Gestion documentaire avec SharePoint
Pour faire face à la prolifération des documents électroniques qui a marqué les dernières décennies.


SharePoint est une plateforme de collaboration et de gestion documentaire complète dont la mise en place offre des gains substantiels.
OBJECTIFS
> Pour diminuer le temps de recherche
> Pour améliorer le travail collaboratif et uniformiser
les méthodes de travail
> Pour résoudre les problèmes de stockage
de l’information

À QUI S'ADRESSE LE COURS
À toute personne ou entreprise qui désire profiter de la puissance de SharePoint en gestion documentaire. À tout utilisateur qui devra déposer un document dans SharePoint, l’utiliser, y travailler et y collaborer.



OBJECTIFS
  • Connaître les notions fondamentales de la gestion documentaire
  • Comprendre les méthodes de classement dans SharePoint
  • Vous familiariser avec les métadonnées et le web sémantique
  • Être en mesure d’analyser vos besoins
  • Pouvoir cartographier votre plan de classement
  • Concevoir un plan de migration de vos documents vers SharePoint
  • Diffuser vos informations dans SharePoint
  • Expérimenter la gestion documentaire dans SharePoint.

L'APPROCHE QUALITEMPS

À toute personne ou entreprise qui désire profiter de la puissance de SharePoint en gestion documentaire. À tout utilisateur qui devra déposer un document dans SharePoint, l’utiliser, y travailler et y collaborer.



CONTENU DÉTAILLÉ DU COURS
  • L’importance de l’information et de la gestion documentaire dans une entreprise
  • Notions de base et définitions
  • Les caractéristiques, la valeur et la durée de vie d’un document
  • Réflexions sur le classement électronique des documents
  • Explication de la méthode de classement web
  • Création et utilisation des métadonnées
  • Qu’est-ce que le web sémantique ?
  • Les étapes et les prérequis pour réussir un bon plan de classement informatique
  • L’analyse des besoins – le point de départ vers l’arrivée !
  • Identification des principaux dossiers de classement
  • Établissement de la durée de vie des documents
  • Comment bien nommer les documents
  • Trucs et astuces pour l’élaboration d’un plan de classement
  • Le plan de migration des documents vers SharePoint
  • L’échéancier, l’information et la formation des utilisateurs
  • La détermination des droits des utilisateurs
  • Planification des collections de site, des bibliothèques de document et des listes
  • Gestion des versions
  • Méthode de dépôt et de modification des documents
  • Travail en commun simultané
  • Extraction et archivage des documents
  • Synchronisation des documents
  • Création de flux de travail pour l’approbation des documents déposés
  • Méthode d’application des métadonnées
  • Forçage des métadonnées
  • Gestion des métadonnées aux choix
  • Entretien de SharePoint
  • Formation des nouveaux employés, ajustements en cas de besoin et transfert de connaissances

APPROCHE PÉDAGOGIQUE
  • Énoncés théoriques et interactifs
  • Réflexion sur la gestion documentaire
  • Exercices pratiques dans SharePoint

MATÉRIEL DE COURS FOURNIS
  • Manuel de référence complet avec exercices
  • Accès à un environnement SharePoint d’office 365

Cette formation est offerte en entreprise et adaptée à vos besoins. Nous vous invitons à communiquer avec nous pour connaître nos tarifs et nos disponibilités.

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FORMATEURS


Sylvain Ducharme




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