Gestion documentaire avec SharePoint

Nous vivons aujourd’hui dans une ère d’abondance d’informations. La prolifération des documents a marqué les dernières décennies et ce phénomène a eu des conséquences désastreuses pour les individus et les entreprises. Tout cela exige la mise en place d’outils de gestion documentaire.


SharePoint de Microsoft offre une solution pratique et efficace qui est maintenant à la portée de tous. C’est une plateforme de collaboration et de gestion documentaire complète dont la mise en place offre des gains substantiels. Améliorez la recherche et la gestion des informations de votre entreprise ainsi que la collaboration entre les employés grâce à la gestion documentaire avec SharePoint !



OBJECTIFS
> Pour diminuer le temps de recherche
> Pour améliorer le travail collaboratif uniformiser les méthodes de travail
> Pour résoudre les problèmes de stockage de l’information

À QUI S'ADRESSE LE COURS
À toute personne ou entreprise qui désire profiter de la puissance de SharePoint en gestion documentaire. À tout utilisateur qui devra déposer un document dans SharePoint, l’utiliser, y travailler et y collaborer.



OBJECTIFS
  • Connaître les notions fondamentales de la gestion documentaire
  • Comprendre les méthodes de classement dans SharePoint
  • Vous familiariser avec les métadonnées et le web sémantique
  • Être en mesure d’analyser vos besoins
  • Pouvoir cartographier votre plan de classement
  • Concevoir un plan de migration de vos documents
  • Diffuser vos informations dans SharePoint
  • Expérimenter la gestion documentaire dans SharePoint

L'APPROCHE QUALITEMPS

À toute personne ou entreprise qui désire profiter de la puissance de SharePoint en gestion documentaire. À tout utilisateur qui devra déposer un document dans SharePoint, l’utiliser, y travailler et y collaborer.



CONTENU DÉTAILLÉ DU COURS
Pourquoi suivre cette formation
  • Les forces de cette formation sont sa clarté et sa durée optimale. Vous serez autonome en peu de temps !


  • Notre approche de gestion documentaire se distingue l’accent que nous mettons sur les besoins de structurer et de contrôler l’entreposage de l’information tout en comblant le besoin de collaboration de plus en plus marqué dans les entreprises. Les stratégies et les méthodes d’organisation proposées souligneront les grands avantages d’utiliser SharePoint.


  • Notre approche ne se limite pas seulement aux aspects techniques du logiciel : nous voulons aussi transmettre une compréhension globale de la gestion documentaire.


  • L’importance de l’information et de la gestion documentaire dans une entreprise
  • Notions de base et définitions
  • Les caractéristiques, la valeur et la durée de vie d’un document
  • Réflexions sur le classement électronique des documents
  • Explication de la méthode de classement web
  • Création et utilisation des métadonnées
  • Qu’est-ce que le web sémantique ?
  • Les étapes et les prérequis pour réussir un bon plan de classement informatique
  • L’analyse des besoins – le point de départ vers l’arrivée !
  • Identification des principaux dossiers de classement
  • Établissement de la durée de vie des documents
  • Comment bien nommer les documents
  • Trucs et astuces pour l’élaboration d’un plan de classement
  • Le plan de migration des documents vers SharePoint
  • L’échéancier, l’information et la formation des utilisateurs
  • La détermination des droits des utilisateurs
  • Planification des collections de site, des bibliothèques de document et des listes
  • Gestion des versions
  • Méthode de dépôt et de modification des documents
  • Travail en commun simultané
  • Extraction et archivage des documents
  • Synchronisation des documents
  • Création de flux de travail pour l’approbation des documents déposés
  • Méthode d’application des métadonnées
  • Forçage des métadonnées
  • Gestion des métadonnées aux choix
  • Entretien de SharePoint
  • Formation des nouveaux employés, ajustements en cas de besoin et transfert de connaissances

APPROCHE PÉDAGOGIQUE
  • Énoncés théoriques et interactifs
  • Réflexion sur la gestion documentaire
  • Exercices pratiques dans SharePoint

MATÉRIEL DE COURS FOURNIS
  • Manuel de référence complet avec exercices
  • Accès à un environnement SharePoint d’office 365

Cette formation est offerte en entreprise et adaptée à vos besoins. Nous vous invitons à communiquer avec nous pour connaître nos tarifs et nos disponibilités.

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