recueillies. C’est donc à cette étape que l’on bâtit le système. Nous développerons :<br />➢ Le plan de classification<br />➢ Le plan de conservation<br />➢ Les droits d’accès aux divers documents<br />➢ Le manuel des instructions (comment nommer et archiver les dossiers, gérer les différentes versions, etc.), des protocoles (quoi ne pas faire…) et des politiques (le pourquoi)</p><p><br /><strong>Le manuel des instructions de travail et des protocoles, là où sera officialisé le quoi faire et ne pas faire</strong> est souvent négligé. Il joue pourtant un <strong>rôle très important,</strong> surtout aujourd’hui, alors que l’informatique a permis une quasi totale accessibilité à la documentation, par tous. <strong>C’est ce manuel qui permet de faire connaître et de maintenir le système.</strong></p><p><br /><strong>Insistons sur la méthode Qualitemps qui se distingue particulièrement de par son efficacité.</strong> En combinant des outils tels que le <strong>brainstorming</strong>, la <strong>consultation</strong>, et la <strong>présentation de modèles de classification</strong>, elle permet à la fois de mettre à profit la contribution de chacun et les modèles de gestion documentaire déjà éprouvés. Le processus d’élaboration du système en est considérablement accéléré.</p><p> </p><h4>4. Validation</h4><p><br /><strong>Ici aussi, l’efficacité de notre méthode sera mise à profit.</strong> Le fait d’avoir suscité la collaboration de chacun aura déjà permis, du moins en partie, de s’assurer que le plan colle à la réalité de l’entreprise.</p><p><br />Afin de valider davantage, nous aurons encore recours à la méthode de brainstorming et de consultation. Il s’agira de tester notre plan en fonction de la réalité de l’organisation, et d’approuver ou non les solutions trouvées et le nouveau système.</p><h4><br />5. Conception du plan d’implantation</h4><p><br />Il est fondamental d’établir la stratégie d’implantation. Sans quoi l’implantation du système peut apparaître comme une montagne infranchissable. Nous devrons donc adresser les questions qui permettront d’établir un plan d’implantation clair et réaliste.</p><p> </p><p>➢ Par où commencer? À quelle vitesse?<br />➢ Qui en sera responsable à l’interne?<br />➢ Quand et à quel rythme en aviser les différents usagers?<br />➢ Quels répertoires ou processus allons-nous prioriser?<br />➢ Jusqu’où aller dans la classification des anciens dossiers? Etc.</p><p> </p><p>Cette stratégie sera consignée sous forme de plan d’implantation étape par étape avec échéancier afin que la personne responsable puisse piloter aisément le projet.</p><p> </p><h4>6. Soutien à l’implantation du plan</h4><p><br />Cette dernière phase, celle de la diffusion, est cruciale. À ce stade et grâce aux outils déjà construits, l’entreprise possède tous les éléments pour y arriver.</p><p><br />Par contre, nous sommes en mesure, si requis, de supporter l’entreprise dans cette importante démarche. Notre service d’accompagnement à l’implantation du système s’articule autour d’une ou de quelques rencontres de formation, selon les besoins.</p><p> </p><p> </p><p><em>La démarche que nous vous proposons a été développée en fonction de l’engagement fondamental de Formations Qualitemps :</em></p><h4><br /><em>Fournir des solutions tangibles et applicables pour plus d’efficacité et de bien-être au travail.</em></h4><p> </p>
Poids:
10
Accréditations:
Formateurs:
Objectifs du cours
- Créer et gérer des listes de distribution
- Maîtriser à fond les fonctionnalités des contacts
- Accélérer la production de documents répétitifs.
- Faciliter la création de courrier à adresser à des destinataires multiples.
- Développer des visuels professionnels
- Créer des modèles qui mémorisent la mise en page ou certains visuels
- Automatiser la saisie de certaines variables.
- Créer des courriels, des documents ou des étiquettes personnalisées à partir d'une liste de destinataires.
- Fusionner les adresses et des courriers personnalisés.
- Importer dans Outlook des listes d'adresses externes (Excel, Access, carnet d'adresses d'Outlook).
- Revoir la documentation corporative de l’entreprise.
- Développer une méthode en fonction des types d’envois à faire pour l’entreprise.
L’approche Qualitemps
Très personnalisé et spécialisés sur un même objectif, les envois. Les participants étant à leur poste plusieurs ont des exemples précis de leurs propres utilisations donc beaucoup d’échanges entre participants et très dynamique.
Contenu détaillé du cours
Organiser le dossier contact
- Les possibilités du dossier contact
- Les catégories
- Création de sous-dossiers selon objectifs
- Personnalisation des visuels du dossier contact
- Création de listes de distribution
- Importer des listes à partir d’Excel ou autres logiciels
L’outil fusion et publipostage
- Activer l’outil fusion et publipostage
- Explication des options et du menu
- Décisions à prendre lorsque activé
Publisher
- L’outil Publisher
- Les avantages
- L’utilisation
Création de documents réutilisables
- Créer un modèle de document
- Utilisation de Word
- Les modèles et les assistants intégrés
- Les champs « demander », « remplir », « date », numérotation et résumé
- Classement des modèles
Gérer la fusion et le publipostage.
- Créer et gérer un fichier d'adresses dans Word
- Trier et/ou sélectionner les adresses par critères
- Ajouter ou supprimer des champs et des renseignements
- Utiliser un tableau Excel, une requête Access ou un carnet d'adresse de messagerie comme source de données.
- Créer différents types de documents de fusion (lettre, étiquettes, catalogue)
- Faire une fusion à partir d’une lettre existante
- Faire une fusion dans un document virge pour un envoi de courriel
Personnaliser la fusion
- Instructions de fusion, intégration d'éléments variables (champs).
- Insertion conditionnelle de texte.
- Les différentes options de fusions.
À qui s’adresse le cours
Tout public ayant de bonnes connaissances de base d’Outlook.
Approche pédagogique
- Exercices pratiques guidés, exécutés de façon autonome sur le poste informatique personnel des participants
- Contenu théorique
- Exposés interactifs
- Démonstrations et exemples
- Applications réelles et précises des participants
Matériel de cours
Un manuel et guide très complet, étape par étape, avec illustrations.
Soutien technique
Offert suite aux cours publics seulement
Vous avez accès au soutien technique pour une durée totale de 1 heure.
- Vous avez 4 mois suite à la formation pour l’utiliser et le temps sera compté à la minute pour vous permettre d’utiliser votre temps pleinement
- Le soutien technique est fait par téléphone et avec Team Viewer soutien en ligne si requis
- Nous vous aiderons à trouver une solution ou une réponse à toutes les questions soulevées et en lien avec le logiciel Words
AGRÉMENTS :
Formations Qualitemps inc. est agréée
par la CPMT comme organisme formateur
aux fins de la Loi favorisant le développement des compétences de la main-d’œuvre.
Formations Qualitemps inc. est partenaire
actif du Groupement des chefs d'entreprises
du Québec.
Titre + Intro:
Formation
Fusion et publipostage avancé
avec Outlook
Fusion et publipostage avancé
avec Outlook
Bénéficiez du meilleur de la technologie afin d’offrir une image impeccable de votre entreprise.
La maîtrise des fonctionnalités fusion et publipostage vous permet de disposer d'une méthode de distribution simple et rentable.
En bref Vis a Vis Syllabus:
Durée : 1 journée.
Formation offerte en ligne seulement (webinar).
Formation offerte en ligne seulement (webinar).
