Formation Gestion documentaire et organisation des lieux de travail

 

5S bureau - Classement informatique et organisation de bureau

Méthode 5s bureau

  • Améliorer l’efficacité des espaces de travail
  • Améliorer de façon substantielle l’efficacité des individus et des équipes
  • Retrouver rapidement ses dossiers informatiques, courriels ou papiers

Gestion documentaire et organisation des lieux de travail

Notre approche du 5S bureau se distingue par son orientation prioritaire sur la gestion documentaire. En effet la matière première dans les bureaux est principalement l’information. Une autre force de notre cours est d’apporter des solutions très concrètes à la gestion des documents électroniques, tant les courriels que les autres fichiers. Notre méthode utilise des techniques d’amélioration continue qui simplifient l’ensemble de l’implantation du 5S, de la réflexion, de sa mise en place et de son maintien. 

Durée : 1 journée

Modes d'enseignement

  • En cours publics, ce cours est offert dans différentes régions du Québec. Veuillez consulter notre calendrier sur le site Internet de Formations Qualitemps.
  • Formations sur mesure, ce cours peut être donné en entreprise partout au Québec et adapté à vos besoins.

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de cette formation
 

Objectifs

  • Appliquer les principes 5S dans un contexte de bureau
  • Amélioration de l’efficacité des espaces de travail
  • Pouvoir concevoir un plan de classification conforme aux processus de l’organisation
  • Élaborer des méthodes de gestion documentaire efficaces
  • Mettre sur pied une méthode commune et reconnue pour la gestion des documents électroniques, des courriels et des documents papier.
  • Doter les individus ou les équipes de bonnes pratiques de gestion documentaire
  • Retrouver rapidement ses dossiers informatiques, courriels ou papiers
  • Uniformiser la façon de classer les documents, de gérer les versions et de les conserver
  • Mettre en valeur les documents corporatifs
  • Mieux intégrer les nouveaux employés
  • Pouvoir élaborer une stratégie d’implantation
  • Meilleure collaboration entre les employés
  • Améliorer de façon substantielle l’efficacité des individus et des équipes

L'approche Qualitemps

Notre approche du 5S bureau se distingue par le fait que nous l’orientons principalement sur la gestion documentaire.

En effet, la matière première dans les bureaux est principalement l’information. Il nous apparaît donc essentiel que notre formation réponde adéquatement à ce besoin.

Une autre force de notre cours est d’apporter des solutions très concrètes à la gestion des documents électroniques, tant pour les courriels que pour tous les autres fichiers.

Nous avons aussi développé une approche qui facilite grandement la démarche. Notre méthode utilise des techniques d’amélioration continue qui permettent de simplifier l’ensemble de l’implantation, de la réflexion à la mise en place et au maintien.

Contenu détaillé du cours

  • Que sont les 5S?
  • Principe de base et gains potentiels du 5S
  • Le 5S appliqué au bureau
  • Les conditions de succès du 5S
  • La phase préparatoire
  • S’interroger sur ses besoins
  • Déterminer la portée des améliorations
  • Établir des balises (coûts, durée, etc.)
  • Identifier les opportunités d’amélioration
  • Exemple de grille d’analyse
  • Tableau d’analyse des zones de travail
  • Exemple de tableau d’analyse
  • Préparer un dossier pour la direction
  • Impliquer le personnel et la direction
  • La démarche 5S, étape par étape
  • La gestion documentaire
  • La démarche 5S appliquée à la gestion documentaire
  • L’importance de l’information dans une entreprise
  • L’avancement des technologies et la gestion documentaire
  • Les besoins les plus courants
  • Quelques notions générales en gestion documentaire
  • Les 5 grands critères d’un système de gestion documentaire performant
  • Les différentes caractéristiques d’un document
  • Comment concevoir un plan de classification efficace
  • Les différences à considérer pour la classification électronique
  • Une méthode de classification qui respecte les mécanismes du cerveau
  • Un plan de classification orienté sur les processus internes
  • Modèles de plan de classification pour faciliter la réflexion
  • Comment nommer un document
  • Comment gérer les versions
  • L’importance d’inclure la gestion des courriels à la démarche
  • Gestion et classement avancés des courriels
  • Comment élaborer un calendrier de conservation électronique ou papier
  • L’importance d’élaborer un protocole et des instructions de travail pour la gestion des documents dans les entreprises
  • Comment élaborer un protocole et des instructions de travail
  • Comment implanter les changements et les maintenir

À qui s'adresse le cours?

Adjointes administratives, techniciens, personnel de bureau, gestionnaires, administrateurs, chefs d’équipes et toutes les personnes qui exécuteront, qui initieront ou qui superviseront la démarche d’amélioration.

Approche pédagogique

Énoncés théoriques et interactifs
Exercices à partir d’exemples de cas
Exercices pratiques
Plan d’action précis en fonction de chaque participant et élaboré tout au long du cours.

Matériel de cours fournis

  • Un manuel de référence complet et détaillé sur les 5S bureau servant aussi de guide d’implantation
  • Un manuel de référence complet et détaillé sur la gestion documentaire servant aussi de guide d’implantation.
  • Des modèles de plan de classification
  • Des exemples de protocoles et de politiques internes de gestion documentaire

Possibilité de coaching

Formations Qualitemps offre aussi des services de coaching sur mesure.
Individuel ou en groupe ce service est complètement adapté à vos besoins.

Les coachings post-formation peuvent augmenter de façon substantielle le transfert et la mise en application des acquis.

Accréditations


Barreau du Québec

Formation reconnue par le Barreau du Québec.

CMA Ordre des comptables en management accrédités du Québec

Formation reconnue par la CMA.

CPMT (Commission des partenaires du marché du travail)

Formations Qualitemps inc. est agréée par la CPMT en tant qu’organisme formateur aux fins
de la Loi favorisant le développement des compétences de la main-d’oeuvre.
(Anciennement  la Loi 90 d'Emploi Québec. La Loi favorisant le développement
de la formation de la main-d'œuvre a été modifiée le 8 juin 2007. )


Groupement des chefs d'entreprise du Québec

Formations Qualitemps Inc. est partenaire actif du Groupement des chefs d'entreprise du Québec.

 

 

OHDQ Ordre des hygiénistes dentaires du Québec

Formation reconnue par l'ODHQ (7 heures)

Note: L'OHDQ n'a pas vérifié le contenu détaillé de l’activité ni son déroulement. Il est de la responsabilité de l’hygiéniste dentaire de s’assurer que
cette formation est directement liée à sa pratique professionnelle.

 

 

Ordre des ingénieurs du Québec

Avis aux membres de l'Ordre des ingénieurs du Québec
Pour s'assurer de l'admissibilité d'une activité de formation aux fins du Règlement sur la formation continue obligatoire des ingénieurs, le membre doit s'assurer que ladite activité respecte les deux critères prévus au règlement. Pour ce faire, il doit vérifier si :
· ladite activité correspond à l'un des types d'activités identifiés à l'article 5;
· le contenu de ladite activité est lié à l'exercice de ses activités professionnelles (article 6).

 

 

SOFEDUC Société de formation et d'éducation continue

Formations Qualitemps inc. est membre affilié de SOFEDUC.

UFC - Chambre de la sécurité financière

Formation donnant droit aux agréments de la Chambre de la sécurité financière (7 UFC).

Les Formateurs

Isabelle Gagné

Isabelle Gagné a œuvré pendant plusieurs années dans le 
domaine des ventes et du service à la clientèle et a été durant 
ce temps l’instigatrice de divers projets d’amélioration continue, de développement organisationnel, de systèmes de gestion et d’analyse d’information. D’abord représentante aux ventes pour le Québec et les États-Unis dans le secteur de l’imprimerie, elle a ensuite plongé dans divers projets de dynamisation d’équipes de travail tantôt comme gestionnaire, tantôt comme arbitre. La gestion de changement, 
la gestion de projets, la résolution de problème, l’accroissement des ventes et l’amélioration continue sont inhérents à
ses démarches. Diplômée des HEC, entrepreneure et femme d’action, Isabelle Gagné partage avec passion ses convictions et ses expériences avec tous ceux et celles qui souhaitent s’outiller pour mieux évoluer.

René-Louis Comtois

Directeur et fondateur de Formations Qualitemps Inc., René-Louis Comtois a développé, au cours des années, des formations dont le contenu allie pragmatisme, rigueur et flexibilité Spécialisé en gestion du temps et en organisation du travail,
il propose des méthodes et des techniques qui sont toujours hautement efficaces et directement applicables. 
C’est à ce niveau que se situe son engagement.Conférencier et formateur d’expérience, il est également 
l’auteur de six ouvrages parus chez Quebecor: 
Gérer efficacement son temps, Lecture rapide, mythes et réalité, Gérer et animer ses réunions, Maximisez vos ventes en maîtrisant votre temps, Bien servir ses clients ainsi que Gérez vos courriels avant qu'ils vous gèrent.

Ghislain Larochelle

Diplômé comme ingénieur électrique de l'Université de Sherbrooke et détenteur d'un MBA en gestion des Ressources Humaines et gestion des opérations. Ghislain possède 25 ans d'expérience en usine et dans le service comme directeur de production et consultant dans plusieurs domaines d'activités. Son cheminement de carrière lui a apporté à se concentrer dans le coaching de superviseur, directeur de production, et l'amélioration continue dans plusieurs industries à travers le Québec. Ghislain est un passionné de la formation et est capable de vulgariser très bien les notions les plus compliquées.

Johanne Bertrand

Comptable agréée de formation, Johanne Bertrand possède plus 
de 20 années d'expérience en entreprise, dont treize au sein d'une importante institution financière. Depuis 1999, elle partage ses expériences avec les gens et consacre la majeure partie de son temps à développer et à animer des ateliers en organisation du travail. Son approche reflète son désir de promouvoir un type de gestion où l'on privilégie le capital humain, le respect et la reconnaissance, la communication, 
la participation et la responsabilisation, ainsi que la croissance personnelle et professionnelle.

Dates & Coûts

Dates pour les séminaires publics

Formations

Date

Ville

Directions
5S bureau - Classement informatique et organisation de bureau
22 mars
Québec
5S bureau - Classement informatique et organisation de bureau
18 avril
Montréal
5S bureau - Classement informatique et organisation de bureau
19 avril
Gatineau
5S bureau - Classement informatique et organisation de bureau
23 mai
Chicoutimi
5S bureau - Classement informatique et organisation de bureau
1 juin
Montréal
5S bureau - Classement informatique et organisation de bureau
1 juin
Sherbrooke
5S bureau - Classement informatique et organisation de bureau
8 juin
Rouyn

Coûts pour les séminaires
publics
425.00$ pour une personne
395.00$ par personne pour deux à quatre personnes
365.00$ par personne pour 5 personnes et plus

Formations privées
en entreprise
Nous vous invitons à communiquer avec nous pour connaitre nos tarifs et nos disponibilités.