OBJECTIFS

À la fin de cette formation, vous saurez comment faire pour :

• Analyser vos besoins
• Cartographier votre plan de classement
• Faire migrer simplement et efficacement vos documents vers SharePoint ou un autre système
• Diffuser vos informations dans SharePoint
• Maîtriser votre gestion documentaire dans SharePoint
• Dynamiser le travail collaboratif dans votre organisation
• Uniformiser les pratiques de travail et la gestion documentaire

	CONTENU DÉTAILLÉ DU COURS

• L’importance capitale de l’information et de la gestion documentaire dans une organisation
• Notions de base et définitions
• Caractéristiques, valeur et durée de vie d’un document
• Réflexions sur le classement électronique des documents
• La méthode de classement web
• Exploitation de la puissance des métadonnées
• Qu’est-ce que le web sémantique ?
• Étapes et prérequis pour réussir un bon plan de classement informatique
• Analyse des besoins : le point de départ vers l’arrivée !
• Comment identifier les principaux dossiers de classement
• Qu’est-ce qui détermine la durée de vie des documents ?
• Méthodes pour bien nommer les documents
• Trucs et astuces pour l’élaboration d’un plan de classement
• Plan de migration des documents vers Sharepoint
• Échéancier, information et formation des utilisateurs
• Détermination des droits des utilisateurs
• Planification des collections de sites, des bibliothèques de documents et des listes
• Gestion des versions
• Comment déposer et modifier des documents
• Travail en commun simultané
• Extraction et archivage des documents
• Synchronisation des documents
• Création de flux de travail pour l’approbation des documents déposés
• Comment appliquer des métadonnées
• Forçage des métadonnées
• Gestion des métadonnées au choix
• Entretien de SharePoint
• Formation des nouveaux employés, ajustements en cas de besoin et transfert de connaissances

	APPROCHE PÉDAGOGIQUE

• Énoncés théoriques et interactifs
• Réflexion sur la gestion documentaire
• Exercices pratiques dans SharePoint

	MATÉRIEL FOURNIS

• Manuel de référence complet avec exercices
• Accès à un environnement SharePoint d’office 365

	À QUI S'ADRESSE CETTE FORMATION?

À toute personne ou entreprise voulant exploiter le puissant SharePoint en gestion documentaire. À tout utilisateur qui devra déposer ou utiliser un document dans SharePoint.

	L'APPROCHE QUALITEMPS

La force de cette formation : l’accent mis sur le besoin de structurer et de contrôler l’entreposage de l’information tout en favorisant la collaboration. Les stratégies et les méthodes d’organisation proposées souligneront les grands avantages d’utiliser SharePoint.