Combien de temps doit-on consacrer à la planification ? Si vous me le demandiez, je répondrais ceci : le moins longtemps et le plus optimalement possible.

Dans une formation en gestion du temps, nous consacrons beaucoup de temps à transmettre de bonnes méthodes pour planifier les activités et les projets. Ceci provoque souvent deux impressions chez les participants :

1. D’abord, qu’ils devront consacrer beaucoup trop de temps à planifier

2. Ensuite, que le fait de planifier à l’aide de ces bonnes méthodes est beaucoup trop rigide et ne laisse aucune place aux imprévus et à l’improvisation

Ces deux objections sont bien légitimes puisqu’il est vrai que la planification n’a de sens que si elle fait économiser du temps. Eh bien, elle en économise certainement, lorsqu’elle est flexible et optimale.

Pour aborder la question de la rigidité, j’aime bien utiliser une métaphore. Une planification sert à tracer la voie vers un ou des objectifs prédéterminés. Il ne faut pas voir cette trajectoire comme celle d’un train qui ne peut dévier de sa trajectoire et poursuit simplement un trajet prédéterminé.

La gestion du temps ressemble davantage au parcours d’un navire. Il y aura des vents, des marées et peut-être une météo trouble qui nécessiteront des ajustements. Mais la pire chose, dans ces conditions, serait de ne pas avoir de cartes et d’outils de pilotage, surtout lorsque la météo est inquiétante et qu’il faut faire le point plus souvent.

Il n'y a pas de vent favorable pour celui qui ne sait où il va.

Sénèque

La météo trouble qui est évoquée dans cette métaphore équivaut au contexte de changement qui prévaut aujourd’hui au sein de plusieurs organisations. À notre époque, il est essentiel de pouvoir maintenir un cycle de planification dynamique qui permettra de garder le cap et de faire la part entre ce qui est planifié et le lot quotidien des imprévus. Car une chose est certaine : sans planification, les imprévus prendront toute la place, comme si le navire était laissé à lui-même et qu’il voguait au gré des vents et des courants.

La planification est souvent représentée sous la forme d’un cycle et exprimée par les termes « planifier », « exécuter », « vérifier » et « améliorer ».

L’image ci-dessus représente bien ce cycle qu’est la boucle de planification. La boucle doit aussi être la plus fine possible.

Et maintenant, plus concrètement, il est important de noter que le cycle de planification s’articule sur trois dimensions :

1. Le court terme, soit la planification quotidienne

2. Le moyen terme, soit la semaine et le mois à venir

3. Le long terme, soit les projets et les grands objectifs

On peut dire que le long terme est le sens que l’on donne au temps, la direction principale. Le court terme, lui, concerne la maîtrise du temps, la façon d’atteindre les objectifs.

Pour vous aider à comprendre, le mieux est de vous fournir un exemple d’indicateurs précis. Chez Formations Qualitemps, nous représentons ces indicateurs sous la forme d’une pyramide inversée :

Cette représentation révèle toute l’importance des techniques de gestion des tâches et des activités dont j’ai parlé dans l’article du 21 octobre 2016 Votre temps est précieux ! Pourriez-vous l’optimiser ?

Maintenant, quel pourcentage de votre temps devrait être planifié ?

La quantité de temps dont vous disposez réellement dans une journée pour exécuter les tâches planifiées s’appelle le coefficient de temps maîtrisable.

Pour comprendre cette notion, il suffit de bien distinguer le nombre d’heures de travail dans une journée et le nombre d’heures que l’on maîtrise pendant cette période pour effectuer des activités ou des tâches planifiées. Certains emplois offrent beaucoup de temps maîtrisable — ceux qui sont dominés par des tâches routinières — et d’autres en laissent très peu.

Par exemple, chez la plupart des gestionnaires, ce temps maîtrisable ou planifiable devrait être environ 50 % de la journée de travail. Ce pourcentage équivaut au temps requis pour effectuer les tâches qui figurent sur le plan d’action de la journée. L’autre 50 % servira à gérer la nouveauté et les problèmes, à prendre et à retourner les appels, à répondre aux collègues ou aux employés ainsi qu’à accepter certaines demandes qui se présentent et dont il faut s’acquitter dans la journée. Il est en effet nécessaire d’accorder un certain pourcentage de temps à la nouveauté et aux imprévus. Toutefois, il est important de bien distinguer entre ce qui doit être « effectué dans la journée » et « effectué immédiatement ».

Le concept de temps maîtrisable incite à resserrer la vigilance et à optimiser l’usage que l’on fait de ce précieux temps.

Il faut vous assurer de planifier une portion suffisante de votre temps, car la nature a horreur du vide.

D’après les recherches de l’Institute for Business Technology, on ne devrait pas consacrer plus de 20 % à 50 % de la journée de travail à gérer les imprévus. Or, sans un plan, les imprévus peuvent représenter 80 %, voire 90 %, d’une journée de travail !

Cette dernière statistique justifie très bien l’importance de la planification, n’est-ce pas ? Il faut donc planifier, oui, mais jusqu’à un certain point, bien sûr.

Il y a plus de choses imprévues que de choses imprévisibles.

Guy Vivier