Facile, pratique, économique et rapide, le courrier électronique s’est rapidement imposé comme le moyen de communication privilégié des organisations. Il est désormais utilisé pour les communications allant des plus banales aux plus complexes.
Par contre, le courrier électronique peut, s’il est mal géré, engendrer bien des problèmes : mauvaises communications, erreurs d’interprétation, mauvais service à la clientèle, interruptions multiples, mauvaise gestion des documents importants, recherches, difficulté à accorder du temps aux véritables priorités, manque de focus, perte de temps, etc.
Plusieurs études confirment que plusieurs employés consacrent plus de 20 % de leur temps de travail à gérer les courriels reçus pendant la journée. Il faudrait ajouter le temps de manipulation des anciens courriels pour y chercher une information ou pour l’exécution de certaines tâches. Sans oublier le temps gaspillé à repousser les multiples rappels.
Pourtant, la gestion des courriels est généralement laissée à la discrétion de chacun. Puisque la communication est au centre des activités de toute entreprise, l’élaboration d’un protocole courriel est devenue un impératif pour les organisations. C’est aussi une démarche qui entraînera l’un des meilleurs retours sur investissement.
