Optimiser votre gestion documentaire électronique
Est-il possible de trouver toute information rapidement et en tout temps ? Oui.
Cette formation vous montrera comment on peut y parvenir avec un bon système
de gestion documentaire électronique. Grâce à une structure efficace, la collaboration
entre tous sera nettement améliorée. Dans un contexte où l’information est devenue prédominante dans les organisations, une bonne gestion documentaire est devenue
pour elles un des principaux piliers.


OBJECTIFS
> Pour améliorer la gestion documentaire
des individus et des organisations;
> Pour améliorer substantiellement votre efficacité
et celle de vos équipes;
> Pour retrouver rapidement vos dossiers informatiques
et courriels.

À QUI S'ADRESSE LE COURS
Aux adjointes administratives, techniciens, personnel de bureau, gestionnaires, administrateurs, chefs d’équipes et toutes les personnes qui initieront, qui superviseront ou qui exécuteront la démarche d’amélioration.


RECONNAISSANCE DE LA FACULTÉ DE L'ÉDUCATION
PERMANENTE DE L'UNIVERSITÉ DE MONTRÉAL
La qualité pédagogique de ce plan de cours a été validée par la Direction de la formation continue de la Faculté de l’éducation permanente de l’université de Montréal. 0.7 UFC.

OBJECTIFS
  • Connaitre les principes de base d’une organisation 5S;
  • Connaitre les méthodes les plus actuelles en gestion
    documentaire électronique;
  • Savoir concevoir un plan de classification électronique conforme
    aux processus de l’organisation et aux plus récentes recommandations dans le domaine;
  • Mettre sur pied une méthode commune et reconnue de gestion
    des documents électroniques et des courriels;
  • Doter les individus ou les équipes de bonnes pratiques de gestion documentaire;
  • Retrouver rapidement vos dossiers informatiques et courriels;
  • Uniformiser la façon de classer les documents, de gérer les versions
    et de les conserver;
  • Mieux intégrer les nouveaux employés;
  • Pouvoir élaborer une stratégie d’implantation;
  • Améliorer la collaboration entre les employés;
  • Augmenter substantiellement l’efficacité des individus et des équipes;

L'APPROCHE QUALITEMPS
Notre approche se distingue par le fait qu’elle allie rigueur et flexibilité.
En effet, un bon système doit pouvoir être mis en place le plus aisément possible, être compris de tous et demander peu d’efforts pour son maintien. Il doit aussi répondre aux réalités spécifiques de l’entreprise,
tout en étant basé sur des normes reconnues. Le point fort de notre cours est qu’il apporte des solutions très concrètes à la gestion des fichiers électroniques, pour tous types de documents y compris les courriels.

CONTENU DÉTAILLÉ DU COURS
  • Notions générales en gestion documentaire
  • Caractéristiques et valeurs des documents
  • Cycle de vie des documents
  • Réflexion sur les grandes différences entre la gestion
    documentaire électronique et papier
  • Autodiagnostic sur sa gestion documentaire électronique
  • Implanter une nouvelle structure en quatre grandes phases.
  • Comment obtenir l’engagement de la direction
    (l’argumentaire et les bénéfices)
  • Identifier des indicateurs de performance
  • Analyser sa situation actuelle (modèle d’analyse et de questionnaire)
  • Exercice pratique en équipe « Simulation d’analyse d’une arborescence ».
  • Déterminer les objectifs SMART à atteindre.
  • Méthodes pour faire l’inventaire complet de sa documentation électronique
  • Déterminer les règles de nommage selon les recommandations
    les plus récentes dans le domaine.
  • Exercice pratique sur le nommage des fichiers.
  • Critères et étapes pour déterminer la nouvelle arborescence
    (structure de gestion documentaire électronique).
  • Modèle d’un plan de classification électronique (arborescence)
  • Exercice pratique « Simulation d’élaboration d’un plan
    de classification en équipe ».
  • La syntaxe à privilégier pour les dossiers électroniques.
  • Exercice en équipe sur différents scénarios proposés d’arborescence.
  • Déterminer les règles de gestion des versions.
  • Bâtir un calendrier de conservation.
  • Déterminer le processus d’épuration.
  • Déterminer les règles internes (protocole)
  • Modèle de question à se poser pour établir les règles internes
  • Exercice en groupe sur les clés du succès pour obtenir l’adhésion de tous.
  • La rédaction d’un manuel d’instruction (comprenant les exemples pour chacune des sections).
  • Déterminer la bonne méthode pour mettre en place la nouvelle structure
  • Élaborer un plan de communication (modèle)
  • La formation des utilisateurs.
  • La gestion du changement
  • Mettre en place un processus de suivi et de développement post-projet
  • Modèle d’un bilan de projet
  • La numérisation
  • L’utilisation des plateformes nuragiques
  • Information sur les logiciels de Gestion électroniques
    des documents (GED)
  • Classer et archiver des courriels
  • Les règles de messagerie
  • Fiches récapitulatives
  • Trucs et astuces

APPROCHE PÉDAGOGIQUE
  • Énoncés théoriques et interactifs
  • Exercices à partir d’exemples de cas
  • Exercices pratiques
  • Plan d’action précis en fonction de chaque participant
    et élaboré tout au long du cours

    MATÉRIEL DE COURS FOURNIS
    • Guide de référence et d’implantation détaillé
      sur la gestion documentaire électronique
    • Des modèles de plans de classification
    • Des modèles et des outils de gestion de projet,
      pour implanter une nouvelle structure
    • Des exemples de protocoles et de politiques
      internes de gestion documentaire


      Formation

      Date

      Ville

      Direction

      Optimiser votre gestion documentaire électronique
      14 décembre 2017
      Québec
      Directions
      Optimiser votre gestion documentaire électronique
      25 janvier 2018
      Montréal
      Directions
      Optimiser votre gestion documentaire électronique
      8 mars 2018
      Montréal
      Directions
      Optimiser votre gestion documentaire électronique
      23 mars 2018
      Québec
      Directions
      Optimiser votre gestion documentaire électronique
      6 avril 2018
      Sherbrooke
      Directions
      Optimiser votre gestion documentaire électronique
      11 avril 2018
      Montréal
      Directions
      Optimiser votre gestion documentaire électronique
      24 avril 2018
      Laval
      Directions
      Optimiser votre gestion documentaire électronique
      10 mai 2018
      Longueuil
      Directions
      Optimiser votre gestion documentaire électronique
      1 juin 2018
      Trois-Rivières
      Directions
      Optimiser votre gestion documentaire électronique
      14 juin 2018
      Sept-Iles
      Directions
      Optimiser votre gestion documentaire électronique
      19 juin 2018
      Montréal
      Directions
      Optimiser votre gestion documentaire électronique
      6 juillet 2018
      Laval
      Directions
      FORMATEURS


      Marlène Villeneuve

      Sylvain Laurence




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