Formation Gérez vos courriels, ne les laissez pas vous gérer!

 

Gestion et classement avancé des courriels

Pour passer rapidement de la surcharge à la maîtrise des courriels

  • Éliminer la sur manipulation des courriels
  • Avoir une boîte de réception vide à tous les soirs
  • Créer des règles de messagerie pour trier les courriels à la réception selon leur niveau d’importance et en fonction de ses propres besoins

Gérez vos courriels, ne les laissez pas vous gérer!

La force de notre cours c’est qu’il est d’abord orienté sur la gestion optimale des communications électroniques avant d’être un cours d’informatique. La formation s’articule sur l’ensemble du cycle de vie d’un courriel. Les participants verront aussi toutes les fonctionnalités avancées de Outlook qui permettent de maîtriser ce cycle à fond. Notre cours est donc aussi un cours d’informatique avancé, le meilleur des deux mondes.
 
De plus, nous avons réussi à condenser cette formation à seulement une demi-journée en produisant un guide de référence très complet, de plus de 200 pages, qui permet aux participants de sélectionner et d’appliquer très facilement les options qui conviennent pour optimiser leur propre processus de gestion des courriels. 
Durée : une demi-journée

Modes d'enseignement

  • Cours public en salle dans la majorité des régions du Québec.
  • Cours public en ligne (webinaire). Classes virtuelles en temps réel.
  • Cours privé en entreprise partout au Québec et adapté à vos besoins.
  • Cours privé en ligne.

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    de cette formation
     

    Objectifs

    • Éliminer la surmanipulation des courriels
    • Avoir une boîte de réception vide tous les soirs
    • Bien gérer les courriels qui représentent des tâches
    • Effectuer de bons suivis
    • Créer des règles de messagerie pour trier les courriels à la réception selon leur niveau d’importance et en fonction de ses besoins propres
    • Éviter les interruptions et les pertes de temps
    • Pouvoir sélectionner ou éliminer les alertes selon ses besoins
    • Connaître les insertions automatiques pour Outlook 2003 et les Quicks parts pour Outlook 2007 afin d’accélérer la rédaction.
    • Classer ses courriels selon des méthodes de gestion documentaire éprouvées
    • Connaître les différentes méthodes d’archivage
    • Retrouver rapidement ses courriels
    • Rédiger adéquatement ses courriels pour être lu et éviter les erreurs
    • Respecter l’étiquette des courriels (nétiquette)
    • Pouvoir établir un protocole de gestion de courriel selon les normes de l’entreprise
    • Connaître et sélectionner toutes les options avancées du logiciel
    • Bénéficier de nos trucs et astuces!

    L'approche Qualitemps

    La force de notre cours est qu’il est d’abord orienté vers la gestion optimale des communications électroniques avant d’être un cours d’informatique. La formation s’articule sur l’ensemble du cycle de vie d’un courriel. Les participants verront aussi toutes les fonctionnalités avancées du logiciel qui permettent de maîtriser à fond ce cycle. Notre cours est donc aussi un cours d’informatique avancé : vous avez ainsi le meilleur des deux mondes!

    De plus, nous avons réussi à dispenser cette formation en seulement une demi-journée en produisant un guide de référence très complet, de plus de 200 pages, qui permet aux participants de sélectionner et de mettre en pratique très facilement les options qui conviennent afin d’optimiser leur propre processus de gestion des courriels.

    Contenu détaillé du cours

    • Réflexion sur la gestion des courriels
    • Modifier la liste des dossiers
    • Ajouter la barre d’outils avancée
    • Pour naviguer facilement dans Outlook
    • L’importance de contrôler les interruptions
    • Bien gérer ses courriels à la réception
    • Désactiver les alertes pour diminuer les interruptions
    • Désactiver la réception automatique des courriels
    • Activer l’option toujours envoyer une confirmation de lecture
    • Comment créer une règle afin d’obtenir une alerte pour un type de message en particulier
    • Faire un premier tri de vos courriels à l’aide des règles de messageries
    • Comment créer une règle de messagerie
    • Comment traiter ses courriels en tant que tâches
    • Le classement et l’archivage des courriels
    • Faire des sous-dossiers dans votre boîte de réception
    • Personnaliser les visuels de vos dossiers courriel
    • Personnaliser les champs de vos dossiers courriel
    • Regrouper et trier dans un dossier d’éléments courriel et autres avec Outlook 2003
    • Regrouper et trier dans un dossier d’éléments courriel et autres avec Outlook 2007
    • Regrouper et trier dans un dossier d’éléments courriel conservés
    • Comment utiliser l’archivage automatique d’Outlook adéquatement
    • Gestion des dossiers d’archivage
    • Personnaliser l’archivage automatique général d’Outlook
    • Explication des paramètres d’archivage choisis
    • Personnaliser l’archivage de vos dossiers et de vos sous-dossiers Outlook
    • Activer soi-même la fonction d’archivage
    • Archiver avec un fichier de classement personnel .pst
    • Désactiver l’archivage automatique d’Outlook
    • Créer un fichier de classement personnel
    • Pour fermer un fichier de classement personnel .pst
    • Ouvrir un fichier de classement personnel .pst existant
    • Déplacer des éléments Outlook dans votre fichier de classement personnel
    • Comment et pourquoi copier certains éléments courriel dans vos dossiers Windows
    • Comment être un bon utilisateur à l’expédition
    • Communication verbale ou courriel?
    • Vie au travail. La copie conforme : de l’information à la confusion
    • Code pour une bonne utilisation de À, de CC et de CCI
    • Comment bâtir des Quick Parts ou des insertions automatiques pour accélérer la rédaction
    • Comment rédiger des textes efficaces
    • L’aspect légal des courriels
    • Comment bâtir un protocole courriel
    • Exemple de protocole de gestion des courriels
    • Le bouton Options de vos courriels avec Outlook 2007 et Outlook 2003
    • Les fonctions de l’onglet Options dans d’Outlook 2003 et Outlook 2007
    • Comment créer vos signatures automatiques
    • Personnaliser votre papier à lettres Outlook 2003 et Outlook 2007
    • Activer le bouton de la liaison entre les éléments contacts et tous les formulaires pour Outlook 2007
    • Savoir utiliser et consulter l’onglet activité des contacts pour l’historique des communications
    • et des activités
    • Comment relier un élément rendez-vous et un élément tâche à une fiche contact
    • Retour sur les grandes règles pour une utilisation performante du logiciel

    À qui s'adresse le cours?

    Tout public

    Approche pédagogique

    Exercices pratiques guidés, exécutés de façon autonome sur un poste informatique
    Contenu théorique
    Exposés interactifs

    Matériel de cours fournis

    • Un manuel et guide très complet, étape par étape, avec illustrations
    • Un manuel du participant pour le plan d’actions
    • Un poste informatique pour chaque participant(e) pour toute la durée du cours

    Soutien technique (offert suite aux cours publics et cours en ligne)

    • Vous avez accès au soutien technique pour une durée totale de 1 heure.
    • Vous avez 4 mois suite à la formation pour l’utiliser et le temps sera compté à la minute pour vous permettre d’en profiter pleinement
    • Le soutien technique est fait par téléphone et avec Team Viewer si un soutien en ligne est requis
    • Nous vous aiderons à trouver une solution ou une réponse à toutes les questions soulevées et en lien avec le logiciel Outlook

     

    Notre salle de cours mobile

    Pour le cours, 15 ordinateurs portables, à la fine pointe de la technologie, sont mis à la disposition des participants. Chaque ordinateur est programmé de façon à permettre la visualisation plein écran de toutes les fonctions. Les participants travaillent ainsi dans un environnement informatique semblable à celui qu’ils utilisent au travail. Avec notre salle de classe mobile, nous sommes en mesure d’offrir aussi des formations à l’interne dans votre entreprise.

     

     

    Possibilité de coaching

    Formations Qualitemps offre aussi des services de coaching sur mesure.
    Individuel ou en groupe ce service est complètement adapté à vos besoins.

    Les coachings post-formation peuvent augmenter de façon substantielle le transfert et la mise en application des acquis.

    Accréditations


    CMA Ordre des comptables en management accrédités du Québec

    Formation reconnue par la CMA.

    CPMT (Commission des partenaires du marché du travail)

    Formations Qualitemps inc. est agréée par la CPMT en tant qu’organisme formateur aux fins
    de la Loi favorisant le développement des compétences de la main-d’oeuvre.
    (Anciennement  la Loi 90 d'Emploi Québec. La Loi favorisant le développement
    de la formation de la main-d'œuvre a été modifiée le 8 juin 2007. )


    Groupement des chefs d'entreprise du Québec

    Formations Qualitemps Inc. est partenaire actif du Groupement des chefs d'entreprise du Québec.

     

     

    OHDQ Ordre des hygiénistes dentaires du Québec

    Formation reconnue par l'ODHQ (7 heures)

    Note: L'OHDQ n'a pas vérifié le contenu détaillé de l’activité ni son déroulement. Il est de la responsabilité de l’hygiéniste dentaire de s’assurer que
    cette formation est directement liée à sa pratique professionnelle.

     

     

    Ordre des ingénieurs du Québec

    Avis aux membres de l'Ordre des ingénieurs du Québec
    Pour s'assurer de l'admissibilité d'une activité de formation aux fins du Règlement sur la formation continue obligatoire des ingénieurs, le membre doit s'assurer que ladite activité respecte les deux critères prévus au règlement. Pour ce faire, il doit vérifier si :
    · ladite activité correspond à l'un des types d'activités identifiés à l'article 5;
    · le contenu de ladite activité est lié à l'exercice de ses activités professionnelles (article 6).

     

     

    SOFEDUC Société de formation et d'éducation continue

    Formations Qualitemps inc. est membre affilié de SOFEDUC.

    Les Formateurs

    Ghislain Larochelle

    Diplômé comme ingénieur électrique de l'Université de Sherbrooke et détenteur d'un MBA en gestion des Ressources Humaines et gestion des opérations. Ghislain possède 25 ans d'expérience en usine et dans le service comme directeur de production et consultant dans plusieurs domaines d'activités. Son cheminement de carrière lui a apporté à se concentrer dans le coaching de superviseur, directeur de production, et l'amélioration continue dans plusieurs industries à travers le Québec. Ghislain est un passionné de la formation et est capable de vulgariser très bien les notions les plus compliquées.

    Johanne Bertrand

    Comptable agréée de formation, Johanne Bertrand possède plus 
de 20 années d'expérience en entreprise, dont treize au sein d'une importante institution financière. Depuis 1999, elle partage ses expériences avec les gens et consacre la majeure partie de son temps à développer et à animer des ateliers en organisation du travail. Son approche reflète son désir de promouvoir un type de gestion où l'on privilégie le capital humain, le respect et la reconnaissance, la communication, 
la participation et la responsabilisation, ainsi que la croissance personnelle et professionnelle.

    Mélanie Drainville

    Mélanie possède une solide expérience en gestion et en organi-sation du travail, en utilisation des technologies informatiques 
et en enseignement. Formée en gestion financière informatisée, en TI (Microsoft Word professionnel et Excel professionnel), et certifiée spécialiste par Microsoft Office pour le logiciel Outlook 2007, elle a été tour à tour directrice adjointe des opérations, responsable de la publicité, chargée du soutien technique et du coaching à distance et responsable du soutien au service 
à la clientèle. Ses connaissances, son dynamisme, son ouverture d’esprit et sa capacité à être à l’écoute des autres la destinaient tout naturellement à une carrière dans l’enseignement. Elle fait partie de l’équipe de Formations Qualitemps comme formatrice des technologies informatiques et des techniques de gestion des tâches administratives.

    Claude Gatien

    Professionnel de la vente et de la mise en marché, Claude Gatien possède plus de 25 années de pratique dans divers secteurs dont l’immobilier, le multimédia, l’industrie du sport et la vente au détail. Il a été en charge de la gestion des opérations, de l’élaboration de stratégies marketing et du développement de réseaux de distribution à travers le Québec. Il a participé à la négociation d’ententes commerciales exclusives et à la formation d’alliances stratégiques, à l’introduction et à la mise en marché de nouvelles lignes de produits, de même qu’à l’organisation de foires commerciales et d’événements promo-tionnels. Claude Gatien s’est récemment joint à l’équipe 
de Formations Qualitemps pour partager sa vaste expérience 
du monde des affaires.

    René-Louis Comtois

    Directeur et fondateur de Formations Qualitemps Inc., René-Louis Comtois a développé, au cours des années, des formations dont le contenu allie pragmatisme, rigueur et flexibilité Spécialisé en gestion du temps et en organisation du travail,
il propose des méthodes et des techniques qui sont toujours hautement efficaces et directement applicables. 
C’est à ce niveau que se situe son engagement.Conférencier et formateur d’expérience, il est également 
l’auteur de six ouvrages parus chez Quebecor: 
Gérer efficacement son temps, Lecture rapide, mythes et réalité, Gérer et animer ses réunions, Maximisez vos ventes en maîtrisant votre temps, Bien servir ses clients ainsi que Gérez vos courriels avant qu'ils vous gèrent.

    Yves Langlois

    Diplômé en mathématiques appliquées, Yves Langlois a été gestionnaire pendant plus de 30 ans dans le domaine des télécommunications. Il a participé, entre autres, à l’élaboration 
et à la gestion de grands projets, au développement informatique, 
et à la gestion des ressources humaines. Depuis 2005, il consacre son temps à l’une des activités qui le passionne le plus, la formation. Les défis qu’il a su relever dans 
le passé lui ont appris qu’en faisant plus de place à l’utilisation rigoureuse de processus simples, les gestionnaires peuvent non seulement améliorer leur performance, mais d’abord et avant tout, leur qualité de vie.

    Dates & Coûts

    Version 2003-2007-2010
    Dates pour les séminaires publics

    Formations

    Date

    Ville

    Directions
    Gestion et classement avancé des courriels
    13 mars am
    Laval
     
    Gestion et classement avancé des courriels
    16 mars am
    Trois-Rivières
    Gestion et classement avancé des courriels
    5 avril am
    En ligne - AM
     
    Gestion et classement avancé des courriels
    19 avril am
    Longueuil
    Gestion et classement avancé des courriels
    24 avril pm
    Gatineau
    Gestion et classement avancé des courriels
    25 avril am
    Chicoutimi
    Gestion et classement avancé des courriels
    9 mai am
    Rimouski
    Gestion et classement avancé des courriels
    9 mai am
    Sherbrooke
    Gestion et classement avancé des courriels
    31 mai am
    Montréal
    Gestion et classement avancé des courriels
    1 juin am
    Québec
    Gestion et classement avancé des courriels
    1 juin am
    En ligne - AM
     

    Coûts pour les séminaires
    publics
    240.00$ pour une personne
    220.00$ par personne pour deux à quatre personnes
    200.00$ par personne pour 5 personnes et plus

    Coûts pour les cours en ligne "Webinaire"
    210.00$ par personne
    190.00$ par personne pour deux à quatre personnes
    170.00$ par personne pour 5 personnes et plus

    Formations privées
    en entreprise
    Nous vous invitons à communiquer avec nous pour connaitre nos tarifs et nos disponibilités.