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Vouloir tout faire — une des grandes erreurs en gestion du temps 2/2
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Dans mon article du 9 avril, nous avons vu les recommandations qui étaient contenues dans l’article de la firme McKinsey Une approche personnelle à la gestion du temps organisationnel écrit par Peter Bregman. J’ai aussi nuancé ses propos et indiqué de quelle façon ces recommandations s’imbriquaient dans le système de gestion du temps de Qualitemps. Il est certainement possible d’étendre ces idées à toute une organisation afin de parvenir à une véritable culture de la gestion du temps.
Justement, Bregman propose aussi dans son article d’aider les membres du personnel à identifier leurs cinq activités prioritaires personnelles (j’ai modifié certains éléments de ses propositions).
Les cinq activités prioritaires de chacun de vos employés devraient découler des objectifs stratégiques de l’entreprise. Cette vision doit, bien sûr être transmise par les leaders de l’organisation.
Ultimement, les cinq activités prioritaires de chaque personne devraient découler de celles du PDG.
Il est particulièrement important de clarifier les priorités des actions quotidiennes aux paliers supérieurs de l’organisation précisément parce que la plupart des emplois de haut niveau sont souvent les plus complexes et les plus diversifiés. Mais tenter de se focaliser sur tout en même temps est une façon sûre de ne rien accomplir. Or, en fin de compte, le PDG est responsable de tout ce qui se passe dans son organisation. C’est donc le travail et la responsabilité du PDG — aidé du conseil d’administration — d’identifier certains éléments qui deviendront les plus grandes priorités de toute l’organisation.
Voyons par un exemple comment la gestion avec une liste des cinq priorités se répercute à travers l’organisation.
Les priorités du PDG :
1. Croissance à long terme
2. Une culture de qualité
3. Une gestion robuste des talents
4. Marges améliorées
5. Collaboration interdisciplinaire
Les priorités de Todd, le directeur des ventes :
1. Clarifier et peaufiner la stratégie de vente pour obtenir de plus hautes marges bénéficiaires
2. Parler/Écrire afin de faire passer le message à des clients potentiels pouvant apporter de plus hautes marges
3. Visiter des clients potentiels et des clients offrant de plus hautes marges
4. Développer/Motiver une équipe de ventes qui se concentre sur les clients offrant de plus hautes marges
5. Fournir un leadership exécutif inter fonctionnel
Les priorités des subordonnés de Todd :
1. Évaluer tous les clients commerciaux selon leurs marges
2. Identifier des clients potentiels offrant de plus hautes marges
3. Communiquer avec les clients offrant de plus basses marges par téléphone
4. Visiter en personne les clients potentiels offrant de plus hautes marges
5. Travailler avec le service du marketing afin de peaufiner une approche pour les clients offrant de plus basses marges
Dans le cas de Todd, son PDG a identifié des marges plus hautes comme l’une de ses cinq priorités. Alors Todd — qui, rappelez-vous, relève directement du PDG — a déterminé ses cinq principales priorités en fonction de cet élément. Et les subordonnés de Todd ont dressé leur liste des cinq activités prioritaires selon celle de Todd.
Concrètement, comment pouvez-vous mettre ce système en application et à quoi pouvez-vous vous attendre ? Voici ce qu’en dit Bregman :
Utilisez la liste des cinq priorités pour gérer vos employés de plus près, mais sans verser dans la micro gestion. En un simple coup d’œil, vous pouvez voir leurs priorités, aussi bien que les gestes qu’ils posent pour faire passer en premier les cinq éléments de leur liste. S’ils font la mauvaise chose, vous pouvez le voir immédiatement et les guider de manière appropriée. Et s’ils font la bonne chose, vous pouvez le reconnaître et les aider à réussir.
La puissance de ce processus réside dans sa simplicité et sa dimension concrète. Il ne s’agit pas d’une simple énumération de cinq buts ou objectifs. Il forme la structure de la liste des choses à faire de chaque personne et se traduit, directement, en temps passé sur les choses en question. C’est la différence entre accomplir quelque chose et simplement déclarer son importance.
La gestion du temps à partir d’une liste des cinq priorités encourage la transparence et la correspondance stratégique. Elle permet en outre aux cadres, aux gérants et aux employés de réagir quand on leur demande de faire trop de choses qui ne relèvent pas des domaines de focalisation stratégique.
Quand les gens commencent à distribuer des tâches qui ne font pas partie des priorités de la personne visée, une structure existe désormais pour exposer la distraction à la vue de tous, en discuter et prendre une décision éclairée sur l’acceptation ou le refus de la tâche en question. Cette approche pousse le processus d’établissement des objectifs une étape plus loin, augmentant ainsi la chance que les gens la suivent. Chaque jour, les gérants et les employés relient leurs tâches quotidiennes aux priorités de leur organisation.
Plusieurs organisations utilisent la DPO (Direction par objectif), mais on ne regarde pas souvent ces objectifs, sinon lors de la révision annuelle (ou parfois trimestrielle) de la performance et ils ne se traduisent jamais en tâches quotidiennes. Si un PDG veut mettre en œuvre une stratégie à travers une organisation, celle-ci doit construire ses actions quotidiennes autour de cette stratégie. Rappelez-vous que le sondage de McKinsey a découvert que seulement 52 % des cadres utilisent leur temps largement en fonction des priorités stratégiques de leur organisation. La liste de choses à faire basée sur les cinq priorités devrait augmenter ce pourcentage.
Pour ma part, je trouve cette approche bien inspirante puisqu’elle est en lien, bien sûr, avec l’approche de Qualitemps.
La recette finale serait donc la suivante :
1. Planifiez tout, sans exception
2. Assurez-vous que ce que vous planifiez est en lien avec vos priorités et celles de votre organisation
Ce qu’il faut aussi réellement retenir c’est qu’on ne peut pas tout faire et qu’il faut choisir. On doit arrêter de penser que l’on peut tout faire.
Une de mes bonnes connaissances applique bien ce principe. Il possède notamment trois entreprises. L’une d’elles a dû faire face récemment à de grands changements qu’il a très bien gérés. Malgré tout, il travaille rarement plus de 35 à 40 heures par semaine. Il me dit entretenir, depuis au moins 20 ans, une liste de ce qu’il ne doit pas faire, une not to do list. Cette liste, selon lui, est très utile, car elle lui sert à gérer les tentations. Si une activité ne fait pas partie de ce qu’il considère comme stratégique, il la consigne sur cette liste et ça l’aide à prendre sa décision.
Si prioriser est aussi renoncer à ce qui n’est pas prioritaire, il faut admettre qu’il faut un certain courage pour le faire. Il en faut encore plus pour accepter que nos employés doivent eux aussi le faire.
Et pour citer Stephen Covey :
La clé n’est pas de prioriser ce qui est sur votre calendrier,
mais de planifier vos priorités.
D’où l’importance de ne pas planifier ce qui n’est pas important…
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Le multitâche et comment les organisations peuvent le limiter
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Nous avons parlé en février des effets néfastes du multitâche sur ceux qui s’y livrent. En avril, nous avons traité de ses effets sur ceux qui entourent les personnes qui multitâchent et comment y mettre fin. Parlons maintenant des effets du multitâche sur les milieux de travail.
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Collage spécial « Coller les valeurs » dans Excel
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Mélanie a lu l'avenir pour vous
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La mission de LeMarson est d’expliquer ce que sera l'informatique de demain pour vous permettre d'investir dans les meilleures solutions.
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18 juin 2019 / Article / Efficacité au travail
Le multitâche et comment les organisations peuvent le limiter
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Nous avons parlé en février des effets néfastes du multitâche sur ceux qui s’y livrent. En avril, nous avons traité de ses effets sur ceux qui entourent les personnes qui multitâchent et comment y mettre fin. Parlons maintenant des effets du multitâche sur les milieux de travail.
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19 avril 2019 / Article / Efficacité au travail
Les dommages collatéraux du multitâche
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
En février, nous avons parlé des effets néfastes du multitâche sur la santé et la productivité de ceux qui le font. Parlons maintenant des effets du multitâche sur les personnes qui entourent celles qui le font.
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11 mars 2019 / Article / Gestion documentaire
La gestion documentaire, un mal nécessaire
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Lorsqu’on y pense, l’action qui consiste à classer un document a peu de valeur ajoutée.
Par contre, le fait de chercher est une activité à haute valeur non ajoutée.
C’est pourquoi, dans un contexte où nous assistons à l’essor du big data et à la prolifération de l’information, la gestion documentaire est devenue un enjeu stratégique !
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24 janvier 2019 / Article / Formation hybride
Un apprentissage plus performant
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
L’être humain apprend mieux lorsqu’il combine diverses façons d’assimiler ce qu’il désire apprendre. Cette combinaison peut prendre bien des formes. Suivre des cours, participer à des ateliers, lire, écouter des vidéos, expérimenter, se faire coacher.
Expliquer à quelqu’un d’autre ce que l’on sait ou ce que l’on est en train d’apprendre est aussi une excellente façon d’apprendre. On dit que l’une des meilleures façons d’apprendre quelque chose est de l’enseigner.
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2 mai 2018 / Article / Gestion de projet
La gestion des priorités pour le gestionnaire de projet, c'est le temps d'en parler.
Pierre Ethier / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
La gestion des priorités est une habileté essentielle pour le gestionnaire de projet voulant garder le contrôle sur ses activités. Sans elle, le gestionnaire de projet sera à la merci des changements quotidiens qui sont si fréquents au cœur de ce type de gestion. La gestion des priorités fut abordée de mainte façon, mais pratiquement jamais dans le contexte de la gestion de projet. Grâce à notre modèle, vous aurez une longueur d’avance sur les imprévus, les changements et les défis quotidiens.
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4 avril 2018 / Article / Gestion documentaire
Les signatures numériques, pourquoi est-ce plus sécuritaire que le stylo!
Sylvain Laurence / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Dans beaucoup d’entreprises, la gestion des signatures manuscrites est le processus qui empêche encore d’être totalement sans papier. On imprime pour faire signer puis on scanne le document et on le classe. Souvent, on classe même à la fois le document original signé, et sa copie numérisée, par crainte d’avoir besoin de la signature originale. Tout ça parce qu’on a l’impression qu’une signature signée est plus forte que tout au niveau de la loi. Et bien j’ai le plaisir de vous annoncer que c’est faux!
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19 mars 2018 / Article / Habiletés informatiques
L'incompétence informatique et la productivité en entreprise
Marianne Trottier / COMMUNICATION ET
DÉVELOPPEMENT DE FORMATION On a souvent l’impression, en milieu de travail, que l’utilisation d’outils technologiques est synonyme de productivité. Pourtant, pour que cela soit applicable sans équivoque, il est nécessaire que ces dits outils technologiques soient utilisés et gérés efficacement…ce qui n’est pas toujours le cas.
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22 février 2018 / Article / Gestion de projets
La gestion de projets – pratiques gagnantes et essentielles (1 de 10)
Pierre Ethier / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Ceci est le premier d'une série de capsules sur le thème
de la gestion de projet : Les pratiques gagnantes et essentielles.
Chacune de ces capsules portera sur un volet particulier de la gestion de projet
et proposera des pistes de solution pouvant être mises en pratique de façon rapide
dans vos fonctions quotidiennes de gestionnaire de projet.
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9 octobre 2017 / Article / PRODUCTIVITÉ
Travailler avec plus d'un écran
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
C'est prouvé, travailler avec deux, voire trois écrans, augmente la productivité. Et il y a d'autres avantages !
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11 septembre 2017 / Article / GESTION DU TEMPS
Vouloir tout faire — une des grandes erreurs en gestion du temps 2/2
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Comment installer une culture de la gestion du temps dans une organisation.
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30 août 2017 / Article / GESTION DE PROJETS
Gérez vos projets avec SharePoint
Sylvain Ducharme / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Vous pouvez maintenant gérer l’ensemble de votre portefeuille de projets dans SharePoint ! Voici enfin un endroit où vous pourrez centraliser toutes les informations sur vos projets. Et avec la venue de PowerBI, vous pourrez aussi construire des tableaux de bord magiques !
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13 août 2017 / Article / GESTION DU TEMPS
Planifier de façon flexible et optimale
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
La planification n’a de sens que si elle fait économiser du temps. Eh bien, elle en économise certainement en autant qu'elle soit effectuée de façon flexible et optimale.
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16 juillet 2017 / Article / LEADERSHIP
Une communication saine et efficace, une des assises de la gestion
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Et si une communication réussie consistait à comprendre celui qui écoute?
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4 juin 2017 / Article / GESTION DU TEMPS
Gérer par objectifs pour mieux piloter le changement
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Comprendre et utiliser la DPO, la DPPO et SMART en morcelant vos objectifs!
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24 mai 2017 / Article / E-LEARNING
5 règles pour développer un bon tutoriel
Le-Cours.ca / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Cet article a été publié par Le-Cours.ca, partenaire en développement de formation E-Learning sur mesure.
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9 avril 2017 / Article / GESTION DU TEMPS
Une grande erreur en gestion du temps: vouloir tout faire (1/2)
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Le proverbe « Qui trop embrasse mal étreint » remonte au 14e siècle ! Non, on ne peut pas tout faire...
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26 février 2017 / Article / LEADERSHIP
Comment adapter votre style de leadership à un contexte de changement
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Les crises sont des changements soudains, inattendus, imposés et lourds de conséquences. Les changements souhaités par un leader sont, eux, généralement progressifs et planifiés. Voyons quels enseignements les crises peuvent apporter quand il s'agit de mettre en œuvre des changements.
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4 décembre 2016 / Article / LEADERSHIP
Savoir adopter le bon style de leadership selon les différents intervenants
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
La théorie du leadership situationnel est basée sur le constat qu’un leader possède en général deux visions quant à la façon appropriée de superviser des activités en équipe. Le leader responsable d’une équipe doit, dans sa façon d’assurer son leadership, mettre ses efforts soit sur les tâches à accomplir, soit sur le contact relationnel avec ses coéquipiers. Une compréhension adéquate du leadership situationnel permet au responsable d’une équipe de déterminer l’attitude qu’il doit adopter pour utiliser de manière optimale ses collaborateurs/coéquipiers.
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22 novembre 2016 / Article / GESTION DE PROJETS
Gérer votre temps dans un contexte de projets multiples
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
La gestion de multiples projets est l’un des défis importants en gestion du temps parce qu’il est difficile d’intégrer ces projets aux multiples imprévus et aux nombreuses autres activités quotidiennes. Vous devez d’abord en maîtriser les grands principes. Aujourd’hui, la référence quant aux meilleures pratiques en gestion de projets est le PMI (Project Management Institute).
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1 novembre 2016 / Article / GESTION DU TEMPS
Quel type de gestionnaire du temps êtes-vous ?
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Selon une étude de la firme McKinsey, seulement 9 % se déclarent satisfaits de la façon dont ils utilisent leur temps au travail.
Les auteurs de l’étude ont voulu savoir si les cadres insatisfaits avaient des points en commun. Ils ont déterminé qu'en effet, ils appartenaient à l’un des types de gestionnaires suivants...
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21 octobre 2016 / Article / GESTION DU TEMPS
Votre temps est précieux ! Pourriez-vous l’optimiser ?
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Ceci est le premier d’une série d‘articles sur le thème de la gestion du temps et des moyens que vous pouvez mettre en œuvre pour en faire un meilleur usage. Tous peuvent en bénéficier, qu’ils soient gestionnaires ou non.
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15 février 2017 / Nous avons lu pour vous / TECHNOLOGIE
Mélanie a lu l'avenir pour vous
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
La mission de LeMarson est d’expliquer ce que sera l'informatique de demain pour vous permettre d'investir dans les meilleures solutions.
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21 octobre 2016 / Nous avons lu pour vous / GESTION DU CHANGEMENT
Trop vite ! Pourquoi nous sommes prisonniers du court terme
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Dans Trop vite ! Servan-Schreiber explore les conséquences de ce qu’il appelle le « court-termisme », causé par l’accélération des communications, sur la politique, la finance, les organisations, les êtres humains et l’environnement. À propos des individus, il explore les effets du court-termisme sur la consommation, sur les rythmes de vie et sur les relations aux autres — tant personnelles que professionnelles.
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9 août 2017 / Trucs et astuces / EXCEL
Collage spécial « Coller les valeurs » dans Excel
Jérémy Mayer-Boisvert / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Cette fonction qui peut sembler intimidante deviendra un jeu d'enfant après cette explication très claire. Et fini les infâmes #REF!
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25 septembre 2017 / Trucs et astuces / OFFICE 365
Survol d'Office 365
Sylvain Ducharme / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Plusieurs personnes utilisent maintenant Office 365 comme bureau virtuel, mais n’en comprennent pas toujours tous les aspects. Tour d’horizon!
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6 novembre 2017 / Trucs et astuces / OUTLOOK
Comment consulter des tâches Outlook sur un appareil mobile
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Tasks & Notes for MS Exchange a la cote auprès des utilisateurs mobiles d’Outlook !
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13 mars 2017 / Trucs et astuces / EXCEL
Fiche des meilleurs raccourcis dans Excel
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Que diriez-vous de découvrir une mine de raccourcis, connus et moins connus, pour accélérer la saisie de données dans Excel?
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29 janvier 2017 / Trucs et astuces / ONEDRIVE
Les avantages d’utiliser votre OneDrive Entreprise
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Le travail simultané de plusieurs personnes sur un même document et l’accès aux différentes versions d’un document sont deux avantages très intéressants que plusieurs recherchent. Comment procéder ?
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1 janvier 2017 / Trucs et astuces / EXCEL
Fiche des meilleures pratiques dans Excel
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Un peu de temps bien investi dans la construction de vos classeurs Excel vous en économisera beaucoup à la longue!
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20 juin 2017 / Trucs et astuces / MOBILITÉ
Comment fixer la position des icônes sur le bureau de votre ordinateur
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Si les icônes de votre bureau bougent lorsque vous vous branchez à d'autres écrans, voici la solution!
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29 mai 2017 / Trucs et astuces / EXCEL
Fiche de protection des données dans Excel
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Un peu de temps bien investi dans la construction de vos classeurs Excel vous en économisera beaucoup à la longue!
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21 octobre 2016 / Trucs et astuces / OUTLOOK
Deux secrets du bouton Ctrl avec Outlook
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Des astuces simples qui pourtant pourront vous épargner bien des soupirs !
Les raccourcis clavier économisent du temps qui peut être consacré à des tâches plus utiles et intéressantes. Il vaut la peine d’investir un peu de temps les premières fois pour en faire rapidement des automatismes !
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18 décembre 2016 / Trucs et astuces / MOBILITÉ
La mobilité et la gestion des tâches
Jean-Luc Dion / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Lors de vos déplacements, il est essentiel de pouvoir consulter la liste de vos tâches. Voici comment faire avec Gmail.
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