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Gérer votre temps dans un contexte de projets multiples
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La gestion de multiples projets est l’un des défis importants en gestion du temps parce qu’il est difficile d’intégrer ces projets aux multiples imprévus et aux nombreuses autres activités quotidiennes. Si vous êtes responsable d’un ou de plusieurs projets, comme c’est souvent le cas pour les gestionnaires, vous devez d’abord en maîtriser les grands principes.
Aujourd’hui, la référence quant aux meilleures pratiques en gestion de projets est le PMI (Project Management Institute). Tous les ans, le PMI met à jour et publie son guide de référence intitulé le « pmbok ». Or, on peut en extraire des principes fondamentaux qui peuvent être très utiles pour piloter n’importe quel projet.
Le PMI structure sa méthodologie en définissant ces 5 groupes de processus en gestion de projet :
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Démarrage
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Planification
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Exécution
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Surveillance et maîtrise (contrôle)
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Clôture
Ces cinq groupes de processus sont souvent représentés à l’aide du schéma suivant :
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Le processus de démarrage
Au moment du démarrage d’un projet, le degré d’incertitude est élevé. Le responsable du projet doit bien définir et valider les attentes des parties prenantes incluant celles des intervenants du projet. La problématique doit être clairement cernée. On ne doit rien tenir pour acquis. La mission et les bénéfices du projet doivent être clairement établis et connus de tous.
Votre autoévaluation : Sur une échelle de 1 à 10, comment évalueriez-vous votre capacité à bien établir et à faire connaître les missions des projets que vous pilotez ? Les parties prenantes de vos projets peuvent-elles référer à un document simple, généralement appelé une charte de projet, établissant cette mission ?
Selon une étude menée en 1989 par Pinto et Slevin qui a mené à l’identification de 10 facteurs clés dans la réussite d’un projet, la mission du projet — des buts et des objectifs clairs — compte pour au moins 50 % des conditions de succès.
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Le processus de planification
Pour simplifier, le processus de planification consiste à découper le projet en activités. Cet exercice permet de bien évaluer les efforts requis par chaque activité, d’assigner les ressources, développer l’échéancier et d’établir un budget préliminaire. Les rôles et les responsabilités sont définis, ainsi que les standards de qualité et les outils de mesure. Il s’agit là de diviser pour mieux régner. Cette étape, qui est trop souvent escamotée, permettra de contrôler et d’exécuter le projet efficacement, avec le moins d’efforts possible.
Maintenant, quel niveau de détail doit-on atteindre lorsque l’on découpe un projet ? Ni trop ni trop peu, mais juste assez. Pour vous aider à atteindre cet équilibre, voici quelques questions auxquelles vous devriez répondre lorsque vous découpez un projet :
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Faut-il d’autres livrables (des sous-livrables) pour produire ce livrable ? Si c’est le cas, il faudrait continuer le découpage.
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Suis-je en mesure d’évaluer avec précision les ressources dont j’aurai besoin (argent, personnel, information, équipement, infrastructure, matières premières, outillage, etc.) pour produire ce livrable ?
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Est-ce que je peux évaluer avec précision la durée (entre le début et la fin) et l’effort (le temps de travail) requis pour produire ce livrable ?
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Si je devais confier les travaux à quelqu’un d’autre, est-ce que cette personne saurait quoi faire ?
Pour résumer, chaque activité doit pouvoir être mesurable sur le plan des coûts ainsi que de la durée et de l’effort qu’elle requiert. Par surcroît, il faut pouvoir identifier un responsable unique (ne pas confondre avec la personne qui exécute le travail). Le niveau de détail du découpage doit permettre de piloter et contrôler le projet de façon adéquate.
Le résultat de cet exercice doit être la production d’un échéancier.
Votre autoévaluation : Selon les critères précédents et sur une échelle de 1 à 10, comment évaluez-vous la qualité de la planification des projets que vous ou votre équipe avez à réaliser ?
Si vous estimez votre score insatisfaisant, sachez qu’une heure de planification peut faire économiser jusqu’à dix heures d’exécution. Cela vaut la peine d’y consacrer des efforts.
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Le processus d’exécution et
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Les processus de surveillance et de maîtrise (contrôle)
La phase d’exécution correspond à l’accomplissement du travail qui doit être effectué dans le cadre du projet. La phase de surveillance et de maîtrise consiste à exercer un suivi et à revoir l’avancement et la performance du projet par rapport à ce qui était prévu.
Les principales activités des processus d’exécution, de surveillance et de maîtrise sont les suivantes :
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Mettre en œuvre le travail, gérer l’équipe ;
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Réaliser des audits et des inspections ;
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Communiquer, coordonner ;
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Réaliser les rapports d’avancement, revoir les formulaires, mettre à jour les documents de projet et les tâches ;
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Réviser la stratégie ;
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Mettre à jour les prévisions et prévoir les risques d’écarts ;
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Planifier des actions préventives si des risques d’écarts sont identifiés ;
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Prendre les mesures nécessaires pour respecter les objectifs en durée et en livrables ;
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Effectuer des demandes de modifications si nécessaire ;
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Corriger le projet ;
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Tenir des réunions, informer, gérer les attentes ;
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Négocier ;
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Décider ;
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Gérer les risques, la qualité, le budget, l’échéancier ;
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Gérer le changement.
L’exécution et le contrôle de vos projets seront d’autant plus simples que votre planification aura été bien faite.
En conclusion, voici maintenant ce qui m’apparaît être le chaînon manquant de la gestion de projet. Il s’agit du lien à faire avec la gestion des nombreuses autres tâches qui constituent le lot de votre quotidien.
Une erreur fréquente commise par les individus qui doivent gérer des projets consiste à se servir de leurs outils de gestion de projets comme s’ils étaient des outils de gestion du temps. Dans un tel cas, les écueils seront nombreux :
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Consultation trop fréquente ;
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Planification difficile du court et du moyen terme ;
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Contrôles et suivis difficiles ;
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Éparpillement ;
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Oublis ;
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Surprises de dernière minute ;
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Perte de temps dans la prise de décisions ;
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Difficulté à prioriser.
Si vous désirez faciliter l’exécution ou le contrôle de vos projets, vous devez consigner chacune des activités dont vous êtes responsable, ou que vous souhaitez superviser, dans votre outil de gestion du temps avant d’entreprendre ces projets. L’objectif de cette étape est de n’avoir qu’un seul outil à consulter pour gérer l’ensemble de vos tâches, y compris celles qui n’appartiennent pas à vos projets.
Le schéma ci-dessous montre comment intégrer l’ensemble des activités à un seul outil de gestion du temps :
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Bien sûr, cette démarche prend du temps et, malheureusement, bien des gens la perçoivent comme une perte de temps, comme une façon de dédoubler l’information. En fait, il s’agit d’un investissement très rentable, car c’est la seule façon de passer à la gestion intégrée des projets. C’est aussi la meilleure façon de gérer plusieurs projets à la fois.
Voici donc, en résumé, les gestes clés en gestion de projet intégrée :
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Au démarrage d’un projet, définissez-en la mission et faites-la bien connaître ;
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Découpez vos tâches longues et vos projets ;
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Prenez le temps de consigner toutes les activités de l’ensemble vos projets dans votre agenda ;
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Bloquez des plages de temps dans votre agenda pour gérer les activités d’exécution et de contrôle de vos projets.
L’avenir n’est jamais que présent à mettre en ordre.
Tu n’as pas à le prévoir, mais à le permettre.
Antoine de Saint-Exupéry
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Le multitâche et comment les organisations peuvent le limiter
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Nous avons parlé en février des effets néfastes du multitâche sur ceux qui s’y livrent. En avril, nous avons traité de ses effets sur ceux qui entourent les personnes qui multitâchent et comment y mettre fin. Parlons maintenant des effets du multitâche sur les milieux de travail.
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Collage spécial « Coller les valeurs » dans Excel
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Cette fonction qui peut sembler intimidante deviendra un jeu d'enfant après cette explication très claire. Et fini les infâmes #REF!
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Mélanie a lu l'avenir pour vous
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La mission de LeMarson est d’expliquer ce que sera l'informatique de demain pour vous permettre d'investir dans les meilleures solutions.
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18 juin 2019 / Article / Efficacité au travail
Le multitâche et comment les organisations peuvent le limiter
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Nous avons parlé en février des effets néfastes du multitâche sur ceux qui s’y livrent. En avril, nous avons traité de ses effets sur ceux qui entourent les personnes qui multitâchent et comment y mettre fin. Parlons maintenant des effets du multitâche sur les milieux de travail.
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19 avril 2019 / Article / Efficacité au travail
Les dommages collatéraux du multitâche
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
En février, nous avons parlé des effets néfastes du multitâche sur la santé et la productivité de ceux qui le font. Parlons maintenant des effets du multitâche sur les personnes qui entourent celles qui le font.
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11 mars 2019 / Article / Gestion documentaire
La gestion documentaire, un mal nécessaire
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Lorsqu’on y pense, l’action qui consiste à classer un document a peu de valeur ajoutée.
Par contre, le fait de chercher est une activité à haute valeur non ajoutée.
C’est pourquoi, dans un contexte où nous assistons à l’essor du big data et à la prolifération de l’information, la gestion documentaire est devenue un enjeu stratégique !
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24 janvier 2019 / Article / Formation hybride
Un apprentissage plus performant
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
L’être humain apprend mieux lorsqu’il combine diverses façons d’assimiler ce qu’il désire apprendre. Cette combinaison peut prendre bien des formes. Suivre des cours, participer à des ateliers, lire, écouter des vidéos, expérimenter, se faire coacher.
Expliquer à quelqu’un d’autre ce que l’on sait ou ce que l’on est en train d’apprendre est aussi une excellente façon d’apprendre. On dit que l’une des meilleures façons d’apprendre quelque chose est de l’enseigner.
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2 mai 2018 / Article / Gestion de projet
La gestion des priorités pour le gestionnaire de projet, c'est le temps d'en parler.
Pierre Ethier / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
La gestion des priorités est une habileté essentielle pour le gestionnaire de projet voulant garder le contrôle sur ses activités. Sans elle, le gestionnaire de projet sera à la merci des changements quotidiens qui sont si fréquents au cœur de ce type de gestion. La gestion des priorités fut abordée de mainte façon, mais pratiquement jamais dans le contexte de la gestion de projet. Grâce à notre modèle, vous aurez une longueur d’avance sur les imprévus, les changements et les défis quotidiens.
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4 avril 2018 / Article / Gestion documentaire
Les signatures numériques, pourquoi est-ce plus sécuritaire que le stylo!
Sylvain Laurence / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Dans beaucoup d’entreprises, la gestion des signatures manuscrites est le processus qui empêche encore d’être totalement sans papier. On imprime pour faire signer puis on scanne le document et on le classe. Souvent, on classe même à la fois le document original signé, et sa copie numérisée, par crainte d’avoir besoin de la signature originale. Tout ça parce qu’on a l’impression qu’une signature signée est plus forte que tout au niveau de la loi. Et bien j’ai le plaisir de vous annoncer que c’est faux!
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19 mars 2018 / Article / Habiletés informatiques
L'incompétence informatique et la productivité en entreprise
Marianne Trottier / COMMUNICATION ET
DÉVELOPPEMENT DE FORMATION On a souvent l’impression, en milieu de travail, que l’utilisation d’outils technologiques est synonyme de productivité. Pourtant, pour que cela soit applicable sans équivoque, il est nécessaire que ces dits outils technologiques soient utilisés et gérés efficacement…ce qui n’est pas toujours le cas.
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22 février 2018 / Article / Gestion de projets
La gestion de projets – pratiques gagnantes et essentielles (1 de 10)
Pierre Ethier / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Ceci est le premier d'une série de capsules sur le thème
de la gestion de projet : Les pratiques gagnantes et essentielles.
Chacune de ces capsules portera sur un volet particulier de la gestion de projet
et proposera des pistes de solution pouvant être mises en pratique de façon rapide
dans vos fonctions quotidiennes de gestionnaire de projet.
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9 octobre 2017 / Article / PRODUCTIVITÉ
Travailler avec plus d'un écran
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
C'est prouvé, travailler avec deux, voire trois écrans, augmente la productivité. Et il y a d'autres avantages !
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11 septembre 2017 / Article / GESTION DU TEMPS
Vouloir tout faire — une des grandes erreurs en gestion du temps 2/2
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Comment installer une culture de la gestion du temps dans une organisation.
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30 août 2017 / Article / GESTION DE PROJETS
Gérez vos projets avec SharePoint
Sylvain Ducharme / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Vous pouvez maintenant gérer l’ensemble de votre portefeuille de projets dans SharePoint ! Voici enfin un endroit où vous pourrez centraliser toutes les informations sur vos projets. Et avec la venue de PowerBI, vous pourrez aussi construire des tableaux de bord magiques !
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13 août 2017 / Article / GESTION DU TEMPS
Planifier de façon flexible et optimale
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
La planification n’a de sens que si elle fait économiser du temps. Eh bien, elle en économise certainement en autant qu'elle soit effectuée de façon flexible et optimale.
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16 juillet 2017 / Article / LEADERSHIP
Une communication saine et efficace, une des assises de la gestion
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Et si une communication réussie consistait à comprendre celui qui écoute?
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4 juin 2017 / Article / GESTION DU TEMPS
Gérer par objectifs pour mieux piloter le changement
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Comprendre et utiliser la DPO, la DPPO et SMART en morcelant vos objectifs!
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24 mai 2017 / Article / E-LEARNING
5 règles pour développer un bon tutoriel
Le-Cours.ca / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Cet article a été publié par Le-Cours.ca, partenaire en développement de formation E-Learning sur mesure.
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9 avril 2017 / Article / GESTION DU TEMPS
Une grande erreur en gestion du temps: vouloir tout faire (1/2)
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Le proverbe « Qui trop embrasse mal étreint » remonte au 14e siècle ! Non, on ne peut pas tout faire...
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26 février 2017 / Article / LEADERSHIP
Comment adapter votre style de leadership à un contexte de changement
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Les crises sont des changements soudains, inattendus, imposés et lourds de conséquences. Les changements souhaités par un leader sont, eux, généralement progressifs et planifiés. Voyons quels enseignements les crises peuvent apporter quand il s'agit de mettre en œuvre des changements.
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4 décembre 2016 / Article / LEADERSHIP
Savoir adopter le bon style de leadership selon les différents intervenants
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
La théorie du leadership situationnel est basée sur le constat qu’un leader possède en général deux visions quant à la façon appropriée de superviser des activités en équipe. Le leader responsable d’une équipe doit, dans sa façon d’assurer son leadership, mettre ses efforts soit sur les tâches à accomplir, soit sur le contact relationnel avec ses coéquipiers. Une compréhension adéquate du leadership situationnel permet au responsable d’une équipe de déterminer l’attitude qu’il doit adopter pour utiliser de manière optimale ses collaborateurs/coéquipiers.
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22 novembre 2016 / Article / GESTION DE PROJETS
Gérer votre temps dans un contexte de projets multiples
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
La gestion de multiples projets est l’un des défis importants en gestion du temps parce qu’il est difficile d’intégrer ces projets aux multiples imprévus et aux nombreuses autres activités quotidiennes. Vous devez d’abord en maîtriser les grands principes. Aujourd’hui, la référence quant aux meilleures pratiques en gestion de projets est le PMI (Project Management Institute).
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1 novembre 2016 / Article / GESTION DU TEMPS
Quel type de gestionnaire du temps êtes-vous ?
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Selon une étude de la firme McKinsey, seulement 9 % se déclarent satisfaits de la façon dont ils utilisent leur temps au travail.
Les auteurs de l’étude ont voulu savoir si les cadres insatisfaits avaient des points en commun. Ils ont déterminé qu'en effet, ils appartenaient à l’un des types de gestionnaires suivants...
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21 octobre 2016 / Article / GESTION DU TEMPS
Votre temps est précieux ! Pourriez-vous l’optimiser ?
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Ceci est le premier d’une série d‘articles sur le thème de la gestion du temps et des moyens que vous pouvez mettre en œuvre pour en faire un meilleur usage. Tous peuvent en bénéficier, qu’ils soient gestionnaires ou non.
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15 février 2017 / Nous avons lu pour vous / TECHNOLOGIE
Mélanie a lu l'avenir pour vous
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
La mission de LeMarson est d’expliquer ce que sera l'informatique de demain pour vous permettre d'investir dans les meilleures solutions.
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21 octobre 2016 / Nous avons lu pour vous / GESTION DU CHANGEMENT
Trop vite ! Pourquoi nous sommes prisonniers du court terme
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Dans Trop vite ! Servan-Schreiber explore les conséquences de ce qu’il appelle le « court-termisme », causé par l’accélération des communications, sur la politique, la finance, les organisations, les êtres humains et l’environnement. À propos des individus, il explore les effets du court-termisme sur la consommation, sur les rythmes de vie et sur les relations aux autres — tant personnelles que professionnelles.
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9 août 2017 / Trucs et astuces / EXCEL
Collage spécial « Coller les valeurs » dans Excel
Jérémy Mayer-Boisvert / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Cette fonction qui peut sembler intimidante deviendra un jeu d'enfant après cette explication très claire. Et fini les infâmes #REF!
LIRE LA SUITE
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25 septembre 2017 / Trucs et astuces / OFFICE 365
Survol d'Office 365
Sylvain Ducharme / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Plusieurs personnes utilisent maintenant Office 365 comme bureau virtuel, mais n’en comprennent pas toujours tous les aspects. Tour d’horizon!
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6 novembre 2017 / Trucs et astuces / OUTLOOK
Comment consulter des tâches Outlook sur un appareil mobile
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Tasks & Notes for MS Exchange a la cote auprès des utilisateurs mobiles d’Outlook !
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13 mars 2017 / Trucs et astuces / EXCEL
Fiche des meilleurs raccourcis dans Excel
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Que diriez-vous de découvrir une mine de raccourcis, connus et moins connus, pour accélérer la saisie de données dans Excel?
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29 janvier 2017 / Trucs et astuces / ONEDRIVE
Les avantages d’utiliser votre OneDrive Entreprise
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Le travail simultané de plusieurs personnes sur un même document et l’accès aux différentes versions d’un document sont deux avantages très intéressants que plusieurs recherchent. Comment procéder ?
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1 janvier 2017 / Trucs et astuces / EXCEL
Fiche des meilleures pratiques dans Excel
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Un peu de temps bien investi dans la construction de vos classeurs Excel vous en économisera beaucoup à la longue!
LIRE LA SUITE
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20 juin 2017 / Trucs et astuces / MOBILITÉ
Comment fixer la position des icônes sur le bureau de votre ordinateur
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Si les icônes de votre bureau bougent lorsque vous vous branchez à d'autres écrans, voici la solution!
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29 mai 2017 / Trucs et astuces / EXCEL
Fiche de protection des données dans Excel
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Un peu de temps bien investi dans la construction de vos classeurs Excel vous en économisera beaucoup à la longue!
LIRE LA SUITE
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21 octobre 2016 / Trucs et astuces / OUTLOOK
Deux secrets du bouton Ctrl avec Outlook
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Des astuces simples qui pourtant pourront vous épargner bien des soupirs !
Les raccourcis clavier économisent du temps qui peut être consacré à des tâches plus utiles et intéressantes. Il vaut la peine d’investir un peu de temps les premières fois pour en faire rapidement des automatismes !
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18 décembre 2016 / Trucs et astuces / MOBILITÉ
La mobilité et la gestion des tâches
Jean-Luc Dion / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Lors de vos déplacements, il est essentiel de pouvoir consulter la liste de vos tâches. Voici comment faire avec Gmail.
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