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Les signatures numériques, pourquoi est-ce plus sécuritaire que le stylo!
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Dans beaucoup d’entreprises, la gestion des signatures manuscrites est le processus qui empêche encore d’être totalement sans papier. On imprime pour faire signer puis on scanne le document et on le classe. Souvent, on classe même à la fois le document original signé, et sa copie numérisée, par crainte d’avoir besoin de la signature originale. Tout ça parce qu’on a l’impression qu’une signature signée est plus forte que tout au niveau de la loi. Et bien j’ai le plaisir de vous annoncer que c’est faux!
En premier lieu, il est bon de définir ce qu’on appelle une signature numérique.
Il y a une certaine confusion au niveau de la définition. On fait habituellement une distinction entre une signature électronique, qui peut être simplement une calligraphie scannée ou dessinée sur l’écran, et une signature numérique. Le niveau de fiabilité de la signature électronique est comparable à celle d’une signature manuscrite.
Pour la signature manuscrite, l’authentification se base sur la correspondance de la calligraphie. Pour les documents importants, c’est le notaire qui certifie l’authenticité d’un document en étant témoin de la signature et en gardant une copie. Le notaire s’assure donc de confirmer l’identité du signataire, et s’assure que le document n’est pas modifié.
La signature numérique est quant à elle une emprunte numérique utilisant la technologie pour remplir les mêmes objectifs que le notaire, c’est-à-dire de démontrer l’identité du signataire, et
s’assurer que le document n’a pas été modifié ensuite. Comme l’identité n’est pas vérifiée en personne, ce n’est bien sûr pas aussi fiable qu’un notaire, mais l’objectif est similaire.
Pour une signature numérique, l’authentification passe par un serveur d’horodatage et un processus d’authentification auprès d’une autorité de certification. Une fois le document signé numériquement, ce document contient une emprunte avec les informations sur le signataire, l’autorité de certification, mais peut contenir aussi tout le processus qui a mené à la signature. On peut par exemple savoir qui a demandé la signature, à quelle adresse courriel la demande de signature a été envoyée, l’adresse IP de l’ordinateur ayant été utilisé, la date et une heure précise, et savoir que pour signer, cette personne a dû entrer un NIP qui a été envoyé par texto sur son numéro de téléphone cellulaire. Si plusieurs personnes signent, on détient ces informations pour chacun des signataires. L’identité des signataires est donc démontrée par les différentes traces qui permettent de faire le lien avec l’individu.
On ajoute aussi l’assurance que le document n’a pas été modifié suite à cette signature, car si le document est modifié, la signature devient invalide.
Est-ce possible de falsifier une signature numérique? Oui, mais pour signer à la place de quelqu’un d’autre, il faut avoir accès à son courriel, à son cellulaire et à son ordinateur. C’est significativement plus compliqué que de reproduire une signature manuscrite, et ça laisse des traces.
Pour revenir sur le cas des notaires, ils utilisent maintenant aussi un système de signatures numériques, mais ce système contient une certification de l’identité du signataire et son appartenance à son ordre. Il faut se présenter avec une preuve d’identité avec photo et faire partie de l’ordre des notaires pour avoir droit à ce sceau numérique. (1)
Il est important de préciser qu’un document signé numériquement n’est pas crypté. Le but n’est pas de rendre le document illisible, mais d’en confirmer l’intégrité. Un certificat numérique est attaché au fichier, et les concepts de cryptographies sont utilisés pour s’assurer que si on essaie de modifier les données du certificat ou le fichier, la signature devient invalide.
L’autorité de certification a aussi un rôle important dans le processus. Il est tout à fait possible d’apposer soi-même une signature numérique sur un document PDF en créant un certificat local. Le document contiendra une signature numérique, mais avec un certificat qui ne provient pas d’une autorité de certification fiable, et donc cette signature ne vaudra pas grand-chose. Ce type de signature pourrait tout de même être utilisé pour des autorisations internes dans une entreprise, mais ça ne serait pas très solide devant un juge. Il faut donc s’assurer de passer par une autorité de certification reconnue pour les documents importants. Les logiciels de signatures sont nombreux, et chacun fait office d’autorité de certification : DocuSign, Notarius, eSignLive, Adobe Sign, GlobalSign, etc.
Certains de ces logiciels ont des versions régionales, pour s’assurer que les données sont hébergées et sécurisées selon les normes applicables dans notre pays. Si vous êtes particulièrement sensible à la confidentialité de vos documents, il est préférable de choisir un service qui héberge ses données au Canada.
Au niveau de la loi, de nombreux pays ont des législations qui assurent qu’une signature numérique est aussi valable qu’une signature manuscrite. Pour le Québec, la « loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information » atteste qu’un document numérique est aussi valable qu’un document papier, tant que l’intégrité du document peut être démontrée. (2)
Certaines règlementations vont plus loin, par exemple l'eIDAS pour l’Union européenne, qui donne plus de valeur à une signature numérique (appelée « signature électronique qualifiée ») par rapport à une signature électronique (appelée « signature électronique simple »). (3) C’est le début de la fin pour la signature calligraphique, bien jolie, mais finalement pas très fiable.
Maintenant, plus rien ne vous empêche d’être « 100% sans papier »! Ce n’est pas seulement plus écologique, c’est aussi beaucoup plus efficace, et maintenant vous savez que c’est même plus sécuritaire.
1 : Notarius, logiciel fondé par l’ordre des Notaires et utilisé par de nombreux ordres professionnels : https://notarius.com
2 : Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information
3 : https://www.globalsign.fr/fr/blog/difference-entre-signature-electronique-avancee-et-qualifiee-eidas
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Le multitâche et comment les organisations peuvent le limiter
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Nous avons parlé en février des effets néfastes du multitâche sur ceux qui s’y livrent. En avril, nous avons traité de ses effets sur ceux qui entourent les personnes qui multitâchent et comment y mettre fin. Parlons maintenant des effets du multitâche sur les milieux de travail.
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Collage spécial « Coller les valeurs » dans Excel
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Cette fonction qui peut sembler intimidante deviendra un jeu d'enfant après cette explication très claire. Et fini les infâmes #REF!
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Mélanie a lu l'avenir pour vous
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La mission de LeMarson est d’expliquer ce que sera l'informatique de demain pour vous permettre d'investir dans les meilleures solutions.
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18 juin 2019 / Article / Efficacité au travail
Le multitâche et comment les organisations peuvent le limiter
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Nous avons parlé en février des effets néfastes du multitâche sur ceux qui s’y livrent. En avril, nous avons traité de ses effets sur ceux qui entourent les personnes qui multitâchent et comment y mettre fin. Parlons maintenant des effets du multitâche sur les milieux de travail.
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19 avril 2019 / Article / Efficacité au travail
Les dommages collatéraux du multitâche
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
En février, nous avons parlé des effets néfastes du multitâche sur la santé et la productivité de ceux qui le font. Parlons maintenant des effets du multitâche sur les personnes qui entourent celles qui le font.
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11 mars 2019 / Article / Gestion documentaire
La gestion documentaire, un mal nécessaire
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Lorsqu’on y pense, l’action qui consiste à classer un document a peu de valeur ajoutée.
Par contre, le fait de chercher est une activité à haute valeur non ajoutée.
C’est pourquoi, dans un contexte où nous assistons à l’essor du big data et à la prolifération de l’information, la gestion documentaire est devenue un enjeu stratégique !
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24 janvier 2019 / Article / Formation hybride
Un apprentissage plus performant
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
L’être humain apprend mieux lorsqu’il combine diverses façons d’assimiler ce qu’il désire apprendre. Cette combinaison peut prendre bien des formes. Suivre des cours, participer à des ateliers, lire, écouter des vidéos, expérimenter, se faire coacher.
Expliquer à quelqu’un d’autre ce que l’on sait ou ce que l’on est en train d’apprendre est aussi une excellente façon d’apprendre. On dit que l’une des meilleures façons d’apprendre quelque chose est de l’enseigner.
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2 mai 2018 / Article / Gestion de projet
La gestion des priorités pour le gestionnaire de projet, c'est le temps d'en parler.
Pierre Ethier / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
La gestion des priorités est une habileté essentielle pour le gestionnaire de projet voulant garder le contrôle sur ses activités. Sans elle, le gestionnaire de projet sera à la merci des changements quotidiens qui sont si fréquents au cœur de ce type de gestion. La gestion des priorités fut abordée de mainte façon, mais pratiquement jamais dans le contexte de la gestion de projet. Grâce à notre modèle, vous aurez une longueur d’avance sur les imprévus, les changements et les défis quotidiens.
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4 avril 2018 / Article / Gestion documentaire
Les signatures numériques, pourquoi est-ce plus sécuritaire que le stylo!
Sylvain Laurence / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Dans beaucoup d’entreprises, la gestion des signatures manuscrites est le processus qui empêche encore d’être totalement sans papier. On imprime pour faire signer puis on scanne le document et on le classe. Souvent, on classe même à la fois le document original signé, et sa copie numérisée, par crainte d’avoir besoin de la signature originale. Tout ça parce qu’on a l’impression qu’une signature signée est plus forte que tout au niveau de la loi. Et bien j’ai le plaisir de vous annoncer que c’est faux!
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19 mars 2018 / Article / Habiletés informatiques
L'incompétence informatique et la productivité en entreprise
Marianne Trottier / COMMUNICATION ET
DÉVELOPPEMENT DE FORMATION On a souvent l’impression, en milieu de travail, que l’utilisation d’outils technologiques est synonyme de productivité. Pourtant, pour que cela soit applicable sans équivoque, il est nécessaire que ces dits outils technologiques soient utilisés et gérés efficacement…ce qui n’est pas toujours le cas.
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22 février 2018 / Article / Gestion de projets
La gestion de projets – pratiques gagnantes et essentielles (1 de 10)
Pierre Ethier / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Ceci est le premier d'une série de capsules sur le thème
de la gestion de projet : Les pratiques gagnantes et essentielles.
Chacune de ces capsules portera sur un volet particulier de la gestion de projet
et proposera des pistes de solution pouvant être mises en pratique de façon rapide
dans vos fonctions quotidiennes de gestionnaire de projet.
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9 octobre 2017 / Article / PRODUCTIVITÉ
Travailler avec plus d'un écran
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
C'est prouvé, travailler avec deux, voire trois écrans, augmente la productivité. Et il y a d'autres avantages !
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11 septembre 2017 / Article / GESTION DU TEMPS
Vouloir tout faire — une des grandes erreurs en gestion du temps 2/2
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Comment installer une culture de la gestion du temps dans une organisation.
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30 août 2017 / Article / GESTION DE PROJETS
Gérez vos projets avec SharePoint
Sylvain Ducharme / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Vous pouvez maintenant gérer l’ensemble de votre portefeuille de projets dans SharePoint ! Voici enfin un endroit où vous pourrez centraliser toutes les informations sur vos projets. Et avec la venue de PowerBI, vous pourrez aussi construire des tableaux de bord magiques !
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13 août 2017 / Article / GESTION DU TEMPS
Planifier de façon flexible et optimale
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
La planification n’a de sens que si elle fait économiser du temps. Eh bien, elle en économise certainement en autant qu'elle soit effectuée de façon flexible et optimale.
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16 juillet 2017 / Article / LEADERSHIP
Une communication saine et efficace, une des assises de la gestion
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Et si une communication réussie consistait à comprendre celui qui écoute?
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4 juin 2017 / Article / GESTION DU TEMPS
Gérer par objectifs pour mieux piloter le changement
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Comprendre et utiliser la DPO, la DPPO et SMART en morcelant vos objectifs!
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24 mai 2017 / Article / E-LEARNING
5 règles pour développer un bon tutoriel
Le-Cours.ca / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Cet article a été publié par Le-Cours.ca, partenaire en développement de formation E-Learning sur mesure.
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9 avril 2017 / Article / GESTION DU TEMPS
Une grande erreur en gestion du temps: vouloir tout faire (1/2)
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Le proverbe « Qui trop embrasse mal étreint » remonte au 14e siècle ! Non, on ne peut pas tout faire...
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26 février 2017 / Article / LEADERSHIP
Comment adapter votre style de leadership à un contexte de changement
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Les crises sont des changements soudains, inattendus, imposés et lourds de conséquences. Les changements souhaités par un leader sont, eux, généralement progressifs et planifiés. Voyons quels enseignements les crises peuvent apporter quand il s'agit de mettre en œuvre des changements.
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4 décembre 2016 / Article / LEADERSHIP
Savoir adopter le bon style de leadership selon les différents intervenants
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
La théorie du leadership situationnel est basée sur le constat qu’un leader possède en général deux visions quant à la façon appropriée de superviser des activités en équipe. Le leader responsable d’une équipe doit, dans sa façon d’assurer son leadership, mettre ses efforts soit sur les tâches à accomplir, soit sur le contact relationnel avec ses coéquipiers. Une compréhension adéquate du leadership situationnel permet au responsable d’une équipe de déterminer l’attitude qu’il doit adopter pour utiliser de manière optimale ses collaborateurs/coéquipiers.
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22 novembre 2016 / Article / GESTION DE PROJETS
Gérer votre temps dans un contexte de projets multiples
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
La gestion de multiples projets est l’un des défis importants en gestion du temps parce qu’il est difficile d’intégrer ces projets aux multiples imprévus et aux nombreuses autres activités quotidiennes. Vous devez d’abord en maîtriser les grands principes. Aujourd’hui, la référence quant aux meilleures pratiques en gestion de projets est le PMI (Project Management Institute).
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1 novembre 2016 / Article / GESTION DU TEMPS
Quel type de gestionnaire du temps êtes-vous ?
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Selon une étude de la firme McKinsey, seulement 9 % se déclarent satisfaits de la façon dont ils utilisent leur temps au travail.
Les auteurs de l’étude ont voulu savoir si les cadres insatisfaits avaient des points en commun. Ils ont déterminé qu'en effet, ils appartenaient à l’un des types de gestionnaires suivants...
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21 octobre 2016 / Article / GESTION DU TEMPS
Votre temps est précieux ! Pourriez-vous l’optimiser ?
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Ceci est le premier d’une série d‘articles sur le thème de la gestion du temps et des moyens que vous pouvez mettre en œuvre pour en faire un meilleur usage. Tous peuvent en bénéficier, qu’ils soient gestionnaires ou non.
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15 février 2017 / Nous avons lu pour vous / TECHNOLOGIE
Mélanie a lu l'avenir pour vous
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
La mission de LeMarson est d’expliquer ce que sera l'informatique de demain pour vous permettre d'investir dans les meilleures solutions.
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21 octobre 2016 / Nous avons lu pour vous / GESTION DU CHANGEMENT
Trop vite ! Pourquoi nous sommes prisonniers du court terme
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Dans Trop vite ! Servan-Schreiber explore les conséquences de ce qu’il appelle le « court-termisme », causé par l’accélération des communications, sur la politique, la finance, les organisations, les êtres humains et l’environnement. À propos des individus, il explore les effets du court-termisme sur la consommation, sur les rythmes de vie et sur les relations aux autres — tant personnelles que professionnelles.
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9 août 2017 / Trucs et astuces / EXCEL
Collage spécial « Coller les valeurs » dans Excel
Jérémy Mayer-Boisvert / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Cette fonction qui peut sembler intimidante deviendra un jeu d'enfant après cette explication très claire. Et fini les infâmes #REF!
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25 septembre 2017 / Trucs et astuces / OFFICE 365
Survol d'Office 365
Sylvain Ducharme / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Plusieurs personnes utilisent maintenant Office 365 comme bureau virtuel, mais n’en comprennent pas toujours tous les aspects. Tour d’horizon!
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6 novembre 2017 / Trucs et astuces / OUTLOOK
Comment consulter des tâches Outlook sur un appareil mobile
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Tasks & Notes for MS Exchange a la cote auprès des utilisateurs mobiles d’Outlook !
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13 mars 2017 / Trucs et astuces / EXCEL
Fiche des meilleurs raccourcis dans Excel
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Que diriez-vous de découvrir une mine de raccourcis, connus et moins connus, pour accélérer la saisie de données dans Excel?
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29 janvier 2017 / Trucs et astuces / ONEDRIVE
Les avantages d’utiliser votre OneDrive Entreprise
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Le travail simultané de plusieurs personnes sur un même document et l’accès aux différentes versions d’un document sont deux avantages très intéressants que plusieurs recherchent. Comment procéder ?
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1 janvier 2017 / Trucs et astuces / EXCEL
Fiche des meilleures pratiques dans Excel
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Un peu de temps bien investi dans la construction de vos classeurs Excel vous en économisera beaucoup à la longue!
LIRE LA SUITE
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20 juin 2017 / Trucs et astuces / MOBILITÉ
Comment fixer la position des icônes sur le bureau de votre ordinateur
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Si les icônes de votre bureau bougent lorsque vous vous branchez à d'autres écrans, voici la solution!
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29 mai 2017 / Trucs et astuces / EXCEL
Fiche de protection des données dans Excel
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Un peu de temps bien investi dans la construction de vos classeurs Excel vous en économisera beaucoup à la longue!
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21 octobre 2016 / Trucs et astuces / OUTLOOK
Deux secrets du bouton Ctrl avec Outlook
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Des astuces simples qui pourtant pourront vous épargner bien des soupirs !
Les raccourcis clavier économisent du temps qui peut être consacré à des tâches plus utiles et intéressantes. Il vaut la peine d’investir un peu de temps les premières fois pour en faire rapidement des automatismes !
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18 décembre 2016 / Trucs et astuces / MOBILITÉ
La mobilité et la gestion des tâches
Jean-Luc Dion / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Lors de vos déplacements, il est essentiel de pouvoir consulter la liste de vos tâches. Voici comment faire avec Gmail.
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