Techniques de rédaction de procédures et politiques

Mettre en valeur et partager efficacement la connaissance organisationnelle est à la fois un objectif et un défi pour une entreprise.

En effet, on ne cesse de réinventer la roue sans pourtant se pencher sur la notion du partage de la connaissance des employés. Cette mise en commun, pour être efficace, doit être culturelle, s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue.
 
À ce titre, elle se fera plus aisément, par le biais de la rédaction des politiques et procédures de l’entreprise.
 
Un Recueil Officiel des politiques, procédures et instructions de travail est un outil d’amélioration dynamique. Il permet de consolider, de mettre en valeur et de diffuser les acquis de l’entreprise tout en ouvrant les portes à de nombreuses améliorations.
Or, malgré les énormes avantages d’une telle documentation, il s’agit tout de même d’une démarche laborieuse.
 
Notre formation permet d’acquérir des outils, et des savoir-faire tangibles et applicables afin de pouvoir effectuer l’ensemble de la démarche. C'est-à-dire; la réflexion, le plan d’action, la rédaction et le maintien.


OBJECTIFS
> Identifier les processus, politiques ou procédures de l’entreprise
> Identifier ses besoins en documentation globale
> Savoir rédiger des politiques et des procédures
> Maintenir et mettre à jour le système



RECONNAISSANCE DE LA FACULTÉ DE L'ÉDUCATION
PERMANENTE DE L'UNIVERSITÉ DE MONTRÉAL
L’approche pédagogique de Formations Qualitemps a été validée par la direction de la formation continue de la Faculté de l’éducation permanente de l’Université de Montréal. 0.7 UFC.

OBJECTIFS
  • Identifier les politiques, procédures et/ou processus de l’entreprise.
  • Développer un esprit critique quant au contenu des documents pour favoriser l’atteinte des objectifs d’affaires qu’ils comportent (qualité, efficacité et compétence)
  • Connaître les différentes étapes du processus d’un projet de développement de documentation.
  • Pouvoir élaborer un plan d’action et un échéancier.
  • Comprendre les impacts de la rédaction d’un recueil de politiques et procédure( un projet de documentation engage à réduire la non qualité et les zones grises).
  • Élaborer le canevas de rédaction de l’entreprise. Susciter la collaboration et réduire le travail en silo.
  • Développer une meilleure connaissance de ce que nos collègues font et pourquoi ils le font?
  • Établir des balises et des normes claires.
  • Intégrer plus facilement les nouveaux employés.
  • Implanter au sein des équipes de travail une réelle culture du partage.


CONTENU DÉTAILLÉ DU COURS
Bâtir le recueil officiel des connaissances
  • Quoi documenter et pourquoi?
  • Les politiques
    • Définition
    • Particularités des politiques
    • Outils d’aide à la rédaction des politiques
  • Les procédures
    • Définition
    • Particularités des procédures
    • Outils d’aide à la rédaction des procédures
  • Les processus
    • Définition
    • Particularité du processus
    • Se servir du processus dans une approche de documentation (un processus avant et après)
Interrelation entre les documents

Rôle, responsabilité, autorité dans une démarche de transfert des connaissances

Projet de rédaction
  • Étape 1 – Identification du besoin
  • Étape 2 – Organisation du projet
  • Étape 3 – Collecte de l’information
  • Étape 4 – Diffusion et accessibilité à l’information
  • Étape 5 – Encadrement et suivi
  • Étape 6 – Révision et gestion des modifications
Conclusion

APPROCHE PÉDAGOGIQUE
  • Exposé interactif
  • Exercices pratiques

MATÉRIEL FOURNIS
  • Manuel de cours sous forme de guide complet.
  • La politique des politiques et procédures.
  • Outils d’aide à la rédaction.


À QUI S'ADRESSE CETTE FORMATION?
Toutes personnes impliquées dans le processus de rédaction de politique et de procédures

L'APPROCHE QUALITEMPS

La mise en place d’un recueil de l’entreprise doit à notre avis se faire progressivement. Ce doit être vu comme une occasion d’amélioration. C’est aussi une démarche constante et dynamique qui ne doit être vue comme une façon de figer les choses à tous jamais. Il s’agit plutôt de faire le point afin de continuer à progresser. Pour ces raisons, notre cours a été conçu pour que les participants soient totalement autonomes pour bâtir et mettre à jour eux-mêmes leur documentation, selon leurs besoins et au rythme qui leur convient.






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