NOS FORMATIONS
Nos formations offrent un juste équilibre entre théorie et exercices pratiques guidés. Elles sont indépendantes les unes des autres et se complètent entre elles afin que vous puissiez mettre en place le programme de formation qui répondra à vos besoins et votre budget.

DIAGNOSTIC APPROFONDI ET RAPPORT D’ANALYSE
Le service diagnostic pré-formation permet d’obtenir une vue d’ensemble de l’état actuel de la structure, des méthodes et des outils de gestion documentaire en place dans une entreprise. Ce service permet d’identifier rapidement les principales problématiques d’une entreprise en gestion documentaire et ainsi, d’orienter et d’adapter une formation future pour qu’elle puisse adresser ces problématiques spécifiques.
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Cueillette de données sur l’organisme ou l’entreprise pour définir son style de gestion et l’état général de la structure actuelle de gestion documentaire utilisée. Cette cueillette se fait à l’aide d’un questionnaire préliminaire et d’une entrevue avec une personne clé. |
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Compilation des données et évaluation de la situation.
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Identification des problématiques principales auxquelles sont confrontées l’organisme ou l’entreprise.
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Rédaction d’un compte-rendu qui permettra d’établir les priorités
pour l’organisme ou l’entreprise afin d’orienter le déroulement de la
formation. |

DIAGNOSTIC APPROFONDI ET RAPPORT D’ANALYSE
Le service diagnostic approfondi et rapport d’analyse permet d’obtenir une vision claire de l’état actuel de la structure, des méthodes et des outils de gestion documentaire en place dans une entreprise. Un rapport détaillé de la situation sera produit ainsi qu’un plan d’action pour mettre en place les solutions requises
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Extraction de la structure actuelle du réseau et analyse de cette structure |
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Description des différentes problématiques entourant la gestion documentaire actuelle
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Analyse des processus actuels et propositions d'améliorations |
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Définition des objectifs et de la portée du projet: gestion du papier,
de l'hébergement réseau, des courriels, des signatures, des tâches
associés à des documents, etc. |
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Proposition préliminaire de solutions et d'outils, pour les
problématiques de l'entreprise, et définir les problématiques qui
nécessiteront une analyse plus détaillée pour trouver des solutions.
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Proposition d'un plan de projet préliminaire |

IMPLANTATION ET DÉPLOIEMENT
Une fois le plan d’action élaboré, notre équipe peut vous assister dans l’implantation de la nouvelle structure et des nouveaux processus de gestion documentaire.
- Faire l’inventaire des documents
- Établir les règles de nommage
- Mettre en place la nouvelle arborescence
- Élaborer le calendrier de conservation
- Établir le processus d’épuration
- Fixer les règles internes
- Rédiger un manuel d’instructions
- Effectuer la migration des fichiers
- Former les utilisateurs
- Établir un processus de suivi
- Établir un processus de classement des courriels
- Établir un système de signatures électroniques


LOGICIELS DE GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS
Les logiciels de gestion électronique des documents facilitent de plus en plus la gestion de documents. L’usage de ces outils, en plus d’améliorer de façon significative la gestion documentaire au quotidien, peut faciliter le travail qui doit être réalisé pour structurer votre projet de gestion documentaire.
- Transition progressive et facilitée
- Calendrier d’archivage automatisé
- Gestion des versions automatisée
- Sécurité des documents simplifiée
- Nommage des documents simplifié
- Collaboration augmentée (fichiers accessibles par internet, sur cellulaires ou tablettes)
- Possibilité de notifications lorsqu’un document est modifié
- Possibilité d’ajouter des tâches aux documents
- Stabilité du système
- Sharepoint
- M-Files
- Box

LA GESTION DOCUMENTAIRE CHEZ QUALITEMPS
Formations Qualitemps offre une gamme de services innovateurs et personnalisés permettant d’instaurer un système de gestion documentaire performant. Ces solutions permettront à votre entreprise de :
- Mettre en place une structure documentaire optimale et ce, de façon permanente.
- Favoriser et faciliter le travail collaboratif.
- Gérer et optimiser les processus de travail de l’entreprise.
- Faciliter le travail à distance.
- Augmenter le niveau de sécurité de ses documents.
Formations Qualitemps, vise depuis près de 20 ans à offrir des méthodes concrètes et applicables pour plus d’efficacité et de bien-être au travail. Nos méthodes ont fait leurs preuves. Elles allient concepts, meilleures pratiques et maîtrise des outils de travail. Plus de 10 000 participants par année assistent à nos formations.
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RAPPORT D'ANALYSE


